Компания «МайТэк» завершила пилотный проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в крупнейшем холдинге Марий Эл ГК «ОДИС».
Проект внедрения системы DIRECTUM в ГК «ОДИС» стартовал в октябре 2012 года. Внедрение проводилось одновременно в трех компаниях холдинга, занимающихся разными видами деятельности: УК «ОДИС Недвижимость» — управление коммерческой недвижимостью, ГРК «Stone Club» — гостинично-развлекательный комплекс и Центральный офис — аппарат, управляющий стратегической деятельностью группы компаний.
Внедрение строилось на Базовых модулях DIRECTUM и бизнес-решениях «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями». В рамках пилотного проекта были автоматизированы следующие внутренние и сквозные процессы: регистрация, рассмотрение входящих документов, вынесение резолюций и контроль их исполнения; регистрация исходящих и внутренних документов; согласование, ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям по основной деятельности; работа со служебными записками; работа с заявками в отделе информационных технологий; согласование и регистрация всех видов договорных документов; процесс подготовки и проведения совещаний и заседаний; ведение электронного архива документов; интеграция с системами «1С:8» и Prestima в части синхронизации информации по договорам и контрагентам; прочие задачи по произвольным процессам.
Теперь в единой информационной системе работает порядка 150 сотрудников, в том числе высшее руководство. В электронном виде проходит рассмотрение и согласование документов с использованием электронно-цифровой подписи, вынесение резолюций и контроль над исполнением поручений. Упорядочено движение информации между подразделениями и компаниями холдинга, создано единое хранилище документов, обеспечена прозрачность деловых процессов.
«Благодаря профессионализму сотрудников компании „МайТэк“ все работы по внедрению были произведены качественно и эффективно», — прокомментировал руководитель отдела информационных технологий ГК «ОДИС» Андрей Шошин.
Проект по внедрению ECM-системы DIRECTUM позволил «ОДИС» за небольшой срок создать инструмент взаимодействия между управляющей компанией и подразделениями холдинга — тем самым ускорив документооборот, повысив прозрачность процессов и уровень исполнительской дисциплины. В дальнейших планах руководства — развитие функционала системы и тиражирование её на другие предприятия холдинга.
