Автоматизация документооборота и внедрение соответствующих информационных систем сегодня активно ведется в государственных структурах по всей стране и на всех уровнях. Не исключение и региональные органы власти. Одним из таких проектов стала автоматизация документооборота на базе СЭД “ДЕЛО” компании ЭОС в Администрации города Куйбышева (Новосибирская область). Реализация проекта, о котором мы расскажем, велась партнером ЭОС — компанией “КС-Консалтинг”. Основной особенностью внедрения стала работа по “удаленной схеме”, что позволило заказчику среди прочего сэкономить средства.

Начало проекта

Как рассказала ведущий специалист отдела внедрения ООО “КС-Консалтинг” Анастасия Сергеева, до начала реализации проекта учет всех входящих документов в Администрации города Куйбышева велся традиционным образом в бумажных журналах регистрации. В них же делались отметки о продвижении бумаг. Учет исходящих документов осуществлялся в таблице Excel. Реестры отправки документов формировались при помощи выборки нужных записей из журнала.

Для того чтобы идти в ногу со временем, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор же в пользу СЭД “ДЕЛО компании ЭОС был сделан по нескольким причинам. Во-первых, указанная СЭД имеет очень большое распространение на территории России и фактически уже является отраслевым стандартом для автоматизации документооборота, в особенности в госучреждениях. Только в Новосибирской области более 70 организаций используют систему “ДЕЛО” для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. В частности, пользователями системы являются областное законодательное собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов и многие другие госорганы.

Еще одной, если не главной, причиной сделать выбор в пользу СЭД “ДЕЛО” стало то, что в конфигурации “из коробки” система уже имеет все функции, необходимые для традиционного документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства. Заказчики также отметили, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей.

Реализация проекта проводилась специалистами компании “КС-Консалтинг”. Основными процессами, которые потребовали автоматизации, были регистрация входящих, исходящих и внутренних документов , отслеживание сроков исполнения контрольных документов, а также формирование реестров отправки корреспонденции.

Стартовал проект в середине января и был завершен в начале февраля. Основными этапами проекта стали, во-первых, обследование документооборота, которое включало анализ нормативных документов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации. Далее был проведен анализ информации и настройка базы данных. Третьим этапом стало обучение работе с СЭД “ДЕЛО” специалиста заказчика и корректировка настроек.

“Фишка” проекта

Основной особенностью автоматизации документооборота при помощи СЭД “ДЕЛО” в Администрации Куйбышева стало то, что большая часть работ была проведена экспертами “КС-Консалтинга” по “удаленной схеме”. В частности, дистанционно проводились информационное обследование и подготовка к настройке системы. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону.

Дистанционный способ работы интегратора и заказчика над проектом оказался удачным также и потому, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований ведется по унифицированным правилам, а компания “КС-Консалтинг” реализовала уже десятки проектов для госорганов различного уровня.

В итоге в проекте были задействованы всего два специалиста отдела внедрения компании “КС-Консалтинг”. Учитывая специфику внедрения, подготовительный этап стал самым важным. Заключалась подготовка к внедрению в изучении сотрудниками “КС-Консалтинга” нормативных документов заказчика (инструкция по делопроизводству, сводная номенклатура дел, структура Администрации, а также список пользователей с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них).

После изучения нормативной базы Администрации в части организации делопроизводства и документооборота, исходя из масштаба внедрения и опыта реализации подобных проектов, специалисты отдела внедрения создали анкету, благодаря которой была получена наиболее актуальная информация по ситуации, сложившейся у заказчика в работе с документами.

“Во время заполнения анкеты специалисты “КС-Консалтинга” консультировали ответственных сотрудников организации клиента по телефону. В последующем анкета и вся собранная в ходе обследования информация были обработаны и проанализированы. Все нюансы решались в оперативном режиме. Безусловно, при проведении обследования удаленно есть свои сложности. Когда специалист отдела внедрения приезжает на обследование в организацию, обе стороны понимают ограниченность времени на сбор информации, откладывают текущие дела и оперативно собирают все необходимые данные. Когда же сбор информации осуществляется по “удаленной схеме” (без физического присутствия специалистов внедряющей компании), сотрудники организации-клиента не всегда готовы отвлечься от текущей работы”, — рассказала Анастасия Сергеева.

