Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал еще в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» — регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Вологды проходит с 2007 года, когда в аппарате было внедрено 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы — регистрация, контроль исполнения документов, перевод бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».

В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы — закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Например, только в феврале 2013 года Администрация Вологды приобрела 7 лицензий «ДЕЛО», 30- «ДЕЛО-WEB», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 — «Печать штрих-кода», по 15 — «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование».

Уже на первых этапах внедрения СЭД «ДЕЛО» позволила Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.

В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В апробации схемы прохождения проектов МПА в июле-декабре 2012 года принимали участие следующие органы Администрации: Управление делами, Управление информационных технологий и защиты информации, Правовое управление, Департамент городского хозяйства и Департамент имущественных отношений. В рамках апробации схемы успешно прошли согласование в электронном виде свыше 500 проектов МПА, прошли групповое обучение 277 пользователей, индивидуальное обучение — 34 пользователя.

Среди результатов проделанной работы: сокращение сроков согласования; снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений; стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА; повышение качества подготовки МПА; возможность работы с версиями документов; обеспечение прозрачности процедуры согласования; создание полнотекстовой базы электронных копий МПА; возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».

Также было налажено электронное взаимодействие Администрации города Вологды с Вологодской городской Думой и прокуратурой города Вологды. С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области.

С 28 декабря 2012 года проекты нормативных правовых актов представляются Правовым управлением в прокуратуру города Вологды для проведения антикоррупционной и правовой экспертизы на бумажном носителе с сопроводительным письмом, а также в электронном виде на официальный электронный адрес прокуратуры города Вологды. А с 13 августа 2013 года Администрация города Вологды направляет копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы. Об этом рассказала консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.

По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541. «В работе используется как толстый, так и тонкий клиенты — „ДЕЛО WEB“ доступно 446 пользователям. Вариантов лицензирования — два, в том числе конкурентное», — прокомментировала Ольга Седова.

Проблемы, с которыми столкнулись специалисты Администрации Вологды, по словам Ольги Седовой, касались необходимости внесения в РКПД дополнительной информации о проекте ивведения дополнительных реквизитов, разработки печатных форм:листа согласования, указателя рассылки.

Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 — 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября — 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов. К концу года мы выйдем на миллион», — прогнозирует Ольга Седова.

К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы: регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования; регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации); протокольное сопровождение совещаний; направление документов на исполнение в электронном виде; контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля; осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией; автоматизация составления отчетности; разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде; организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот); организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода; автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов; направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.

«Развитие и эксплуатация системы „ДЕЛО“ в муниципалитете Вологды — пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД „ДЕЛО“, во-вторых — постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. В течение всего периода эксплуатации система освоена в полном объеме, все ее возможности используются в ежедневной работе. „ДЕЛО“ позволило Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», — отметили представители ЭОС.