Муниципалитеты Ставропольского края продолжают автоматизировать документооборот на базе программного продукта «ДЕЛО», разработанного компанией «Электронные Офисные Системы». В администрации города Пятигорска завершен первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО». Работы по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) выполнила группа компаний «Бизнес ИТ», золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы». В настоящее время система успешно функционирует на 57 рабочих местах.
На территории Ставропольского края «ДЕЛО» используется уже более трех лет. На базе этого решения автоматизирован документооборот во многих органах власти и местного самоуправления — в Правительстве и Думе Ставропольского края, краевой прокуратуре, в региональном Управлении Федеральной службы РФ по наркоконтролю, Избирательной комиссии, в администрациях городов Ставрополя, Невинномысска, Шпаковского муниципального района и др.
Специалистам компании «Бизнес ИТ» удалось провести внедрение без ущерба для текущей деятельности организации. На подготовительном этапе командой из трех человек были изучены особенности действующей схемы документооборота, проведено обучение пользователей, а также разработан комплекс инструкций по работе с системой. После запуска системы специалистами «Бизнес ИТ» ведется оперативная поддержка и консультация пользователей.
На сегодняшний день в администрации Пятигорска полностью автоматизирована работа службы документационного обеспечения. Вся входящая и исходящая корреспонденция, а также служебные документы регистрируются в СЭД, проходят поточное сканирование и передаются в электронном виде для дальнейшей обработки. СЭД «ДЕЛО» работает в каждом структурном подразделении администрации и в каждом отраслевом управлении муниципалитета (они являются самостоятельными юридическими лицами). Обучение пользователей проводилось на реальных документах в индивидуальном порядке на рабочих местах и непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию.
Благодаря внедрению системы в администрации Пятигорска появилась возможность работы в единой базе данных всех отделов, управлений и структурных подразделений аппарата. Администрация планирует дальнейшее развитие проекта по автоматизации документооборота: рассматривается возможность увеличения количества рабочих мест и приобретения лицензий на дополнительные опции.
Оценивая работу исполнителя проекта, заместитель главы администрации Пятигорска, управляющий делами Сергей Перцев отметил: «Компания с поставленной задачей справилась. Все работы были выполнены в установленные сроки, в запланированном объеме. Обучение проводилось индивидуально, к каждому пользователю был найден свой подход, что подтверждает высокий профессиональный уровень сотрудников группы компаний „Бизнес ИТ“. Хотелось бы отметить доброжелательность и опыт специалистов компании, которые не только обучили всех пользователей, но и осуществляют текущую информационную поддержку, оперативно отвечают на возникающие в процессе работы вопросы».
