Долгое время тема СЭД в России в основном была связана с решением задач класса «управления организационно-распорядительным документооборотом» (ОРД) и в деятельности многих компаний играла сугубо второстепенную, вспомогательную роль. Однако в последние годы мы видим существенное расширение сферы применения средств СЭД/ECM в деятельности предприятий, повышение их значимости для бизнеса, превращение в критически важные для работы инструменты. Все чаще именно платформы этого класса рассматриваются заказчиками как основа информационной корпоративной системы в целом, которая, решая свои собственные специфические задачи управления информационными ресурсами, одновременно объединяет все остальные прикладные ИТ-компоненты.
Обсуждения трансформации СЭД/ECM-рынка (потребностей клиентов, возможностей ИТ-решений, возникающих при этом проблем и способов их решения) начались в нашей стране еще два-три года назад, и тема эта сохраняет свою актуальность, поскольку речь идет о динамично развивающемся процессе. В данном обзоре своим видением происходящих сегодня изменений поделились приглашенные нами эксперты, представляющие СЭД/ECM-поставщиков.
Путь, пройденный в последние годы
Чтобы оценить сегодняшнюю ситуацию на рынке, нужно понять динамику процесса за несколько прошедших лет. Как изменились решаемые задачи, их актуальность для бизнеса, используемые технологии, методы внедрения и использования СЭД, какие тенденции видны в отрасли?
Эксперты солидарны с мнением, что хотя сам термин СЭД (системы электронного документооборота) уже давно является привычным и узнаваемым, в нем долгое время заключалась существенная двусмысленность, которая порой вводила в заблуждение и заказчиков, и общество в целом. Так, многие считали, что это понятие подразумевает замену бумажных документов электронными, в то время как на практике речь чаще всего шла об использовании электронных методов работы все с теми же бумажными документами; в электронный вид переводились лишь учетные карточки бумажных документов. Позже организации стали применять и электронные документы, но опять же чаще всего это подразумевало не замену бумажных документов, а их дополнение электронными копиями. Таким образом возникала довольно парадоксальная ситуация, когда вместо одного контура управления документами (бумажными) в результате внедрения ИТ появлялось два (бумажный и электронный). При этом нужно иметь в виду, что весь процесс внедрения СЭД обычно шел по схеме автоматизации ранее существовавших «бумажных» бизнес-процессов, без методов реинжиниринга деятельности предприятия на структурном уровне. Ситуация с переходом на использование «безбумажных» технологий, на создание бизнес-процессов, изначально ориентированных на электронные документы стала меняться только в последние годы. И как раз переход на новые технологии работы с документами позволил существенно расширить сферу применения СЭД.
«Ещё пять лет назад абсолютное большинство заказчиков СЭД под автоматизацией документооборота понимало перевод традиционных методов документационного обеспечения управления (ДОУ) в область автоматизации, определенная часть заказчиков была заинтересована в организации единого хранилища файлов на предприятии (то есть в замене файловых помоек централизованным хранилищем), а реализация специализированных процессов обработки документов была скорее исключением из правил. Но в последнее время ситуация радикально изменилась», — описывает положение дел в этой сфере президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. Он уверен, что описанные базовые потребности в области СЭД либо уже реализованы, либо вообще никогда и не вставали перед компаниями. Сейчас их дополняют задачи автоматизации различных документоцентричных процессов за границами традиционного ДОУ. Причем это касается как процессов, являющихся типовыми для любого бизнеса (таких, как договорной процесс или организация совещаний), так и специфичных отраслевых (автоматизация подготовки документов по кредиту, управление персональными досье клиентов банка и пр.)
«За прошедшие три-пять лет довольно отчетливо изменилось представление клиентов о том, что используемая ими СЭД из канцелярско-регистрационного инструмента превратилась в реальное (или хотя бы потенциальное) средство повышения эффективности операционной деятельности, — отмечает главный ECM-архитектор компании „Логика бизнеса“ (ГК „АйТи“) Олег Бейлезон. — Задачи, стоящие при этом перед СЭД-поставщиками (что бы ни скрывалось за этим термином) по специализации находятся на стыке между управлением бизнес-процессами (BPM), управлением хранением и обработкой неструктурированной информацией (ECM) и разного рода аналитикой». Сейчас все больше заказчиков предпочитают переводить свои бумажные документы в электронный вид, чему в определенной степени способствует и государственное регулирование. По мнению нашего эксперта, сегодня востребованными прикладными решениями являются средства для автоматизации документориентированных процессов (например, таких, как управление договорной деятельностью), электронные архивы финансовой, технической, проектной документации, безбумажный документооборот как внутри одной компании, так и между несколькими (это когда не просто в системе хранится распознанный скан-образ бумажного документа и по нему можно осуществлять поиск — хотя и это большой шаг вперед, но когда вообще отсутствуют «твердые» копии документов).
