RECS '2013: кому в России нужны электронные документы?

В законе 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг” (ст. 7, ч. 6) перечислено 19 документов, на которые действие закона (ст. 7, ч. 1, п. 2) не распространяется, т. е. они по-прежнему должны существовать (и предоставляться по требованию государственных органов) в бумажном виде. Вероятно, в перспективе перечень разнообразных бумаг и бумажек на руках населения будет сокращаться, а электронный документооборот — осваивать все новые сферы и территории, выходя с уровня компаний, корпораций, министерств и ведомств на национальный масштаб: такова логика технического прогресса и, думается, вполне реальный сценарий развития событий в том числе и для России как цивилизованного и развитого государства. Состоявшийся 12 сентября в Москве Russian Enterprise Content Summit (RECS '2013) вполне убедительно подтвердил эту тенденцию.

На саммите обсуждались проекты, реализованные как на корпоративном, так и на региональном уровне, методика реализации подобных проектов, проблематика управления контентом в техническом, правовом и организационном аспектах, а также конкретные ECM-платформы и решения, представленные на отечественном рынке и популярные у российского заказчика. В данной публикации мы расскажем о некоторых интересных докладах, прозвучавших на секции “Решения для управления документами”.

Как перестать платить проприетариям: рецепты от Alfresco

Лидерами рынка систем по управлению контентом, согласно магическому квадранту Gartner, являются крупнейшие поставщики проприетарного ПО. Но и компания Alfresco, создатель одной из самых популярных открытых платформ для ECM-систем, имеет заметную долю на этом рынке, обладая статусом визионера. Выступление Джона Пауэлла, одного из основателей компании Alfresco, прозвучало на упомянутой секции первым.

Джон Пауэлл подчеркнул, что пользователи хотят иметь такие системы управления документами, которые понимают их потребности и откликаются на них, но при этом находятся под их полным контролем. Он, в частности, рассказал об Alfresco Work Desk — решении, в свое время разработанном немецкой компанией WeWebU Software AG, приобретенной Alfresco в январе 2013 г. В чем отличие новой компоненты от давно входящего в состав платформы решения Alfresco Share? Как объяснил Джон Пауэлл, Alfresco Share ориентировано в первую очередь на коллективную работу (collaboration-centric), в то время как архитектура Alfresco Work Desk — процессно-ориентированное (process-centric) решение. По его характеристике, это делает ECM-систему легко конфигурируемой, настраиваемой на уникальные бизнес-процессы любой компании. В системе реализовано управление информацией на основе бизнес-ролей пользователей, что позволяет показывать пользователям не всю информацию, циркулирующую в СЭД, а только ту, которая соответствует роли и функциям сотрудника. Менеджеру по продажам, например, будет доступна информация только по подчиненным ему продавцам, начальнику департамента продаж на определенном направлении бизнеса — лишь сведения по продажам данного направления и так далее. При этом вся информация, имеющая отношение к бизнесу компании, хранится в общем массиве, но пользователю подается в зависимости от его роли, пояснил спикер. Доступ к приложениям Alfresco Work Desk сотрудники могут получить из любой точки, в том числе при помощи мобильных устройств, а при работе через Сеть не требуется установка на устройство пользователя никакой клиентской части. На базе данного решения уже реализовано множество проектов, отметил Джон Пауэлл, в том числе в банковской и страховой сферах. В завершение доклада он предложил слушателям свое видение “мягкой миграции” с проприетарного ПО на свободное: для начала разработать для пользователя новый, более комфортный интерфейс, затем подключить его к новому хранилищу на базе Alfresco, осуществить перезагрузку данных из старого хранилища в новое, после чего наконец перестать платить проприетариям.

Выступая потом на дискуссионной части секции, Джон Пауэлл отметил, что в России реализуется множество проектов по управлению контентом, при этом наблюдается движение “в сторону от закупки крупных систем” на фоне ожидания пользователей, чтобы система “была так же проста, как facebook”. Крупные проекты, по образному выражению основателя Alfresco, “всю жизнь высасывают из организаций”. Напомнив об “огромном количестве провалов крупных ИТ-проектов”, Джон Пауэлл предложил выбирать технологии и не бояться экспериментировать.

Кому нужны бизнес-процессы, если есть документ

Сообщалось на секции и о конкретных проектах внедрения СЭД. Так, Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор компании “Логика Бизнеса 2.0”, выступивший вслед за представителем Alfresco, рассказал в своем докладе о ECM-решении “Логика ECM. Бизнес-Платформа”, который его компания разработала на базе Alfresco. Выбор данного инструментария докладчик обосновал тем, что, по его мнению, Alfresco — одна из наиболее перспективных платформ для построения клиент-ориентированных решений, которая сочетает в себе открытую, зрелую архитектуру и богатый функционал, охватывающий область управления документами и бизнес-процессами, средства совместной работы и управления социальным контентом, включая работу с мобильными устройствами. Среди задач, которые приходилось решать при создании нового продукта, по словам докладчика, была реализация механизма обработки документов по определенным правилам. В Alfresco существует механизм бизнес-процесссов, пояснил Олег Бейлезон, но в чистом виде этот механизм не всегда отвечает задачам российских организаций, от которых порой приходилось слышать открытым текстом, что, мол, “ваши бизнес-процессы нам не нужны”. Была создана модель жизненного цикла документа, имеющая статусный характер: любой документ, прежде чем лечь в архив, проходит множество стадий обработки, на каждой из них ему присваивается определенный статус, он-то и определяет в числе прочего права доступа к нему пользователей. Могут быть запущены и бизнес-процессы, от которых, подчеркнул г-н Бейлезон, в рамках решения “мы ни в коем случае не отказываемся”.

