Компания «Вологдасельэнергопроект» перешла на управление проектными данными и электронный документооборот с «ЛОЦМАН:ПГС» и «ЛОЦМАН:ОРД». Внедрение систем позволило обеспечить ежедневный мониторинг состояния проектных бизнес-процессов, повысить контроль за ходом выполнения заданий, организовать быстрый и гибкий доступ ко всей необходимой информации о проектах. Работы по внедрению программных продуктов и обучению сотрудников предприятия выполнены совместно со специалистами АСКОН-Ярославль.

ООО «Вологдасельэнергопроект» занимается разработкой проектно-сметной документации для объектов энергетики: линий электропередачи, электрических подстанций, схем перспективного развития электрических сетей, инженерных сетей и систем, зданий и сооружений. Около 70 человек в компании активно используют CAD-системы, офисные приложения, самостоятельно ведут сетевой обмен файлами. Многолетняя работа в таком режиме привела к образованию неконтролируемого файлового хранилища на сервере организации, многократному дублированию версий документов, в связи с чем стало чрезвычайно сложно определять степень актуальности информации, снизилась надёжность её хранения.

Чтобы избежать усугубления ситуации, было решено структурировать хранилище файлов и систематизировать его в соответствии с разрабатываемыми проектами, при этом полностью перевести документооборот в электронный вид. Главными требованиями к ИТ-инструментам, которые решали бы эти задачи, были: наличие единой для всех пользователей базы данных для хранения информации и файлов по проектам; гибкое разграничение прав доступа на редактирование и просмотр файлов и документов; поддержка версионности файлов и документов; высокая надёжность работы системы и хранения информации; простой, интуитивно понятный интерфейс системы.

В декабре 2011 года АСКОН предоставила компании «Вологдасельэнергопроект» тестовую лицензию для оценки возможностей программного комплекса в реальных условиях. После тестирования и частичной настройки систем «ЛОЦМАН:ПГС» и «ЛОЦМАН:ОРД» руководством «Вологдасельэнергопроект» был сделан вывод, что предложенные АСКОН программные продукты на 90% закрывают поставленные задачи, а остальные могут быть решены за счёт реорганизации бизнес-процессов и обучения сотрудников. В течение 2012 и 2013 годов в ООО «Вологдасельэнергопроект» специалистами АСКОН-Ярославль были внедрены 64 лицензии «ЛОЦМАН:ПГС» для сотрудников, разрабатывающих проектно-сметную документацию, и 25 лицензий «ЛОЦМАН:ОРД» для сотрудников, ответственных за процессы делопроизводства.

«При оценке эффективности вложений в прикладное программное обеспечение мы учитывали совокупность таких факторов, как надёжность работы, простота внедрения и сопровождения, скорость обучения конечных пользователей, оперативная и квалифицированная техническая поддержка, — рассказал Владимир Бородин, начальник отдела информационных технологий и выпуска продукции ООО „Вологдасельэнергопроект“. — „ЛОЦМАН:ПГС“ и „ЛОЦМАН:ОРД“ от АСКОН полностью соответствуют этим критериям. С их помощью нам удалось упорядочить информацию по проектам, обеспечить сохранность и полноту данных, удобный и быстрый поиск информации по проекту (исходные чертежи, письма, приложения и пр.), повысить прозрачность разработки документации и снизить влияние человеческого фактора. При этом стал возможен чёткий контроль выданных заданий и работы по письмам контрагентов, так как все действия теперь фиксируются и отображаются, появилась возможность мониторинга состояния элементов бизнес-процессов. Таким образом, две эти системы стали одними из основных инструментов для управления информационными потоками при разработке проектно-сметной документации в „Вологдасельэнергопроект“».

Чтобы перенести работу с файлами и документами в новую программную среду, пользователи поэтапно знакомились с функционалом программ и на практике убеждались в преимуществах тех или иных возможностей. Использование «Панели файлов» для систематизации хранения и обмена файлами по проектам обеспечило им доступ к упорядоченной и актуальной информации. Функция распечатки крупноформатных чертежей была перенесена с проектировщиков на специалистов отдела оформления: теперь проектировщики только публикуют документы в «ЛОЦМАН:ПГС» в нужном формате, выдают задание техникам и получают готовый бумажный экземпляр. Нередактируемые документы в дереве проекта позволили вести с ними коллективную работу, просматривать вне среды разработки, вносить замечания в электронном виде и производить согласование с подписанием электронной цифровой подписью. Перевод обработки входящей и исходящей документации в электронный вид в «ЛОЦМАН:ОРД» повысил надёжность обработки и хранения файлов, ускорил поиск документов по критериям, заданным пользователем.

По достоинству была оценена функция формирования отчетов: с ее помощью можно оперативно получать необходимые данные по работе организации в соответствии с заданными требованиями. В частности, для анализа работы предприятия специалисты используют отчёт по задачам, поставленным сотрудникам конкретным ГИПом или руководителем отдела, с возможностью фильтрации по проектам, отделам, срокам.

В будущем АСКОН-Ярославль и «Вологдасельэнергопроект» планируют полностью перевести процессы разработки документации в электронную форму, обеспечить более тесную интеграцию комплекса «ЛОЦМАН:ПГС» и «ЛОЦМАН:ОРД» с CAD/CAM-системами и офисными пакетами, используемыми на предприятии.