В ходе пресс-конференции “Реформа в группе ОМК: Бухгалтерия без бумаги” генеральный директор ООО “ОМК-Аудит” и директор по информационным технологиям ЗАО “ОМК” Алексей Митенков рассказал о создании распределенного электронного архива первичной бухгалтерской документации. Исполнителем в этом проекте выступила компания ЭЛАР.
ЗАО “ОМК” представляет собой холдинг, в состав которого входят четыре крупных предприятия металлургической отрасли: Выксунский металлургический завод, филиал ОАО “ОМК-Сталь” — Литейно-прокатный комплекс, Альметьевский трубный завод, завод “Трубодеталь” (г. Челябинск).
В 2009 г. руководством холдинга было принято решение о работе с информацией в электронном виде. “Мы поняли, что длительность обработки бумажных документов, отсутствие оперативного доступа к ним, в том числе со стороны налоговых служб, нас не устраивает и стали задумываться о создании общего центра по обработке документов”, — пояснил Алексей Митенков.
Среди главных критериев выбора ИТ-платформы, по его словам были: высокая производительность, хранение всей истории документа, а также файлов любых форматов, невозможность изменения и удаления документа, регламентация доступа к ним, а также интеграция с имеющимися учетными системами.
Основой разработанного для ЗАО “ОМК” решения стала ECM-платформа САПЕРИОН. Она обеспечивает хранение, поиск и оперативный доступ ко всем документам организации и позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы холдинга; обеспечивает возможность управления большими объемами документов, поиска и просмотра документов по атрибутам, регистрации изменений и формирования подборки документов.
На базе САПЕРИОН реализован ряд функциональных модулей: работа с документами из учетных систем, автоматическая кодировка статусов первичных документов, автоматизация ввода документов, электронная комната контрагентов (e-room, мониторинг статусов обработки документов для контрагентов “ОМК”), защищенное хранение персональных данных сотрудников “ОМК“ и др.
В различных сочетаниях функциональных модулей решение внедрено в центральном аппарате и в четырех центрах учета “ОМК” (Москва, Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск). Между центрами учета организован обмен данными. Каждый центр учета обслуживает определенные юридические лица холдинга. Ежедневно систему используют более 500 сотрудников различных предприятий группы.
Как рассказал Алексей Митенков, было принято решение о стандартизации процесса обработки и хранения первичных документов. После приема бумажных документов основной задачей было обеспечить их оцифровку, передачу бумажного оригинала в архив и осуществление всей дальнейшей работы с электронным образом документа.
Система электронного архива документации “ОМК” предоставляет возможность удаленной обработки документации благодаря оперативному доступу к копиям документов, позволяет контролировать полноту и достоверность поступающей документации, а также эффективность работы сотрудников.
Решение предусматривает перевод документов в электронный вид на местах и передачу их на обработку бухгалтерии в объединенный центр обслуживания (“ОМК-Аудит”) — бизнес-единицу, осуществляющую ведение бухгалтерского и налогового учета для всех предприятий холдинга.
“Срок проверки и обработки документов в службе единого окна составляет 24 ч. То есть с момента поступления документа нужно 24 ч, чтобы он появился в системе электронного архива. В течение следующих 24 ч он должен быть учтен в системе. Таким образом, мы создали единое информационное пространство электронного архива во всей компании “ОМК“, ускорив срок обработки документов и подготовки отчетности. До внедрения системы обработка бумажных документов могла занимать неделю”, — пояснил Алексей Митенков.
Проект создания электронного архива стартовал в 2010 г. и предусматривает три этапа. В ходе 1-го и 2-го этапов было внедрено стандартное решение для всех центров учета с возможностью интеграции со всеми учетными системами (SAP, “1C”, OeBS). Реализована работа в системе по всем юридическим лицам. Осуществлен этап ретро-сканирования — наполнение электронного архива данными бумажных архивов за прошлые периоды с регламентированным доступом к ним.
По словам Алексея Митенкова, результатом внедрения системы явилось снижение трудозатрат, прежде всего связанных с подборкой и ксерокопированием документов, а также упрощение взаимодействия с аудиторами, которые теперь имеют возможность работать с документами удаленно, т. е. доступ к системе гибко настроен под нужды каждого проверяющего. Таким образом, с появлением автоматизированной системы скорость аудита существенно возросла.
“В ходе третьего этапа планируется организация хранения аудио- и видеоинформации, прежде всего относящейся к проводимым тендерам. При обращении к этим данным необходим гибкий инструмент хранения и доступа. Также в планах компании развитие проекта, связанное с автоматическим распознаванием форм документов без проверки бухгалтером, внедрение СЭД с перспективой построения единой системы управления документооборотом”, — рассказал Алексей Митенков.