Первым внедрением продукта “Логика ECM. Бизнес-Платформа” стал проект, реализованный при создании закрытой экспертной сети EXPINET, о чем и поведал руководитель сети Кирилл Еремин. Основная трудность организации того или иного экспертного сообщества, отметил г-н Еремин, состоит в том, чтобы не только собрать экспертов, но и удержать их вместе, организовав коллективную работу. В данном случае — с целью предоставления на платной основе услуг по экспертизе разнообразного ПО, технической документации, оценки соответствующих материалов клиента на предмет соответствия отраслевым стандартам и нормативам и ряда других услуг экспертного характера. Для реализации проекта выбрали решение “Бизнес-Платформа” компании “Логика Бизнеса 2.0”, которое и было внедрено в июле нынешнего года. В результате на базе внедренной ECM-системы создано закрытое управляемое сообщество, отметил докладчик. Система позволила организовать управляемый процесс с поддержкой жизненного цикла документа, регламента совместной работы экспертов сети и ведением личного рейтинга каждого из них.

Олег Балихин, директор по ИТ компании “Межрегиональный ТранзитТелеком” (МТТ), реализовал проект, в рамках которого было внедрено решение “Логика ECM.СЭД” (бывшая “БОСС-Референт”) компании “Логика Бизнеса 2.0”, заменившее старую СЭД, что позволило, по его словам, перейти на практически полностью безбумажный документооборот. Основной причиной отказа от прежней СЭД (решение “КОРУС Консалтинг” на платформе EMC Documentum, внедренное в 2004 г.) стала неудовлетворенность заказчика: система морально устарела, “перестала покрывать все хотелки” пользователей и не справлялась с большим потоком документов. Что не удивительно, заметим со своей стороны, — ведь система, как выяснилось, с момента внедрения не обновлялась. На вопрос, почему бы вместо внедрения новой системы не обновить старую, докладчик ответил, что немаловажным фактором в принятии решения о замене СЭД стал скромный бюджет проекта. Тем не менее была проведена работа по обследованию рынка ECM-систем (включая обновленную версию EMC Documentum), и выбор остановился на решении “Логика ECM.СЭД”.

Уложиться в бюджет удалось за счет уменьшения количества пользователей системы на начальном этапе (сто вместо прежних шестисот), снижения затрат на обучение и консультирование (обучение проходили только ключевые пользователи), а также расходов подрядчика на подготовку данных для начального наполнения системы, сокращения трудозатрат на спецификацию интерфейсов СЭД для последующей интеграции с ERP-системой Microsoft Dynamics AX. Немаловажным положительным фактором в плане экономии было решение внедрять коробочную версию, максимально снизив требования к доработкам СЭД и адаптировав свои бизнес-процессы под алгоритмы, заложенные в покупаемом продукте. Выигрышными, по оценке представителя МТТ, стало и использование тонкого клиента в качестве рабочего места, а также замена серверной операционной системы (Linux вместо Windows).

В качестве основных результатов проекта по замене СЭД в МТТ Олег Балихин назвал полный отказ от бумажного документооборота (система вышла на уровень 400 пользователей), сокращение времени согласования документов до трех-пяти дней, контроль сроков исполнения распоряжений, большие возможности быстрого ввода маршрута прохождения (более 500 маршрутов исполнения распорядительных документов, жестко прописанных в системе). Принципиально важным качественным итогом стало создание единого пространства документооборота в рамках “МТТ Групп”, включая филиалы и дочерние компании, что, в свою очередь, позволило поднять эффективность управленческих решений.

Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании “Учетно-финансовый сервис”, руководил созданием СЭД в рамках энергетического холдинга “Комплексные энергетические системы” (“КЭС-Холдинг”). Поскольку одной из двух базовых учетных систем холдинга является продукт “1С” (вторая — продукт SAP — работает в энергодобывающих компаниях холдинга), в качестве инструмента было выбрано решение “1С: Документация 8”. В рамках проекта реализована система потокового ввода и распознавания документов на базе ABBYY Flexi Capture 10, внедрена система штрихкодирования, на основе которой осуществлена интеграция СЭД с учетной системой (с возможностью для пользователя учетной системы просмотреть pdf-копию первичного документа).

Требуется базовый ECM-функционал, а не “бантики-фантики”

Завершила работу секции дискуссия на тему “недоиспользования” зарубежного ECM-опыта в российских условиях, в результате которой удалось выяснить некоторые особенности российского ECM-рынка. Специалисты, принявшие участие в обсуждении, отметили, что зачастую российские компании используют только базовый функционал решения, а на такие серьёзные опции, как, например, бизнес-аналитика, обращают внимание только при покупке, да и то лишь как на “бантики-фантики”. В качестве российской особенности было также названо желание отечественных заказчиков получить решение “под ключ”, не особо вникая в суть процессов и обезопасив себя сервисным договором, в то время как заказчики на западных рынках более компетентны.