Уход СЭД от решения задач, ориентированных исключительно на документооборот, привел к существенному изменению контингента пользователей и, как следствие, к изменениям в юзабилити, функционале и технологических решениях, считает руководитель управления маркетинга компании «ЭОС» Елена Иванова. Состав пользователей СЭД резко расширился: теперь это не только специалисты-документоведы, но и руководители организации и многие сотрудники. При этом бизнес-руководителей документооборот сам по себе интересует в меньшей степени, для них важна возможность осуществлять управленческие функции (касающиеся регулирования бизнес-процессов). А так как функции эти должны быть непрерывными, возник устойчивый интерес к удаленным и мобильным технологиям, к возможностям синхронизации при работе с разных устройств (стационарных ПК, ноутбуков, планшетов и т. д.), к «электронному» участию в создании документов (визирование, подписание, утверждение с помощью электронной подписи), к удобным интерфейсам СЭД в стиле «ничего лишнего». Вследствие того, что менеджмент для принятия решений и корректировки бизнес-процессов нуждается в самой разной информации, повысился интерес к интеграции СЭД с иными корпоративными ИТ-системами. «Если говорить о спектре решаемых задач, то можно сказать о внедрении в СЭД полноценных механизмов коллективной работы, об адаптации СЭД под только электронный документооборот, о межорганизационном взаимодействии и обработке больших данных, о потоковом вводе документов и других тенденциях рынка, — продолжает Елена Иванова. — До недавнего времени отечественная концепция СЭД существенно отличалась от западной ECM, и дело было не только в разных традициях документооборота. Видимо, главным изменением текущего года является четко проявившаяся эволюция СЭД в сторону ECM — выход за рамки традиционного функционала, ориентация на процессы, а не на документ».
Аналитик компании DIRECTUM Максим Кайнер подкрепляет качественные оценки количественными данными. В 2009 г. основной сферой применения СЭД были задачи делопроизводства и ведения канцелярии, и тогда, по его данным, только 5,8% автоматизированных рабочих мест (АРМ) приходилось на специалистов-договорников, наблюдался некоторый спрос на автоматизацию управления совещаниями (2,2% АРМ). В первом полугодии
Сегодня вся документация может создаваться, обрабатываться, управляться в СЭД и храниться в ECM, уверен руководитель направления по работе с коммерческими и финансовыми структурами корпорации «ЭЛАР» Юрий Спельник. На нашем рынке понятия ECM и СЭД объединились в одном термине, что стало результатом тенденции развития последних лет: СЭД постепенно двигались по функционалу в сторону ECM, а в ЕСM-системах, изначально наделенных инструментами workflow, началось более активное развитие этих средств.
По его мнению, существенный прогресс наблюдается и в госсекторе: «СЭД в госорганах, будучи не стандартизированными технологически, приведены сейчас к единому стандарту с точки зрения регламента соответствующим приказом Минкомсвязи. Это позволяет интеграторам строить коннекторы и объединять системы госорганов в рамках межведомственного электронного документооборота. В государственном секторе наиболее важным и перспективным с точки зрения самой концепции СЭД является создание госпочты, привязанной к порталу госуслуг, которая позволит вовлечь в электронный оборот также и граждан. Важным представляется создание механизма обеспечения юридической значимости документов СЭД, поскольку помимо ускорения, точности, наблюдаемости процессов и т. п. целью внедрения СЭД является также отказ от бумаги». К сожалению, отмечает эксперт, на законодательном уровне такого механизма пока нет, но предприятия используют возможности систем для организации безбумажной работы. Ссылаясь на данные министерства, он приводит пример: в Московской области реализован проект по безбумажному взаимодействию двенадцати ведомств и организаций в рамках МЭДО с помощью создания централизованного пространства доверия электронных подписей.
