С некоторой долей условности можно считать, что в нынешнем году российскому рынку СЭД/ECM исполняется двадцать лет (см. статью «Российский рынок СЭД/ECM: двадцать лет и все еще впереди»). Юбилей — хороший повод оценить пройденный путь, осознать достижения и неудачи, определить ключевые проблемы и возможности их преодоления, понять перспективы дальнейшего развития. Эти вопросы мы обсуждаем с экспертами ведущих российских СЭД-поставщиков.
Анализ пройденного пути
Системы электронного документооборота за 20 лет существования прошли несколько трансформаций, считает заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов: «Первым переломным моментом, который относится к концу
Долгое время российский рынок СЭД, за редким исключением, оставался ориентированным именно на классическое российское документационное управление (ДОУ), сказал президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: «Эта тенденция начала меняться буквально в последние лет пять. Постепенно произошла конвергенция: российские системы СЭД стали реализовывать инфраструктурные платформенные функции, а западные ECM-системы приобрели законченные решения в области ДОУ. В результате сегодня мы имеем единый рынок СЭД/ЕСМ». Он отметил такой парадокс: хотя современные системы невозможно сравнить по функциональности с системами
«На первых порах СЭД была исключительно рабочим местом сотрудника канцелярии и служила для контроля исполнения документов, — поделился своим видением процесса эволюции СЭД заместитель директора департамента корпорации ЭЛАР Владимир Алеев. — Позже с СЭД начали работать делопроизводители в подразделениях, помощники руководителей всех уровней начали готовить с помощью СЭД проекты резолюций, а уже к 2000 г. в крупных учреждениях и ведомствах пользователями СЭД стали все сотрудники организации. Функционал расширялся, и помимо регистрационных сведений СЭД стала доставлять документы, выполнять функцию учетной системы при взаимодействии между подразделениями и многое другое. Развитие продолжается, а СЭД сегодня можно считать наиболее распространенной информационной системой, участвующей практически во всех бизнес-процессах организации».
В целом все наши эксперты согласны с тезисом о том, что за два десятилетия СЭД из узконаправленных приложений превратились в полнофункциональные решения с большими возможностями по масштабируемости. Развивая эту мысль, руководитель отдела маркетинга компании ELMA Альбина Кожевникова, отметила, что сейчас заказчикам нужны платформы, изначально наделенные набором инструментов для работы по всем направлениям: обслуживание клиентов, управление проектами, управление эффективностью деятельности компании и ведение документооборота. Ведь потребности клиентов сегодня уже не ограничиваются одной лишь ECM-системой, им нужна комплексность, система «на вырост» бизнеса и возможность гибкой настройки, чтобы компания могла внедрить нужное ей решение самостоятельно. По ее мнению, ранее компаниям приходилось приобретать для реализации таких задач зарубежную платформу, но сейчас уже есть ряд российских разработок, которые легко настраивать под свои нужды.
Директор по корпоративным проектам «ABBYY Россия» Дмитрий Шушкин считает, что значительный рывок в развитии спроса и предложения на российском рынке СЭД произошел после кризиса 2008 г.: «Многие компании стали больше внимания уделять эффективности своих бизнес-процессов и осознали, что работа с бумажными документами, например внесение информации из бумажных документов в электронные системы, отнимает много времени и ресурсов. Стало очевидным, что один из способов существенно сократить операционные издержки и оптимизировать бизнес — внедрение ECM-систем, а также систем потокового ввода документов и данных». Ссылаясь на проводимые маркетинговые исследования, он отметил последующий уход от локальных решений в пользу внедрения систем корпоративного уровня и рост интереса к платформенным, комплексным решениям. В период с
Генеральный директор компании «Логика бизнеса» Виктор Вайнштейн связывает переход от первичных задач по переводу стандартно существующего еще с позапрошлого века делопроизводства в электронную форму к более сложным решениям с возникшей необходимостью обслуживания рабочих групп и обеспечения работы управленческих команд, в результате чего появились методологии управления деятельностью организации через электронный документооборот. Причем, в то время как западные страны для этого использовали обычную электронную почту, российская управленческая мысль подошла к вопросу более структурированно: появились служебные записки, поручения, календарное планирование, электронная подпись и т. д. Все это начали автоматизировать, и получился управленческий документооборот, который уже имел гораздо более широкое распространение и охватывал всех менеджеров организации. На сегодня, считает наш эксперт, есть множество примеров крупных государственных и негосударственных организаций, для которых документооборот является некоей кровеносной системой. В них посредством электронного документооборота обеспечивается полный цикл управленческой деятельности, которого либо вообще не было в классических бюрократических СЭД, либо он был представлен в гораздо меньшей степени. На этом же этапе потребовалось, чтобы документооборот был более гибким, распространился на мобильные платформы, поскольку руководитель зачастую в отличие от канцелярии не сидел на рабочем месте, и ему нужно было получать информацию буквально на ходу.
Очередным этапом развития рынка СЭД, по мнению Виктора Вайнштейна, является полный переход на безбумажную форму документов, причем даже там, где ранее превалировала бумажная документация (проектно-сметная, финансовая, конструкторская и пр.). В этих случаях необходима автоматизация специфических процессов в соответствии с внутренними регламентами и внешними правилами обращения к такого рода документам. Например, для финансовых документов, являющихся ресурсами организации, ее коммерческой ценностью, существуют определенные правила хранения и использования. В последние годы запускаются весьма серьезные проекты в государственных органах власти, рассматриваются вопросы создания архивов электронных документов. Большие проекты выполняются для крупных территориально распределенных организаций, где уже сформировалось понимание того, что для корректной работы с документом он должен быть в электронном виде.
Главный итог пройденного пути — конец «бумажной» эпохи, причем во всех сферах общественной жизни, включая такие консервативные области, как государственное регулирование и юридически значимый документооборот, уверен директор отделения автоматизации деловых процессов компании «ФОРС» Василий Анфиногентов. При этом он выделяет три основных этапа развития систем документооборота в России: «На первом создавались простые учетные системы, причем силами энтузиастов, а не профессионалов, когда стояла одна задача — хоть как-то автоматизировать действующие процессы. В результате появились системы, отражающие чьё-то субъективное видение того, как надо автоматизировать документооборот. Это был этап «лоскутной» автоматизации, охватывающей только часть организации. На втором этапе началось внедрение систем, которые уже можно назвать промышленными, соответствующими неким стандартам и нормативным документам. Одновременно пришло понимание, что СЭД должна быть именно системой документооборота, поддерживать процесс работы с документом в целом, а не заниматься только его учетом. Третий этап (который продолжается и сейчас) ознаменовался пониманием того, что потребности у всех разные и при разработке требуется индивидуальный подход к заказчику, позволяющий сохранить и усилить его конкурентные преимущества. СЭД теперь обеспечивает не просто работу с документами, она встраивается, а иногда и определяет развитие всей системы автоматизации, становясь в значительной мере индивидуально настраиваемым BPM-инструментом. Что же касается уровня использования СЭД, то он, по мнению Василия Анфиногентова, заметно различается в разных организациях: есть ИТ-зрелые компании, есть и те, которые проходят только первый этап освоения СЭД. По отраслям и по регионам уровень проникновения ИТ очень неравномерен: «Поставщики решений сейчас готовы предложить гораздо больше, чем востребовано, так что всё дело в формировании и усилении спроса, особенно в области анализа данных, управления корпоративным контентом, автоматизации бизнес-процессов».
Трудный переход к безбумажному документообороту
Последние лет десять развитие российского СЭД-рынка прошло под знаком перехода от бумажного документооборота к безбумажному. Конечно, определенный прогресс в этом направлении есть, но все же складывается впечатление, что он не столь значителен, как хотелось бы.
По оценкам заместителя генерального директора компании «Аладдин Р.Д.» Алексея Сабанова, объемы информации в электронном виде и «в бумаге» в нашей стране сравняются никак не ранее, чем через три-пять лет. При этом развитие электронного документооборота в стране во многом зависит от активности государства. Причин пробуксовки достаточно много, считает г-н Сабанов. Главная из них — отсутствие адекватной нормативной базы, которая позволила бы двигаться вперед. «Во-первых, катастрофически не хватает нормативной базы регулирования электронного документооборота. Нет узаконенных понятий электронного документа, электронной сделки и т. д., — отметил эксперт. — Во-вторых, не решен комплекс задач архивного хранения электронных документов и, что особенно важно, электронных документов, обладающих юридической силой. В-третьих, не решены задачи нормативного обеспечения гарантированной идентификации и аутентификации сторон при удаленном электронном взаимодействии. В-четвертых, до сих пор нет нормативного понятия копии электронного документа. Также не решены задачи унифицированных форматов электронных документов при обмене, хранении и обработке... Словом, в части регулирования электронного документооборота мы еще в начале пути».
На необходимость развития и совершенствования нормативной базы для устранения барьеров на пути к безбумажному документообороту указывают все опрошенные нами эксперты, хотя в их оценках, как и следовало ожидать, есть некоторые различия. Так, Владимир Алеев считает, что действующая сейчас программа «Информационное общество» содержит ряд законов и постановлений, внесших концептуальные изменения в большинство критичных законодательных актов, тормозящих переход на полностью безбумажный документооборот. Очень важно, что была обозначена цель «безбумажного» исполнения ведомствами своих текущих функций, а гражданам и организациям дано право получать и передавать документы в электронном виде. Основную проблему сегодня эксперт видит в разрыве между теми процессами, где разумно и разрешено использовать электронные документы, сведения, записи, и устаревшими процедурами, предусматривающими традиционный бумажный подход. Топтание на месте, считает Владимир Алеев, сегодня обусловлено отсутствием регламентированных подходов к созданию, обработке, хранению документов вообще, без привязки к их «агрегатному» состоянию. Следствием этого пробела, например, является невозможность трансформации документа из «бумаги» в «цифру» и обратно с сохранением юридической значимости. При этом генеральный директор «ПостБС» Ярослав Петунин заявил, что юридически значимой сегодня является все же физическая подпись под бумажным документом, а не цифровая.
Устоявшуюся на уровне государства, бизнеса и граждан практику, согласно которой доверие к бумажным документам выше, чем к электронным копиям, отметил и Дмитрий Шушкин. Большую роль, по его мнению, также играют привычки сотрудников использовать записи на бумаге и сложности в унификации организационных процессов, связанных с электронным документооборотом.
На то, что многие трудности проявляются на стороне самих заказчиков, обратила внимание Альбина Кожевникова. К примеру, нередко руководители компаний не имеют полного представления о преимуществах СЭД (на это обстоятельство указал и Ярослав Петунин), организации относятся недостаточно внимательно к подготовительной части проекта внедрения и т. д. Отсутствие регламентов и неформализованные бизнес-процессы компаний также тормозят переход на СЭД. Имеет место и слабая заинтересованность сотрудников в нововведениях. Чтобы преодолеть эти проблемы, считает г-жа Колесникова, нужны скоординированные совместные усилия многих специалистов, в том числе делопроизводителей, ИТ-специалистов и юристов. Также очень важно, чтобы простота системы была, что называется, налицо. Сложные интерфейсы не только отталкивают пользователей, но и приводят к трудностям в процессе внедрения системы.
Несколько в ином ключе текущую ситуацию видит Владимир Андреев. Он обратил внимание на такой важный момент: до недавнего времени разговоры об отказе от бумаги шли в основном применительно к внутреннему документообороту. Причем, несмотря на имеющиеся для этого возможности, реально реализовали безбумажный внутренний документооборот далеко не все заказчики. Связано это в основном с косностью и нежеланием рисковать, хотя формальных ограничений не было. А вот о реализации кросс-организационного безбумажного документооборота раньше не было даже разговоров, в том числе и потому, что для этого практически не было никаких возможностей. В последние же два-три года ситуация начала меняться, в основном в связи с проводимой руководством страны политикой оптимизации процессов государственного управления, в которых львиную долю занимают процессы документооборота. В дополнение к этому постепенно формируются необходимые нормативы и стандарты реализации документооборота между бизнес-структурами. В первую очередь это коснулось счетов-фактур, и тут дела обстоят неплохо. Также появились правила и разъяснения по работе со счетами, накладными и договорными документами, но здесь все еще в процессе. «Только в последний год у нас появились реальные проекты по безбумажному кросс-организационному документообороту, — констатировал Владимир Андреев. — В общем, движение ощущается и, более того, ускоренное движение».
Вадим Ипатов также считает, что сегодня проблема построения безбумажного документооборота наиболее остро проявляется в области межорганизационного или межведомственного взаимодействия: «Сложность в том, что в этой сфере до сих пор нет четкой нормативной базы, которая помогла бы сформировать единую доверенную среду для всех участников электронного документооборота. С другой стороны, межорганизационное взаимодействие — лишь небольшая часть всего объема документоориентированных процессов. На уровне внутреннего документооборота, охватывающего оперативную деятельность и управленческие процессы организации, задача перехода к электронному взаимодействию давно решена». Вместе с тем он подчеркнул, что электронный документооборот не является самоцелью — интерес представляют безбумажные процессы, в том числе и межорганизационные. Здесь нужен поиск компромисса между электронными взаимодействиями и оперативным управлением контентом, с одной стороны, и обеспечением целостности данных в течение длительного времени — с другой.
В целом оптимистично смотрит на ситуацию с переходом на безбумажный документооборот Василий Анфиногентов: «Там, где внедрены системы на базе процессного подхода, где идет массовая оцифровка документов и система документооборота охватывает значительную часть организации, люди с удовольствием с ней работают, поскольку это действительно удобней, проще и позволяет быстрее выполнять свои обязанности. Причем в противовес распространенному заблуждению принятие человеком электронного документооборота мало зависит от его возраста и опыта работы с компьютером». Конечно, бумажные документы продолжают существовать, и единственная причина ощущения, что от них никуда не денешься — существующая нормативная база (особенно в части взаимодействий гражданина и государства), которая практически не учитывает возможности использования электронных документов. Сейчас начинают приниматься кое-какие меры для законодательного регулирования юридически значимого электронного документооборота, но сделанного пока недостаточно, чтобы можно было полностью отказаться от бумаги.
Как бы то ни было, сегодня большинство компаний признают важность и актуальность перехода к электронному документообороту, констатировал Дмитрий Шушкин. Причем компании в гораздо большей степени склонны внедрять единую ECM-систему и сразу на уровне всей организации, чем решать локальные задачи с помощью частных решений. Большая часть заказчиков уже начала переход к безбумажному документообороту.
Ключевые проблемы развития рынка и способы их решения
Председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян уверен, что уже давно самой актуальной проблемой рынка является переход к массовой работе с электронными документами-подлинниками. И это касается не только организационно-распорядительных документов или, скажем, документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью: «У нас много говорят, например, об оказании государственных услуг в электронном виде, но до сих пор сами услуги оформляются в бумажном виде: паспорта, сертификаты, лицензии. Дело даже не столько в отсутствии каких-то конкретных нормативов, регулирующих представление и хранение таких документов, и обеспечивающей инфраструктуры, сколько в том, что нет органа власти, обладающего полномочиями и компетенциями, необходимыми для решения такого рода проблем».
Владимир Андреев отметил и другие имеющиеся проблемы. В частности, негативным фактором, по его мнению, является отсутствие общепризнанной терминологии и сегментации различных классов продуктов. Заказчикам достаточно сложно ориентироваться в разнообразии имеющихся на рынке предложений. Отечественная СЭД-отрасль, несмотря на неоднократные попытки, так и не сформировала институтов, которые бы взяли на себя функции систематизации и стандартизации. Проблемой является также дефицит кадров, хорошо ориентирующихся в проблематике СЭД/ECM, а система высшего образования пока не сформировала соответствующих форматов подготовки специалистов данного профиля.
