В Высшем Арбитражном Суде (ВАС) РФ, обладающем значительной практикой применения ИТ в деле совершенствования работы по управлению документами, создан и внедрен единый архив территориально распределенной организации на платформе Alfresco. Решение предназначено для централизованного хранения и управления электронными материалами судебных дел, таких как скан-копии поступивших в суд документов, текстов судебных актов, аудио-, видеозаписей судебных заседаний. Проект был реализован в 2013 г. совместными усилиями специалистов интеграторской компании КРОК и ITD Systems (технологический партнер Alfresco в РФ) и представлен на февральской конференции «Экосистема ЕСМ» руководителем проектов КРОК Олегом Майданским и руководитель проектов ITD Systems Оксаной Курышевой.

Предпосылки проекта

Процесс автоматизации деятельности арбитражных судов стартовал еще в начале 1990-х — тогда впервые была создана система, в которую вносились данные по судебным делам. До момента создания единого архива хранение информации осуществлялось территориально, централизованного электронного хранилища материалов не было. В каждом арбитражном суде на соответствующих серверах была установлена система автоматизации процессов судебного делопроизводства (САС), данные хранились в базах данных и на файловых серверах самого суда.

С активным развитием автоматизации суды перешли на аудиофиксацию судебных заседаний и видеопротоколирование. К 2012 г. автоматизация охватила все бизнес-процессы арбитражных судов, начиная от подачи документов в суд, заканчивая публикацией информации о судебных делах в системе «Мой арбитр».

Однако прирост данных увеличивался с каждым годом. Информация, хранящаяся в судах, не была структурирована должным образом, что затрудняло поиск и оперативное рассмотрение дел. Возникла задача создания электронного архива материалов. Принцип организации такого архива заключался в создании единого центра хранения данных, в который, преимущественно в автоматическом режиме, должны выгружаться данные со всех арбитражных судов (всех площадок), что предполагает определенную внутреннюю структуру, интерфейсы взаимодействия и обеспечение оптимально удобного использования информации, как для сотрудников судов, так и для внешних пользователей.

Как рассказал Олег Майданский, цель создания и внедрения системы — обеспечение 114 арбитражных судов мощной промышленной платформой по хранению и управлению данными — документами, аудио- и видеозаписями и пр. «Объединение этих материалов в единый архив — лишь часть задач. Помимо этого нужно было реализовать их надежное и долговременное хранение, возможность удобного и быстрого доступа к материалам дела для судов и различных инстанций, в которых это дело рассматривается, а также обеспечить возможность предоставления агрегированной информации по делу в Интернете», — рассказал он.

По его словам, внедренное решение создано на платформе Alfresco Enterprise. И благодаря гибким и удобным интеграционным возможностям в перспективе позволит реализовать автоматическую передачу электронных материалов дел из территориально распределенных арбитражных судов в единый центр хранения данных. «Данные, хранящиеся в едином централизованном электроном архиве, в соответствии с определенными сценариями доступа и реализованными интеграционными решениями будут доступны как внутренним ИС арбитражных судов, так и внешним системам, что позволит качественно повысить удобство и доступность материалов судебных дел, как для сотрудников судов, так и для организаций и граждан», — отметил г-н Майданский.

«Наша компания — технологический партнер Alfresco, и в данном проекте мы в первую очередь занимались планированием архитектуры, чтобы понять, каким образом можно спроектировать и технически реализовать систему данного масштаба, — рассказала Оксана Курышева. — Alfresco — это открытый исходный код, это гибкая архитектура. И решение в пользу этой платформы было принято, потому что в ядро системы можно добавить свой функционал, расширять модулями и достаточно легко кастомизировать интерфейс для пользователей».

Функционал системы

Сбор данных

Специально разработанный агент обеспечивает сбор данных с файловых ресурсов судов (ftp/smb/nfs) в автоматическом (по заданному расписанию) или ручном (по команде администратора) режиме. Совместно с политикой автоматического извлечения метаданных агент позволяет обеспечить «умный захват данных» из разрозненных систем.