Изменение роли СЭД в жизнедеятельности предприятий
Из системы автоматизации документооборота СЭД превратилась в один из инструментов управления предприятием — вот главное изменение на взгляд Елены Ивановой. При этом важную роль играет не только расширение сферы применения СЭД за пределы документальных служб, но и появление новых «пограничных» инструментов (таких, как «управление совещаниями», «анализ исполнения управленческих решений»). Очень важными становятся компоненты интеграции СЭД с корпоративным порталом и ERP-системами, проникновение в СЭД элементов CRM, проектных систем, систем управления знаниями и т. д.
Юрий Спельник видит качественное изменение в самом подходе к внедрению СЭД: речь все чаще идет не об автоматизации ранее существовавших процессов, а о реализации полноценных проектов с реинжинирингом структурной деятельности организации. Второй важный аспект — расширяется практика создания единых СЭД для групп предприятий, холдингов, региональных администраций. Но поскольку СЭД проникает во все виды деятельности предприятий, а организации все очень разные, то получается, что универсальный коробочный продукт не удовлетворит потребностей заказчиков. Все чаще применяется платформенный подход, причем во многих организациях весь функционал сотрудников может быть «закрыт» с помощью СЭД, если эта последняя строится на платформе, на которой можно создать любые конфигурации, отвечающие любым условиям, и если создать «правильные» АРМы, считает эксперт.
Важной тенденцией является и то, что СЭД/ЕСM сегодня все больше обрастают аналитическими компонентами. «Например, сотрудник, отвечающий за информационную безопасность, даже будучи ограниченным рамками СЭД, может с помощью поисковых механизмов отслеживать выгрузку конфиденциальной информации, — развивает эту мысль Юрий Спельник. — Если говорить об ИТ-инфраструктуре организации, СЭД уже доросла до статуса широкой системы, в ней начинают появляться поисковые компоненты как средство для работы экспертов, аналитиков компании, которые работают с большими массивами данных, содержащимися не только в СЭД, но и в других системах. Следовательно, требуется средство для доступа ко всей информации, обладающее мощными интеграционными возможностями. Обязательными сегодня являются наличие веб-клиента с целью привлечения внешних пользователей в систему электронного документооборота и поддержка мобильных устройств».
Владимир Андреев выделяет три основных тренда в использовании СЭД. Первый — увеличение охвата пользователей (наблюдается бурное укрупнение внедрений СЭД по числу рабочих мест). Но для новых их категорий (как топ-менеджмента, так и линейного персонала) СЭД является не постоянным инструментом, а средством, с которым можно работать периодически в зависимости от реальной потребности (примерно в таком же режиме, как с электронной почтой). В связи с этим радикально изменились требования к функционалу системы: если раньше главным было количество и полнота функций, то для нового потребителя главное — удобство работы, скорость и интуитивность интерфейса. В качестве второго тренда эксперт называет сдвиг в область специализированных решений для автоматизации специфических бизнес-процессов компаний. Здесь ключевыми факторами являются возможности быстрой кастомизации и учета нюансов бизнес-процессов конкретной компании. И еще одной новой тенденцией становится использование инструментария СЭД для автоматизации собственно труда менеджера — это функции ситуативного управления и управления задачами, средства кейс-менеджмента, упрощенные инструменты автоматизации проектов и процессов, а также средства управления неформальными процессами в рамках рабочих групп. Все эти задачи, уверен эксперт, формируют весьма специфические требования к базовым инструментам платформ СЭД.
Основными информационными системами предприятий остаются системы ERP-класса, считает Максим Кайнер, но ECM-платформа как часть ИТ-инфраструктуры закрывает все больше прикладных задач. Иллюстрируя этот тезис, он приводит пример с автоматизацией межкорпоративного финансово-учетного обмена документами: «Исходящие первичные документы могут формироваться в учетной системе, но процесс их согласования и подписания целесообразно организовать в ECM — весь необходимый функционал здесь есть. Ускорится основной бизнес-процесс, станут доступны такие возможности, как архивное хранение и поиск, формирование комплектов документов, выгрузка отчетов по контрагентам. Аналогично построен процесс работы с входящими первичными документами — они заносятся в ECM-систему, согласуются и подписываются, часть информации из них сохраняется в учетной системе». Общеизвестно, что контент, требующий как минимум хранения, генерируется практически во всех бизнес-процессах, но при этом именно ECM-система может связать поток документов с потоком работ, гарантировать сохранность и защищенность контента, обеспечить удобство поиска, удаленный доступ, а также помочь в анализе KPI (ключевых индикаторов производительности).
