Одиннадцатая международная конференция “Осенний документооборот — 2013”, организованная компанией “Электронные офисные системы” (ЭОС), очередной раз подтвердила растущую заинтересованность государственных структур в переходе к активному использованию систем электронного документооборота (причем не только в традиционных, но и в облачных формах их реализации), а также в расширении их функционала в соответствии с отмечаемыми на рынке тенденциями. Хотя проблем на этом пути, прежде всего связанных с невозможностью полноценного отказа от бумажных технологий, остается немало, в целом процесс носит явно позитивный характер.

Так, по словам Людмилы Филипповой, начальника отдела прохождения документов и документационного обеспечения Государственной Думы Федерального Собрания РФ, хотя идеи внедрения электронного документооборота (ЭД) появились в стенах Госдумы еще в 2010 г., до недавнего времени общие результаты были довольно скромными, но в 2012-м эта работа активизировалась. Сегодня, по ее словам, основной задачей является претворение в практическую деятельность идей, связанных с созданием электронного парламента в рамках большого системного проекта ГАС “Законотворчество” — государственной автоматизированной системы обеспечения законодательной деятельности Федерального Собрания и органов законодательной власти субъектов РФ. “Электронный документооборот должен вывести на более эффективный уровень все сферы нашей деятельности”, — считает г-жа Филиппова.

Говоря о задачах на ближайшее время, она прежде всего выделила перевод с середины ноября в электронный формат всей внутренней переписки в Госдуме, а также входящих и исходящих документов. Кроме того, уже начата работа по организации мобильного доступа к документам, хранящимся в СЭД. “Помимо сотрудничества с компанией ЭОС мы привлекли ряд внешних подрядчиков, чтобы наладить функционирование мобильных приложений, позволяющих депутатам и должностным лицам получать на мобильные устройства необходимые им документы, которые они смогут использовать, находясь вне стен Госдумы, — сообщила г-жа Филиппова. — Думаю, что уже в конце года в этом направлении удастся достичь неплохих результатов, потому что сама идея мобильного доступа понятна всему депутатскому корпусу и такие возможности будут очень востребованы”.

Другой интересный пример прозвучал в выступлении Марии Дегтеревой, руководителя МИАЦ Владимирской области. “Мы поставили перед собой задачу создать единый портал документооборота для учреждений здравоохранения Владимирской области и в октябре 2012 г. заключили соответствующий контракт, взяв за основу облачное решение О7.ДОК, совместно реализованное ЭОС и Ростелекомом”, — рассказала она. По ее словам, на тот момент облачные сервисы Ростелекома не были готовы к тому, чтобы их можно было использовать в лечебных учреждениях и в здравоохранении в целом, но на сегодняшний день удалось сделать программное решение, которое уже функционирует: разработан регламент ЭД с учетом специфики и схем движения документов на территории региона, изданы приказы о внедрении данного сервиса и его введении в промышленную эксплуатацию: “Сегодня более половины потенциальных пользователей системы активно работают в этой системе. Достигнуты определенные положительные результаты в работе с входящими и исходящими документами, готовятся проекты исходящих документов и проекты приказов по департаменту здравоохранения. Медучреждения Мурома и Владимира, активно внедряют данное облачное ПО”.

Вместе с тем, по мнению г-жи Дегтеревой, именно в здравоохранении получить реальный выигрыш в эффективности функционирования учреждений будет особенно сложно: “Наш департамент здравоохранения во многом пересмотрел свои взгляды и в настоящий момент от позиции наблюдателя перешел к активному использованию системы ЭД. В то же время приходится параллельно вести бумажную работу, потому что сегодняшнее здравоохранение — это отрасль, которая в значительной мере работает с оглядкой на прокурора. Отказаться от бумажного документооборота здесь будет труднее, чем ведомствам других отраслей”.

Сегодня уже понятно, что многие из возникающих в области ЭД проблем могут быть решены только в результате конструктивного сотрудничества отраслевых экспертов и специалистов профильного министерства, которым в данном случае является Минкомсвязи РФ. Первые шаги в этом направлении уже сделаны: в мае нынешнего года при министерстве создан экспертный совет, в состав которого вошли представители как госорганов, так и коммерческих организаций. Пока совет провел всего несколько заседаний, и говорить о реальных результатах, конечно, рано. Вместе с тем обсуждаемые экспертами вопросы, в частности о принятии ФЗ “Об электронном документе и электронной подписи”, об обновлении регламента обмена электронными документами, подписанными ЭП, и др., имеют принципиальную важность для отрасли.

Оценивая вероятность успешной работы совета, Наталья Храмцовская, ведущий эксперт ЭОС по управлению документацией, полагает, что она прежде всего зависит от того, насколько в работе совета будет учтен баланс интересов министерства и отраслевых экспертов. “Минкомсвязи приходится не сладко, но оно должно научиться слушать мнение экспертов даже тогда, когда они выступают с жесткой критикой министерских предложений, — считает она. — А экспертам, в свою очередь, нужно не только критиковать, но и быть готовыми к конструктивному диалогу и пытаться понять проблемы министерства, те задачи, которые сейчас перед ним стоят. Совсем не хотелось бы, чтобы такие экспертные консультативные органы превратились в некий громоотвод в случае принятия министерством спорных или неудачных решений. Но четыре прошедших заседания показали, что определенный диалог начинает устанавливаться и у такого стиля работы есть неплохие перспективы”.