Обучение работе с СЭД “ДЕЛО” специалиста заказчика (системного технолога СЭД Администрации Куйбышева) проходило на территории “КС-Консалтинга” в Барнауле. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на сотрудника организации клиента, специалистами отдела внедрения “КС-Консалтинга” был проведен расширенный трехдневный курс обучения технолога, после завершения которого ему был выдан сертификат.

Отметим также, что серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами Администрации. Кроме того, ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными “КС-Консалтингом”.

Плюсы и нюансы дистанционного внедрения

В “сухом остатке” к сложностям рассматриваемого дистанционного типа внедрения можно отнести только то, что сроки реализации проекта незначительно увеличились. А плюсов заказчик получил гораздо больше. Эксперты “КС-Консалтинга” говорят о том, что “удаленный” способ повлиял на стоимость проекта в сторону уменьшения, в первую очередь за счет экономии средств на командировочные расходы. “В небольших проектах именно командировочные расходы составляют ощутимую долю их стоимости, порой до 20%. Помимо экономии на командировочных расходах в дальнейшем заказчик самостоятельно, силами обученного технолога СЭД, проведет опытную эксплуатацию и откорректирует при необходимости настройки системы, и это также влияет на конечную стоимость проекта”, — сказал генеральный директор ООО “КС-Консалтинг” Андрей Балабанов.

Отмечая плюсы дистанционного внедрения, Андрей Балабанов отметил, что такой подход удобен для клиентов, не располагающих необходимым количеством свободного времени или не имеющих возможности отложить все свои дела и полностью погрузиться в процесс внедрения, а также для тех, кто не располагает достаточным бюджетом на реализацию внедрения.

При этом генеральный директор ООО “КС-Консалтинг” указал на то, что дистанционное внедрение не панацея для всех. “Предложение заказчику проекта по подобной схеме — всегда индивидуальное решение, принимаемое после оценки всех “за” и “против”. В первую очередь такой способ подходит для некрупных организаций. Стоит понимать, что применение “удаленной схемы” возможно лишь в случае небольших масштабов внедрения, так как отследить все маршруты движения документов, определить взаимосвязи и делопроизводственные функции каждого из участников документооборота на большом предприятии посредством электронной почты и телефона практически невозможно. Второй момент: заказчик должен понимать, что, экономя на выезде исполнителя на обследование и запуск системы, он сознательно идет на то, что перекладывает эту работу на плечи своего персонала в лице технолога СЭД. Отсюда неминуемое увеличение сроков ввода системы в эксплуатацию, более медленное ее развитие и расширение. Если заказчик понимает, что СЭД ему нужна, денег на полный проект в бюджете не хватает, но есть возможность достраивать систему своими силами, пусть и медленно, то такой вариант внедрения может быть оправдан”, — считает Андрей Балабанов.

Итоги внедрения

Вернемся к реализации проекта, а точнее к тому, ради чего все и начиналось, — к результатам внедрения. Все поставленные задачи были решены. По результатам первого этапа проекта автоматизировано несколько рабочих мест для Управления делами Администрации и секретаря приемной.

На данный момент в Администрации Куйбышева благодаря системе “ДЕЛО” осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. СЭД “Дело” позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. Более того, система электронного документооборота значительно облегчила поиск документов и позволяет списывать электронные карточки в номенклатурные дела. Появилась возможность добавления в систему электронных документов, что важно для последующих этапов развития СЭД.

В перспективе, как только специалисты заказчика освоят на практике новый программный продукт, Администрация Куйбышева планирует дозакупку рабочих мест СЭД “ДЕЛО” для подключения к системе всех начальников управлений. Таким образом будет создано единое рабочее пространство всех подразделений муниципалитета.

СПЕЦПРОЕКТ