Трансформация СЭД-продуктов
Расширение потребностей заказчиков естественным образом приводит к изменению предложений на рынке, причем речь идет не только о составе функционала продуктов, но и о целом комплексе вопросов, связанных с их поддержкой на протяжении всего жизненного цикла как со стороны заказчика (внедрение, эксплуатация, модернизация), так и разработчика (развитие продукта от версии к версии, политика поддержки, ценовые вопросы, отношения с партнерами и пр.).
Говоря об этом, Олег Бейлезон отмечает, что старые, узкоспециализированные СЭД-инструменты стали терять былую актуальность: «Более востребованными стали если не ECM-платформы (все же ECM-платформы „из коробки“ довольно затратно доводить до функционально законченного решения), то уж точно системы, которые можно конфигурировать в максимально широких рамках — настраивать процессы, создавать рабочие места, управлять политиками хранения контента, интегрировать с информационным окружением».
Трансформация СЭД-решений, по мнению Владимира Андреева, направлена на удовлетворение трех основных новых требований к этому ПО:
• наличие богатого инструментария для создания «конечных» приложений, учитывающих нюансы конкретного бизнес-процесса организации. Это касается как высокоуровневого инструментария создания приложений без программирования, так и низкоуровневых инструментов кодирования;
• повышенные требования к usability, что на уровне инструментов формулируется как возможность адаптировать интерфейс конечного приложения к сценарию использования конкретного исполнителя на конкретном этапе бизнес-процесса и особое внимание к интуитивности интерфейса;
• требования к масштабированию решений, к возможности автоматизации самых разнообразных процессов на базе единой платформы, а также к повышению ее нагрузочной способности.
Максим Кайнер приводит такой список ключевых направлений развития современного СЭД-продукта со стороны вендора: производительность, масштабируемость, стабильность. При этом нужно иметь в виду, что ряд потребностей современного бизнеса может быть удовлетворён за счет расширенного функционала веб-клиента. Он солидарен с мнением, что кроме платформенных улучшений нужны изменения, заметные конечному пользователю, и приводит результаты исследования своей компании: «Менее 20% лиц, принимающих решения, ставят на первые места ИТ-характеристики продукта. Отказоустойчивость, возможность интеграции с любой другой корпоративной системой, гибкость и скорость работы — эти вопросы априори считаются закрытыми, когда речь идет о выборе системы-лидера на ECM-рынке. На первое же место ставится наличие развитого функционала для выполнения предметных задач — более 35% заказчиков ориентируются на этот фактор. Соответственно вендоры должны разрабатывать не просто платформу, а рабочие бизнес-приложения. К таким приложениям и предъявляют свои требования пользователи — нужны удобство и простота интерфейса, возможность мобильной работы, легкость обучения и вовлечения».
Елена Иванова говорит о том, что эволюция в сторону ECM сказалась не только на функционале, но и на типах контента, с которым пользователь хочет работать в СЭД. В отечественных СЭД появляется все больше неструктурированного, «недокументального» содержания, к тому же объемы баз данных все время растут, и это требует совершенно иных технологий для их обработки и полноценной аналитики. В то же время она отмечает, что масштабы деятельности, решаемые задачи и деловая культура разных организаций сильно различаются. Это не позволяет вендорам делать сейчас ставку на одну систему или платформу — клиентам нужно предложить выбор. Интерес заказчиков к корпоративной мобильности привел к тому, что почти все крупные вендоры выпустили мобильные приложения. Но тут следует иметь в виду, что клиенты хотят иметь поддержку мультиплатформенности, использовать решения, которые будут работать на привычном устройстве — под iOS, Windows или Android. При этом очень часто именно удобный интерфейс мобильного клиента становится важным фактором выбора в пользу той СЭД, для которой он создан.
Изменения в цепочке «вендоры — интеграторы — заказчики»
Если говорить о качественных изменениях в этой цепочке, то тут четко видно повышение роли самих заказчиков и интергаторов-внедренцев. При этом роль вендора хотя и снижается в удельном исчислении, все равно остается ведущей (хотя содержание роли несколько меняется), а его значимость в абсолютном выражении растет.
Важным изменением на рынке является то, что период «начальной СЭД-автоматизации» в целом уже завершен. В большинстве организаций те или иные СЭД уже имеются, и перед заказчиками стоит вопрос их модернизации и развития. Вполне очевидно, что внедренные десять лет назад системы сейчас уже не отвечают требованиям компаний. Но проблема в том, что многие заказчики в свое время выбирали СЭД-продукты, совсем не учитывая перспективы роста своих потребностей, решение часто выбиралось, что называется, «по наитию». Справедливости ради нужно отметить, что и сами СЭД-решения были тогда во многом заточены под задачи канцелярии, без особых возможностей для своего развития.
Говоря об этом, Юрий Спельник отмечает, что сейчас подход компаний в выбору продукта серьезно изменился: «Заказчик четко формулирует свои потребности как в сфере ИТ, так и по функционалу. Он понимает, какие задачи должен решать продукт с точки зрения функциональных подразделений и с точки зрения создания зрелой и умной ИТ-инфрастурктуры предприятия. Например, крупный банк, создав на базе ECM-системы электронный архив, сейчас отказывается от мелких систем в пользу функционала, которым обладает уже внедренная ECM-платформа». В свою очередь, вендоры занимаются наращиванием функционала платформ, а внедренцы затачивают его под конкретные проекты. При переходе на платформу повышается роль и наличие компетенций именно у интеграторов, у них появляются собственные большие проектные центры. Эксперт отмечает повышенную значимость уровня технической поддержки: если внедрение делается «под заказчика», роль технической поддержки растет, а оказывает ее интегратор. Интеграторы вынуждены выбирать один большой продукт и под него создавать центр компетенций либо отказываться от больших проектов, внедрять коробочные решения и не заниматься поддержкой вовсе.
Если в недавнем прошлом вендор создавал по сути дела готовые, лишь «слегка кастомизируемые» решения в области ДОУ и развертывания корпоративного архива, то теперь все чаще платформы СЭД воспринимаются как средства интеграции различных документоцентричных приложений, говорит Владимир Андреев. Такие «конечные приложения» создают при конкретном внедрении и масштабировании проектов интеграторы и сами заказчики. Но для типовых процессов (делопроизводство, договорные процессы и задачи согласования, управления совещаниями, обращениями граждан и пр.) заказчики, как правило, требуют реализованных на базе платформ законченных решений, которые, тем не менее, должны содержать возможности адаптации и настройки под конкретные бизнес-процессы в организациях. Такие «горизонтальные» приложения обычно реализуют сами вендоры, хотя их разработкой занимаются и крупные партнеры западных поставщиков. Помимо этого, отмечает эксперт, заказчики хотят видеть наличие конкретной проектной практики в тех или иных предметных областях (желательно закрепленных в виде законченных приложений и модулей). Разнообразие этих решений таково, что ни один вендор не в состоянии закрыть все потребности; именно в связи с этим на рынке постепенно формируется предметная компетенция интеграторов, которые осваивают те или иные «вертикальные» ниши и, таким образом, дифференцируются в рамках набора базовых компетенций.
Рост значимости интеграторов-внедренцев отмечает и Елена Иванова: «Партнеры сегодня являются не просто внедренцами, а соавторами наших разработок. Обкатывая продукты на „живых“ проектах и непосредственно взаимодействуя с пользователями, они аккумулируют предложения по совершенствованию систем. Кроме этого партнеры сами создают множество прикладных конфигураций». В то же время она отмечает, что заказчики в последние годы довольно часто проявляют желание развернуть СЭД самостоятельно. Это становится возможным не только вследствие роста компетентности ИТ-служб клиентов, но и потому, что вендоры адаптируют свои продукты для самостоятельного внедрения и дальнейшего масштабирования.
Сегодня ECM-системы используются для автоматизации все более сложных и нестандартных процессов, в проектах требуются бо̀льшие усилия консультантов и внедренцев, с крупными заказчиками действия команды внедрения становятся важнейшими факторами успеха, уверен Максим Кайнер. Он опять приводит примеры из собственного опыта: «В проекте по автоматизации пяти и более бизнес-процессов и не менее пятисот рабочих мест должна работать команда от пяти человек со стороны исполнителя — руководитель проекта, от двух консультантов и один-два разработчика. Со стороны заказчика выделяется от пяти до десяти человек — владельцев автоматизируемых процессов и ИТ-специалистов; участие в проекте может принимать руководство. Кроме того, к нестандартным проектам подключаются разработчики компаний-поставщиков — как непосредственно внедряемой системы, так и смежных, с которыми налаживается интеграция. Проект внедрения ведется по отработанной технологии, обязательно прорабатывается устав, задающий рамки, схемы взаимодействия участников. Несмотря на отлаженность процесса, каждый крупный проект уникален и подчас требует разработки проектных решений с нуля».
Проблемы «выхода за горизонты СЭД»
Таких проблем много как у заказчиков, так и у поставщиков. Владимир Андреев среди наиболее актуальных вопросов называет наличие следующих компонентов СЭД-предложений: оптимальные возможности в части юзабилити, полный спектр типов клиентского ПО (мобильные приложения, легкие клиенты, модули, встраиваемые в различные клиентские среды, и пр.), высокомасштабируемые решения, способные закрыть одновременно все потребности в крупных компаниях и обеспечить работу в распределенных и гетерогенных средах, удобный инструментарий, позволяющий гибко приспосабливать приложения к потребностям конкретного заказчика, полный портфель приложений для удовлетворения потребностей пользователя. Но он оптимистично смотрит на ситуацию: «СЭД-платформы в настоящее время очень бурно развиваются и в значительной степени готовы к решению означенных проблем. Общего алгоритма этих решений не существует — каждый вендор находит свои подходы и собственные ноу-хау, которые собственно и удерживают за ним определённое количество заказчиков».
Юрий Спельник ключевую проблему «выхода за горизонты СЭД» видит в используемой сегодня схеме параллельной работы с бумажными и электронными документами, отмечая при этом, что нынешние программные компоненты позволяют синхронизировать эти два потока, приведя их к электронному формату.
Одна из существенных часто встречающихся проблем — неготовность заказчиков к масштабам и комплексности внедрения, считает Олег Бейлезон. По его мнению, современная «загоризонтальная» СЭД — это информационная (и не только) система, влияющая на бизнес-процессы в масштабе всей организации. Но такое понимание СЭД требует значительного организационно-технического сопровождения разработки и внедрения. Проблемой сегодня является то, что если для «традиционных» СЭД процедуры были отточены десятками внедрений и по сути существовала довольно строгая методология, которой предлагалось придерживаться заказчику (вплоть до готовых нормативных актов, которые он должен ввести в силу в организации для того, чтобы всё заработало как надо), то для современных проектов такой стандартной методологии, как правило, нет и заказчик оказывается вовлечен в проект несколько более плотно, чем он изначально рассчитывал. Чтобы такого не происходило, подрядная организация должна заблаговременно проводить соответствующую «информационную обработку» заказчика, обозначая перед ним комплексность задачи и договариваясь об обоюдной высокой вовлеченности в проект. «Справедливости ради надо заметить, что иногда и сами внедренцы-интеграторы не до конца осознают организационную сложность задачи, за которую они взялись. Тогда „драйвером“ должен выступить сам заказчик, иначе проблем не избежать», — добавляет эксперт.
«Выход за горизонты СЭД» — это расширение СЭД не только в плане функционала и численности пользователей, считает Елена Иванова, но и выход самой системы за горизонты офиса, за периметр одной компании (межорганизационный документооборот), и качественные изменения в составе СЭД-пользователей. А новые пользователи — это давно знакомая, но по-прежнему актуальная проблема обучения. Хотя современные системы максимально просты в освоении, все же новые пользователи нуждаются в базовых знаниях, да и требуется разъяснять корпоративные правила работы в системе. Дополнительный функционал, появляющийся в СЭД, также требует обучения базовым схемам работы. Обучить пользователей, не нарушая деловую жизнь, — сложно, но можно. Есть успешные примеры массового очного группового обучения, все чаще заказчики идут по пути онлайн-обучения, что помогает при внедрении систем в организациях с удаленными подразделениями. Вообще тема персонала, уверена Елена Иванова, — важнейшая для внедрения «экстра-СЭД». Эти решения затрагивают все больше бизнес-процессов, которые, как правило, требуют оптимизации. Специалисты, осуществляющие управленческий консалтинг, не всегда обладают должным уровнем квалификации в сфере ИТ. И, значит, внедренцы и заказчики вынуждены искать компромиссный вариант. Целый пласт проблем поднимает межорганизационный документооборот. Здесь и необходимость установления регулятором четкого статуса электронного документа, и технологии взаимодействия СЭД разных вендоров.
