Внедрение DIRECTUM стало первым шагом к оптимизации ИТ-ландшафта одной из лучших страховых компаний в Приволжском федеральном округе — ОАО “НАСКО”.

На сегодняшний день ОАО “Национальная страховая компания ТАТАРСТАН” — это крупнейшая страховая организация Поволжья, которая оказывает страховые услуги практически во всех сферах деятельности — финансовой, промышленной, аграрной, морской, авиационной и др. Её клиентами являются крупнейшие промышленные предприятия и банки, авиакомпании и судовладельцы, предприятия малого бизнеса и физические лица, органы государственной власти различных уровней.

Работа с документами уже велась в СЭД

Особенностью работы страховых компаний является большой поток бумажных документов клиента, что вызывает необходимость в оперативной обработке и анализе информации, в обеспечении ее сохранности и конфиденциальности. Вот почему было важно создать единое информационное пространство, настроить и регламентировать внутренние бизнес-процессы. Это позволит сотрудникам, находящимся в разных городах, легко и эффективно взаимодействовать друг с другом.

На момент принятия решения работа с документами в компании уже велась в СЭД, однако ее функционал и стоимость владения не удовлетворяли заказчика. Поэтому руководством было решено внедрять комплексную систему ECM-класса.

Первоочередным критерием при выборе СЭД стало наличие инструмента, способного объединить головной офис компании и территориально удаленные филиалы в единое информационное пространство.

Предпочтение было отдано ЕСМ-системе DIRECTUM, функционал которой позволяет решить поставленные задачи. В качестве исполнителя работ выступила компания ООО “МайТэк”.

Задача поставлена и решена

Основными задачами проекта стала автоматизация следующих процессов:

  • классическое делопроизводство (в том числе сортировка, регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов);
  • создание и согласование исходящих писем, служебных записок, организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения);
  • организация и проведение совещаний (формирование и согласование повестки и протокола совещаний, контроль исполнения принятых на совещании решений);
  • создание единого электронного хранилища документов с возможностью удобного и быстрого многовариантного поиска;
  • создание единого информационного пространства для совместной работы сотрудников головного офиса и филиалов, удаленных друг от друга территориально по всей стране.

На первом этапе силами специалистов компании “МайТэк” был реализован пилотный проект внедрения DIRECTUM в головном офисе. Решение поставленных задач основывалось на функционале модулей “Управление электронными документами” и “Управление деловыми процессами”, а также систем DIRECTUM “Классическое делопроизводство” и “Управление совещаниями и заседаниями”.

В последующем благодаря высокой квалификации ИТ-персонала заказчика система была тиражирована на все удаленные филиалы и представительства. Выполнение работ собственными силами позволило сократить затраты на внедрение и владение системой.

“Порядок наведен”

“Внедренная система позволила не только навести общий порядок в процессе документооборота, но и сформировала механизмы управления документно-ориентированными процессами, что особенно важно для структуры распределенного типа. Компания “МайТэк” выполнила все поставленные перед ней задачи, и система DIRECTUM уже продемонстрировала такие показатели эффективности, как сокращение среднего времени прохождения документов и усиление контроля исполнительской дисциплины. Теперь документы просто невозможно потерять”, — комментирует результат внедрения Алексей Владимирович Зорин, руководитель ИТ-службы компании НАСКО.

Автоматизирована работа порядка 300 сотрудников головного офиса и территориальных подразделений. Несмотря на масштабность проекта, его временные рамки были строго соблюдены: за три месяца система запущена в промышленную эксплуатацию.

Анализ ключевых показателей эффективности проекта позволил сделать вывод, что сократилось среднее время согласования документов, а также значительно снизились риски, связанные с их потерей.

В результате проекта внедрения компания оптимизировала основные документоориентированные процессы и получила мощный инструмент автоматизации остальных процессов и быстрого взаимодействия сотрудников, работающих в разных уголках России.

Внедрение DIRECTUM стало первым шагом к оптимизации ИТ-ландшафта компании и по другим направлениям. Так, ощутив на деле эффект от внедрения комплексной СЭД, руководство запустило новый проект построения системы ERP-класса. Согласно концепции развития ИТ-инфраструктуры данный проект рассчитан на полтора года.

Планируется также расширение функционала DIRECTUM в направлении автоматизации специфичных процессов для страховых компаний.

Автор статьи — генеральный директор ООО “МайТэк” (MT Group).

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM