IT-специалисты авиационно-технической компании «Тулпар Техник» самостоятельно внедрили и адаптировали систему электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM под специфические требования предприятия.

При внедрении решались задачи по переводу работы с документами в электронный вид и автоматизации всего комплекса процессов, связанных с канцелярией, организационно-распорядительной документацией и договорной работой. В результате были полностью автоматизированы следующие процессы предприятия: регистрация входящих и исходящих документов; вынесение и рассылка резолюций по ответственным сотрудникам; рассылка приказов по основной деятельности и распоряжений; согласование проектов документов; хранение электронных документов в единой базе данных; регистрация и согласование договоров; согласование заявок на закупки.

«Специфика деятельности нашей организации требует отлаженного процесса ведения логистики, поэтому для нас было важно оптимизировать его. Согласование заявок на закупки реализовано в DIRECTUM в виде типовых маршрутов и приложенных шаблонов. Используемый механизм позволил ускорить согласование заявок и оптимизировать работу сотрудников в этом направлении», — отметил директор департамента информационных технологий Фанис Мирсаитов.

В системе работают все сотрудники компании, что оказывает существенное положительное влияние на уровень исполнительской дисциплины. Перевод документов в электронный вид и их хранение в единой базе значительно упростило поиск корпоративной информации и поддержание ее в актуальном состоянии. А благодаря веб-клиенту сотрудники могут обращаться к системе в онлайн-режиме.

Внедрение DIRECTUM в «Тулпар Техник» принесло положительный эффект: ускорился документооборот предприятия, сократился поток документов на бумажных носителях, и повысилась эффективность ведения деловых процессов.

В ближайшее время компания планирует обновить систему до версии 5.0. С целью развития системы менеджмента качества обсуждается интеграция DIRECTUM с BPM-системами. Также руководство рассматривает возможность тиражирования системы на другие предприятия группы компаний «Тулпар».