На нехватку квалифицированного персонала для исполнения проектов, которые инициируются в достаточном количестве, указал и Виктор Вайнштейн. А Ярослав Петунин особо отметил недостаток такого класса специалистов, как консультанты, которые должны сочетать отличное знание функционала системы и умение общаться с заказчиком.
Существенный толчок развитию рынка может дать долгожданная нормативная база о юридической силе электронного документа, уверен Алексей Сабанов. Но при этом, по его мнению, адекватная нормативная база в наших российских условиях появится не скоро: «Пока не решены кардинальные задачи: принципы построения системы национального единого пространства доверия, включающего в себя минимальный набор доверенных сервисов, гарантирующих жизненный цикл и необходимый уровень безопасности и актуальности реквизитов электронных документов, не только электронной подписи, но штампов времени, валидности сертификатов ключа подписи, сервиса проверки действительности правомочий и полномочий субъекта на момент подписи, сервиса идентификации и аутентификации».
Многие трудности, по мнению Альбины Кожевниковой, лежат в технологической плоскости самих СЭД-средств. Например, не у всех производителей есть специальные удобные приложения для мобильных устройств, чтобы работу можно было продолжать в пути и даже в отсутствие Интернета. Не хватает специализированных средств коммуникации по документам (согласование, подписание). Не всегда реализована электронно-цифровая подпись. В целом еще очень мало комплексных решений, а интеграция с внешними системами связана с большими затратами сил и времени.
Ряд проблем внутри самих организаций выделил Вадим Ипатов. Документирование как в СЭД, так и в ECM — процесс, параллельный по отношению к основной деятельности организации. Для того чтобы обеспечить сохранение документов и другого значимого контента, пользователь вынужден отвлекаться от основной работы и связанных с ней деловых операций. В результате на руководителей организации и бизнес-специалистов ложатся нехарактерные для них задачи документирования. «Именно это видится основной проблемой существующих СЭД/ECM, — считает он. — Необходимо преодолеть разрыв между документами и бизнес-процессами — организовать работу так, чтобы документирование было удобным сервисом, а не помехой основной деятельности. Решение этой проблемы в применении инструментов адаптивного кейс-менеджмента. Преимущество этой технологии в том, что она объединяет решение бизнес-задачи с информационным окружением — документами, обсуждениями, планированием. В результате документ становится органичной частью бизнес-процесса».
По мнению Дмитрия Шушкина, позитивной тенденцией является то, что все больше компаний стали уделять внимание повышению эффективности бизнес-процессов и сокращению затрат. Многие заказчики уже пришли к окончательному пониманию того, что слишком много сил тратится на поиск и обработку информации, и эффективный способ решения этой проблемы — внедрение современных решений по управлению информацией и документами. Он отметил также явный рост спроса на мобильные приложения и выразил уверенность, что это направление будет наиболее актуальным в ближайшие годы на российском рынке СЭД.
Сегодня на рынке есть большое желание «уничтожить бумагу», и эта потребность, по мнению Владимира Алеева, закономерна, так как внедрение продвинутой СЭД настраивает организацию на определенные подходы к исполнению своих функций, а неослабевающий поток бумаги и бумажный архив замедляют темпы и снижают эффективность. Современные ECM-системы в тандеме с СЭД способны нести в себе 100% информации, накопленной и используемой в организации, однако вопрос юридической значимости электронных копий по-прежнему не решен. Сегодня решение лежит в плоскости политической воли руководства конкретной организации. При этом роль разработчика состоит в том, чтобы сформировать полноценную, адаптивную концепцию внедрения безбумажного документооборота, которая бы учитывала современную специфику переходного периода и перспективу применения в условиях полного благоприятствования законодательных норм.
«Наиболее актуальная проблема — недостаточная готовность государства рассматривать электронный документ как альтернативу бумажному, — резюмировал Василий Анфиногентов. — Сейчас они существуют параллельно и требуется принятие волевого решения, закрепленного соответствующими законодательными актами в рамках существующей нормативной базы».
