Развитие системы DIRECTUM в компании ОЗНА не прерывалось с 2008 года. Ежемесячно в СЭД переводятся новые бизнес-процессы. А главный драйвер непрерывного улучшения — заинтересованность сотрудников.
ОАО «АК ОЗНА» — крупный российский многопрофильный холдинг. Основные направления деятельности компании: проектирование объектов нефтегазовой промышленности, изготовление, гарантийное и сервисное обслуживание нефтегазопромыслового оборудования, инженерно-строительные изыскания, инжиниринг в области учета нефти, газа, воды и автоматизации нефтегазовых объектов. Предприятия и представительства ОЗНА расположены на территории четырех федеральных округов России, а также в Республике Казахстан.
Уже 6 лет компания ОЗНА тесно сотрудничает с DIRECTUM в области автоматизации документооборота. О развитии системы электронного документооборота рассказал Андрей Озеров, ведущий специалист отдела управления информаций ОЗНА.
Компания ОЗНА — превосходный пример того, как можно развивать систему электронного документооборота DIRECTUM. Какие бизнес-процессы охватывает система на сегодняшний день?
Действительно, сегодня система DIRECTUM в компании используется гораздо шире, чем это было на момент завершения первого внедрения. Первый проект стартовал еще в 2008 году на одном из производственных предприятий холдинга. Получив положительные результаты от автоматизации, было принято решение о тиражировании системы и ее расширении.
Сейчас в системе порядка 100 типовых маршрутов и около 60 справочников. А развитие идет сразу в двух направлениях: автоматизация бизнес-процессов производства и обслуживающих подразделений.
Помимо базовых канцелярских и договорных процессов в электронном виде ведется работа с тендерной документацией, внутренними распорядительными документами, командировочными заявлениями.
Какой объем документооборота охватывает DIRECTUM? Какое количество сотрудников работает в СЭД?
На сегодняшний день в системе зарегистрировано 2046 действующих пользователей. А объем документооборота с начала 2014 года вырос почти до 43 000 документов, среди них служебные записки, внутренние распорядительные документы, чертежи, договоры, счета, заявки и прочие.
Могли бы Вы дать оценку результатам развития системы DIRECTUM на вашем предприятии?
Главный драйвер развития системы электронного документооборота в компании ОЗНА — заинтересованность сотрудников в ее постоянном улучшении, в облегчении их работы за счет автоматизации рутинных операций. Так, с помощью DIRECTUM решен ряд специфических задач, например, ведение реестра неблагонадежных поставщиков, реестра исков и претензий и так далее.
В результате развития система DIRECTUM стала важной частью информационной среды компании. Она решает множество разнородных задач, позволяя сотрудникам эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией.
Если говорить более конкретно:
● на сегодняшний день более 90% сотрудников ОЗНА работают в DIRECTUM;
● процессы согласования, рассмотрения документов ускорились, даже процедуры планирования и анализа аудитов стали проще;
● сократилось количество ошибок при заполнении документов;
● легче выявляются причины задержек в тех или иных процессах;
● повысилась ответственность и дисциплина исполнителей.
Развивается ли проект сегодня? Какие бизнес-процессы планируется охватить еще?
Буквально месяц назад мы собственными силами обновили DIRECTUM до версии 5.0. Если судить о развитии системы по заявкам, то сейчас мы разрабатываем примерно один новый процесс в месяц. Имеется тенденция к автоматизации небольших
Новые справочники создаются реже, но работа в этом направлении также ведется. Из последних разработок самыми интересными являются «Реестр недобросовестных поставщиков» и «Реестр исков и претензий».
В ОЗНА нет единого подразделения, которое бы занималось постоянным совершенствованием бизнес-процессов. В основном, развитие системы ведется за счет пользователей, которые предлагают идеи, как сделать тот или иной процесс удобнее для себя. В этой связи мы планируем провести комплексный срез знаний сотрудников и разработать новые, углубленные программы обучения.
В ближайшее время планируется закупка новых лицензий, а также будем настраивать интеграцию DIRECTUM с системой 1С.
Не так давно компания DIRECTUM анонсировала новое решение по игрофикации «DIRECTUM Восхождение». Применяются ли игровые механики в СЭД в ОЗНА? Какие результаты могли бы отметить?
Впервые о применение игровых механик в системе услышал на Открытых днях DIRECTUM в 2013 году. Тема показалось интересной. Через некоторое время по инициативе руководителя службы информационных технологий ОАО «АК ОЗНА» Бориса Николаева внутри компании провели конкурс. Выбирались победители в 4 номинациях:
• самый активный пользователь системы;
• больше всего созданных задач;
• больше всего выполненных заданий;
• больше всего созданных документов.
Так мы глубже познакомились с геймификацией. Что интересно, по завершении конкурса значительно вырос уровень исполнительской дисциплины — задания стали выполнять быстрее. Наиболее полезной геймификация оказывается при обучении. По наблюдениям, многие пользователи с удовольствием изучают систему, высказывают пожелания по автоматизации процессов. Геймификация позволит выявить таких пользователей, заинтересовать их.
Спасибо за интервью!
НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
