В 2014 году сразу несколько муниципальных администраций Республики Башкортостан приняли решение о внедрении системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». В их числе — Администрация муниципального района Янаульский район. С октября текущего года в СЭД Администрации Янаульского района работают ее подразделения, а также руководство муниципалитета. Проект реализует компания «Медиалюкс», региональный партнер ЭОС.
Автоматизация документооборота в Администрации МР Янаульский район проходила в два этапа. До начала проекта процедуры обработки документов в организации осуществлялись без использования специализированного программного обеспечения. Целью внедрения СЭД заказчик обозначил постепенный переход от «бумажных» технологий работы с документами к электронному документообороту. Старт проекту был дан в январе 2014 года, а внедрение системы началось с автоматизации регистрации документов.
На первом этапе были решены следующие задачи: автоматизация регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию (как в бумажном виде, так и по электронной почте); переход от бумажной формы регистрационных журналов к электронной; повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированной системы контроля, предусматривающей регистрацию в СЭД всех поручений высшего руководства; автоматизация формирования отчетных форм по документообороту (для обеспечения руководства необходимой для принятия управленческих решений информацией); снижение временных затрат на рутинные процедуры регистрации и поиска документов и поручений.
Для решения данных задач и определения последовательности внедрения СЭД первоначально был проведен анализ структуры и объема документооборота Администрации, обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота.
Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Доступ в систему получили глава Администрации и его заместители. Первый этап проекта был завершен в течение января 2014 года.
Второй этап проекта стартовал в октябре. Он предусматривал распространение СЭД на подразделения Администрации, подведомственные организации и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В рамках этой стадии проекта требовалось решить следующие задачи: дальнейшее развитие системы контроля исполнения через автоматизацию передачи поручений в подразделения и получения отчетов об исполнении; переход на безбумажное взаимодействие между подразделениями — отказ от передачи бумажных документов; сокращение времени на прохождение и исполнение документов; оптимизация работы с удаленными подразделениями.
На данном этапе к СЭД были подключены отделы Администрации и обособленные подведомственные подразделения, а руководителям (глава и первый заместитель главы Администрации) установлены и настроены мобильные клиенты Electrodocs (разработка ООО «Медиалюкс») для планшетов iPad.
В обособленных подразделениях была организована собственная регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Отделам Администрации были настроены учетные записи для получения поручений и ввода отчетов об исполнении. Пользователи прошли групповое обучение, а также получили индивидуальные консультации по актуальным для них вопросам.
В дальнейшем планируется расширение использования системы внутри Администрации и подключение к ней других организаций, связанных в рамках работы с документами и оказания муниципальных услуг.
Напомним, что муниципальные структуры Республики Башкортостан начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в
