Завершено крупнейшее на сегодняшний день внедрение системы «1С:Документооборот 8». С начала 2014 года система используется в группе компаний ОАО «Башкирская электросетевая компания» — ведущем электросетевом предприятии Республики Башкортостан. В настоящее время в единой системе электронного документооборота работает 3000 сотрудников из более чем
ОАО «Башкирская электросетевая компания» — крупная региональная электросетевая компания России, владеющая магистральными и распределительными электрическими сетями общей протяженностью более 88 тыс. км, 589 подстанциями и 22 294 трансформаторными пунктами. Количество абонентов компании постоянно растет и уже превышает 900 тысяч юридических и физических лиц. В компании работает 7500 человек, в т.ч. 3000 пользователей ПК.
Ранее в системе электронного документооборота предприятия работало около 300 сотрудников, в основном — руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных этой системы. В некоторых подразделениях имела место «локальная» автоматизация документооборота с помощью других программ. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен данными между участниками рабочего процесса.
Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы улучшить взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на платформе «1С:Предприятие 8».
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала группа компаний «Софт-портал».
В ходе проекта был создан удобный классификатор документов, а также правила заполнения и обработки каждого вида электронных документов. Разработаны механизмы и маршруты согласования договоров и служебных записок, автоматически подстраивающиеся в зависимости от вида и содержания этих документов. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и статусами сотрудников. Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности создан механизм хранения и обработки отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов различных советов и комитетов холдинга, который позволяет давать сотрудникам доступ не ко всей информации протокола, а выборочно — только к тем пунктам, которые содержат задачи, поставленные этим сотрудникам.
Единая технологическая платформа решения «1С:Документооборот 8» и ERP-систем на базе «1С:Предприятия 8», использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Из ERP-систем 1С в «1С:Документооборот» передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из «1С:Документооборота 8» в ERP-системы 1С возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам для дальнейшей обработки и контроля.
Документооборот предприятия теперь ведется по единым корпоративным стандартам в единой системе. Унифицированы процедуры формирования, обработки и согласования документов. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности совершить не регламентные действия. Систематизированы виды договоров и дополнительных соглашений. Внедрена единая система нумерации договоров холдинга с учетом сложной филиальной структуры. Теперь любой договор вместе с отсканированным оригиналом можно найти в базе за считанные секунды.
Система документооборота интегрирована с ERP-системой. Информация о закупках, по которым нужно заключить договора, передается в систему электронного документооборота автоматически в виде проекта договора. В результате ускорилось оформление и закрытие сделок с поставщиками, появилась возможность более оперативно заключать договора и проводить срочные закупки.
Для всех сотрудников установлены единые нормы времени выполнения тех или иных операций с документами. Руководство в онлайн-режиме получает статистику выполнения задач по сотрудникам. При этом всегда можно отследить сроки и объемы выполненных работ. Это помогло усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и обеспечило своевременное выполнение поручений руководства.
Организовано безопасное хранение и обработка конфиденциальных пунктов поручений и выписок из протоколов совещаний комитетов и совета директоров группы компаний. Настроено строгое разграничение прав доступа сотрудников к работе с этими данными. Это помогло обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных для исполнителей отдельных пунктов поручений.
В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3000 рабочих мест в одной информационной базе.
В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы. В частности, на основании данных о ходе выполнения процессов в «1С:Документооборот 8 КОРП» будет создана система оценки исполнительской дисциплины и эффективности использования рабочего времени специалистов. Это поможет компании более точно и объективно рассчитывать KPI сотрудников, а также использовать данные об эффективности выполнения тех или иных процессов для принятия управленческих решений.
Член правления — директор по организационному развитию и информационным технологиям ОАО «Башкирская электросетевая компания» Юрий Горбачев отметил: «Внедрение системы „1С:Документооборот 8“ позволило автоматизировать бизнес-процессы стандартного документооборота по единым правилам, повысить исполнительскую дисциплину и снизить эксплуатационные издержки. Помимо этого, внедрение данной системы заложило фундамент дальнейшей автоматизации документооборота в других бизнес-процессах группы компаний».
