Компания Digital Design выполнила работы по модернизации системы электронного документооборота на базе платформы Docsvision 4.5 для Министерства экономического развития Российской Федерации. Сегодня система обеспечивает работу 2000 пользователей.

Переход системы электронного документооборота Министерства экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России) на новую программную платформу был обусловлен необходимостью расширения ее функциональных возможностей. СЭД, разработанная компанией Digital Design на базе платформы Docsvision 4.5, позволила оптимизировать процессы подготовки, регистрации, передачи и согласования документов, а также обеспечила промежуточный и итоговый контроль исполнения документов.

Особенностью проекта, стало внедрение программного обеспечения оптического распознавания и конвертации документов. Нововведение сделало возможным полнотекстовый поиск по документам в системе, что, в свою очередь, повлияло на сокращение времени на нахождение документов и нужной информации для всех пользователей СЭД.

Внедрение и настройка модуля «Автоматизированное рабочее место» руководителя на iPad обеспечило в системе автоматизацию функций руководителя, в частности процессов согласования документов, формирования поручений и контроля их исполнения. Этот модуль разработан компанией Digital Design с учетом особенностей работы руководства, он включает в себя оптимизированный интерфейс и возможность бесперебойной работы в СЭД как удаленно, так и в режиме офлайн.

В рамках проекта, в системе электронного документооборота был выделен особый модуль — «Поручения особого контроля», работающий с поручениями и указаниями Президента Российской Федерации, а также поручениями Правительства Российской Федерации. Такое решение способствовало повышению оперативности в обработке, исполнении и контроле за поручениями данного вида. Кроме того, был разработан и внедрен модуль работы с циклическими поручениями, позволяющий отслеживать исполнение цепочки выданных поручений в Минэкономразвития России.

Решение о привлечении компании Digital Design к выполнению работ по модернизации системы электронного документооборота Минэкономразвития России было принято на конкурсной основе. Значительный опыт и необходимая компетенция в разработке бизнес-приложений для руководства самых различных компаний и органов государственной власти, в том числе и на мобильных платформах, позволила компании Digital Design успешно завершить проект.

Как отметил Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур Digital Design: «Система электронного документооборота, разработанная нашей компанией на базе платформы Docsvision 4.5, позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников за счет автоматизации и оптимизации ряда процессов.

Модернизация системы электронного документооборота Министерства — необходимый шаг. Внедрение новых модулей позволило расширить функциональность системы и задействовать ряд универсальных процессов, в том числе процесс электронного согласования с использованием электронной подписи. В рамках проекта специалистами Digital Design было проведено обучение сотрудников Министерства, благодаря чему освоение новых возможностей системы прошло в короткий срок. В перспективе планируется увеличение количества автоматизированных рабочих мест и расширение функциональных возможностей системы, однако на данный момент модернизированная СЭД полностью отвечает актуальным требованиям ведомства».