Система DIRECTUM уже в течение пяти лет является основным инструментом управления документацией в «Газпром георесурс».
ООО «Газпром георесурс» предоставляет весь спектр сервисных услуг по геофизическому сопровождению строительства нефтяных и газовых скважин, вертикальному сейсмопрофилированию, сейсморазведочным работам с комплексированием субподрядных гравиметрических, электрометрических и других работ. В настоящее время в составе ООО «Газпром георесурс» — 16 производственных и научно-производственных филиалов и 22 обособленных подразделения, оказывающих весь спектр сервисных услуг группе компаний ОАО «Газпром» на всей территории Российской Федерации.
Руководство компании придает особое значение технологиям управления и взаимодействия, регулярно проводит оптимизацию бизнес-процессов. Одной из важных задач в рамках этих работ является автоматизация документооборота и связанных с ним процессов. Ранее для управления документацией в «Газпром георесурс» использовалась устаревшая «самописная» система. Для более эффективной оптимизации процесса руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.
В недавнее время в компании был завершен проект обновления и развития СЭД с переходом от версии 4.7 до версии 4.9. Параллельно с обновлением системы происходила замена серверного оборудования и переход на использование виртуальных серверов. Процесс обновления до версии 4.9. занял около двух недель, включая отработки перехода и тестирования на демо-стенд и дальнейшее обновление сервера продуктива с подготовкой пакета установки клиентских рабочих мест. Развитие СЭД осуществлялось силами специалистов ООО «ИнТуИт» и ООО «Сибкон-Софт» — авторизованными партнерами DIRECTUM.
В результате проекта реализована специальная система отчетности, работающая в режиме реального времени. В систему включены следующие виды отчетов: контроль исполнения поручений заместителей генерального директора и генерального директора; контроль исполнения поручений с многокритериальным выбором для управления делами; сводный отчет по поручениям председателя правления «Газпром», совета директоров, правления ОАО «Газпром» ДО ООО «Георесурс», ВРИО председателя «Газпром»; оценка загрузки персонала и объемов документооборота компании для управления делами.
Кроме того, в процессе внедрения доработан маршрут «Исполнение поручений по РКК» согласно требованиям заказчика, доработаны справочники бизнес-решения «Классическое делопроизводство», выполнены настройки системы под бизнес-процессы компании, организованно хранение устаревших файлов. В ходе проекта ECM-система DIRECTUM была успешно синхронизирована с Active Directory и MS Office.
В настоящий момент более 31 000 документов переведено в электронный вид и хранится в единой базе. За последний месяц в среднем за день в системе создается 50 документов, происходит более 200 просмотров и около 10 изменений документов в день.
Обновление СЭД и применение технологий виртуализации серверной группировки позволило повысить производительность системы. Так, благодаря контролю поручений с использованием специальной системы отчетности на 70 % увеличилась исполнительская дисциплина. В ходе проекта в три раза уменьшилось время исполнения поручений генерального директора и в 10 раз — время на подготовку отчетности по поручениям. Сведена к нулю проблема утери документов.
Система эксплуатируется в компании уже в течение пяти лет и является основным инструментом управления документацией. Сейчас в DIRECTUM работают около