«Агент собирает данные со всех площадок, комплектуя их в систему. Администратор каждой площадки может явным образом указать, каким образом, как часто (ежечасно, ежедневно) должен вестись процесс сбора документов в архив. Либо это осуществляется по команде администратора вручную. На каждом файловом ресурсе на каждой площадке есть своя структура каталогов. Сейчас речь идет только о судебных материалах, но система рассчитана на то, что в дальнейшем там будут храниться и другие документы», — пояснила г-жа Курышева.

Политика автоматической обработки материалов

Она предполагает:

  • автоматическое извлечение метаданных. «Исходя из того, с какой площадки (арбитражного суда), из какой папки, из какой сторонней информационной системы был загружен файл, можно автоматически определить и заполнить часть его метаданных. По мере того как в архив поступают файлы одного судебного дела, можно получить из каждого часть нужных атрибутов и заполнить метаданные всего дела и рассмотрений в его рамках», — отметил г-н Майданский;
  • каталогизацию. Как только по метаданным поступающих файлов становится ясно, что дело связано с каким-либо судом, оно автоматически становится доступным в разделе данного суда за соответствующий год, что облегчает поиск нужных материалов для специалистов других судов;
  • политика версионирования и обновления метаданных. При изменении значимых атрибутов файла создается новая версия карточки материала. При изменении только технических атрибутов версии не создаются. Как отметил г-н Майданский, единый архив полностью реализует функционал версионности хранимых материалов, как самих данных (аудио, скан, видео), так и их мета-информации;
  • проверка совпадений поступающих файлов по контрольным суммам. Каждый документ может проходить несколько инстанций, чтобы избежать дублирования документов в системе проводится проверка идентичности по контрольным суммам отображения одного и того же документа в разных разделах системы. «Все пользователи системы имеют возможность просмотреть общедоступные документы — заявки, аудио- и видеозаписи. Можно смотреть файл в браузере. Также в веб-интерфейсе реализована возможность прослушивания аудиозаписей», — уточнила г-жа Курышева.

Расширения веб-интерфейса Alfresco Share

Ряд расширений Alfresco Share был разработан для удобной работы пользователей и администраторов. По словам г-на Майданского, в части пользовательского интерфейса это представление папок и файлов архива с отображением нужных метаданных в зависимости от контекста. Интерфейс администратора позволяет визуально выполнять все основные операции: подключение новых региональных площадок, настройку сбора данных, управление правами.

Поиск информации

Пользователи могут искать материалы с помощью веб-интерфейса системы. Технически используются штатные средства Alfresco. В рамках проекта они были настроены для поиска в терминах предметной области. «Поиск может выполняться как по специфичным атрибутам, таким как номер дела, имя ответчика или площадка, с который документ был загружен, так и по обычным метаданным файла — дата загрузки файла в систему, название и пр. Также обеспечивается полнотекстовый поиск по файлам офисных форматов по содержимому документа, а не по его атрибутам. Можно искать по сочетанию нескольких полей, например «„все видеозаписи данного судьи за последний месяц“», — уточнил г-н Майданский.

Права доступа

В системе предусмотрена возможность редактирования материалов. Как рассказала г-жа Курышева, для каждого суда есть отдельный закрытый раздел, к которому имеют доступ только те судьи, которым он выделен, а также администратор отдела, который может выдать такое право. «При внесении изменений в документ он обновляется, добавляется в журнал версий — этого не было в коробочной версии Alfresco», — сообщила она.

***

Говоря о реализации проекта в целом, г-н Майданский отметил, что особых сложностей он не вызвал. Благодаря гибкой платформе проект был реализован за шесть месяцев. «КРОК работает с арбитражными судами с 2000 г. и хорошо знаком с технологическими решениями, используемыми заказчиком. Согласование структуры хранилища и веб-интерфейса — стандартные моменты подобных проектов. Важно отметить, что этот проект — централизованный, с единственным местом инсталляции, поэтому со стороны Высшего арбитражного суда в нем участвовали только сотрудники Управления информатизации и связи. Они же в дальнейшем будут определять правила эксплуатации системы. Впереди начало ее эксплуатации и пополнение данными из прикладных систем, эксплуатируемых в арбитражных судах РФ», — сообщил он.