Максим Кайнер предлагает относиться к новым трудностям на пути более широкого использования СЭД как к вызовам, а не проблемам. Это означает, что все участники процесса должны занимать активную позицию в их решении. Например, вендор должен стремиться сделать систему более мощной и функциональной, но при этом упростить ее для конечного пользователя: облегчить интерфейс, встроить в решение средства обучения, предоставить возможность работы с любых устройств, обеспечить быстрый поиск необходимой информации и т. д. В свою очередь и заказчики сталкиваются с нетривиальными задачами. В частности, современный работодатель вынужден подстраиваться под смену поколений — приходится вовлекать молодых профессионалов в работу в корпоративной системе, чтобы для них это было естественно, привычно, даже незаметно. Здесь не всё зависит от самой системы, нужны особые подходы и политики внутри компании, выбравшей ECM для автоматизации бизнес-процессов.
Прогнозы на будущее
В целом понятно, что все отмеченные выше тенденции будут действовать и в дальнейшем, в том числе продолжится существенное повышение масштабирования текущих внедрений и массовый переход с устаревших платформ на современные.
Из относительно новых (причем — революционных) направлений развития рынка Владимир Андреев выделяет давно ожидаемый переход на полностью безбумажные технологии обмена юридически значимыми документами, что в первую очередь будет стимулироваться усилиями государства по переводу госорганов на безбумажные технологии. Важнейшим трендом будущего он считает также изменение восприятия СЭД руководителями: от инструментария ДОУ к средству интеграции различных методик корпоративного управления и базовому инструментарию работы руководителя и менеджмента вообще.
«Дальнейшая эволюция СЭД в сторону ECM будет сопровождаться ростом масштабов интеграции СЭД с другими ИТ-системами, постепенным размыванием границ между ними, — уверена Елена Иванова. — Будет увеличиваться процент проектов, когда пользователями СЭД сразу становятся все сотрудники, вырастут масштабы использования электронной подписи и электронных документов, не имеющих бумажных копий. Неизбежна эволюция мобильных клиентов в сторону максимального приближения по функционалу к стационарным. Весьма вероятно проникновение в СЭД элементов социализации, прежде всего в части поддержки профессионального общения, распространение встроенных инструментов коммуникации пользователей СЭД в видео- и аудиоформатах, появление в СЭД инструментов для бизнес-аналитики и разного рода информационных модулей».
Вендоры будут расширять практику создания типовых бизнес-приложений на базе ECM-платформы, заказчики, используя такие решения, получат инфраструктуру управления контентом, а сотрудники на местах будут работать в ней посредством клиентов, адаптированных под выполняемые функции. Прикладные системы для разных категорий пользователей, которые сегодня похожи друг на друга, скоро будут выглядеть по-разному. Отметив эти тренды, Максим Кайнер говорит также о том, что средние компании в ближайшие годы могут начать выбирать облачные ECM-решения. Уход в облака, по его мнению, не будет массовым, но интересные проекты появятся. Мобильные клиенты получат спрос со стороны компаний, в штате которых есть много удаленных или часто находящихся в командировках сотрудников. Передовые заказчики, лидеры в своих отраслях, активные в HR-вопросах, могут обратить внимание на решения по вовлечению, социализации и геймификации в ECM. «Тенденция не станет массовой, но она может оказаться одной из фишек, которыми вендоры будут удивлять рынок», — считает эксперт.
А Юрий Спельник прогнозирует более четкое разделение рынка СЭД на СМБ (средний и малый бизнес) и крупных корпоративных заказчиков: «Появятся коробочные решения, удовлетворяющие потребности среднего и малого бизнеса, эти продукты будут доступны и облачном варианте. Малый и средний бизнес может позволить себе быть гибкими и иметь удаленных сотрудников. В крупном бизнесе все процессы намного сложнее, более регламентированы и бюрократизированы. Каждое внедрение здесь обрастает своими решениями — техническими, технологическими, здесь нет шаблонности и не может быть». Он также считает, что в отрасли продолжится процесс консолидации вендоров, причем эта тенденция может проявиться и в России. Крупные отечественные ИТ-компании уже сейчас начинают скупать более мелкие и создавать кросс-нишевые решения. В целом же создание мощных платформ и новых продуктов, которые охватывают большое количество направлений и потребностей заказчика, — это будущее рынка СЭД/ECM, ориентированного на крупных заказчиков.
