Внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Управлении земельных и имущественных отношений Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан началось в 2012 году. Начав с автоматизации регистрационных процедур, заказчик в октябре 2014 года принял решение о существенном расширении сферы применения СЭД «ДЕЛО» — распространении ее на уровень подразделений. Проект ведет компания «Медиалюкс», партнер ЭОС на территории Республики Башкортостан. Особенностью нового этапа стало желание заказчика развивать систему самостоятельно при активной консультационной поддержке специалистов «Медиалюкса».
Управление земельных и имущественных отношений Уфимского района входит в структуру органов местного самоуправления района и является самостоятельным юридическим лицом. Одной из основных его задач является проведение единой политики в сфере земельных и имущественных отношений на территории Уфимского района. Значимость деятельности этой муниципальной структуры придает особое положение района в Республике: на его территории расположена столица региона — город Уфа.
Уфимский район играет заметную роль в обеспечении жителей Уфы свежими овощами, молоком, мясом, яйцами, а его территория является привлекательной для развития сельскохозяйственного производства и сопутствующих видов деятельности. В таких условиях возложенные на Управление земельных и имущественных отношений Уфимского района полномочия (управление имуществом и земельными участками, создание, управление муниципальными унитарными предприятиями, учреждениями, учет и контроль использования имущества и земельных ресурсов, защита имущественных интересов района и др.) обеспечивают особый статус данной организации в структуре органов местного самоуправления.
Широкие полномочия Управления приводят к тому, что в процессе его деятельности образуются документы, значимые не только для органов местного самоуправления, но и для всей экономики территории. Деловые процессы, происходящие в организации, затрагивают интересы широких слоев населения и бизнес-сообщества. Для достижения максимальной эффективности муниципального управления эти процессы должны быть оптимизированы по времени и находиться под жестким контролем. Достижению этой цели в значительной степени способствует внедрение системы электронного документооборота, которая даже на начальной стадии использования (только по функционалу регистрации) дала возможность упорядочить управление документами и уменьшить затраты времени на поиск нужных данных.
Опыт использования СЭД «ДЕЛО» позволил заказчику принять решение о дальнейшем развертывании СЭД самостоятельно. Концепция, реализованная в СЭД «ДЕЛО», предусматривает такой способ: для настройки системы при ее расширении не требуется специальной квалификации, и при консультационной поддержке внедряющей компании специалисты заказчика могут самостоятельно развернуть дополнительные рабочие места. На данном этапе проекта требовалось решить ряд новых задач: автоматизация процессов передачи поручений в подразделения; автоматизация получения отчетов об исполнении; отказ от передачи бумажных документов в пользу обмена электронными; сокращение времени на обработку и прохождение документов; оптимизация работы с удаленными подразделениями.
Данная стадия проекта должна обеспечить постепенный переход от классического «бумажного» документооборота к обмену электронными документами между подразделениями Управления. В настоящее время к СЭД подключены отделы, идет активное освоение системы новыми пользователями.
Таким образом, проект в Управлении земельных и имущественных отношений Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан продемонстрировал возможность развития системы электронного документооборота в муниципальной структуре при консультационной поддержке специалистов внедряющей компании. Напомним, что органы местного самоуправления Республики Башкортостан активно расширяют использование СЭД — только в текущем году ряд администраций городов и районов приняли решение о внедрении СЭД «ДЕЛО», а те, кто установил систему ранее, значительно увеличители количество рабочих мест.
