Специалисты «Софт-Сервис» завершили внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «Дорстройсервис-Уфа», являющейся одним из ведущих поставщиков хозтоваров в Башкортостане. За три месяца система была развернута на 59 рабочих местах в отделе продаж, включающем три подразделения розничных, городских и региональных продаж, директорате, отделе конкурсных продаж, коммерческом и транспортно-экспедиционном отделах.
Все заявки на участие в тендере теперь хранятся в системе в структурированном виде, в зависимости от результатов тендера. В любой момент времени можно получить всю необходимую информацию по каждому тендеру или аукциону. Утеря документов исключена, а руководство компании избавилось от необходимости нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивными бумагами.
Система интегрирована с решением «1С:Управление торговлей 8», настроена синхронизация (по запросу) нормативно-справочной информации о контрагентах. Это экономит время сотрудников и позволяет избежать ошибок при заполнении документов.
ŸПравила обработки заявок унифицированы и четко регламентированы. В системе для каждого документа назначается ответственный за его подготовку. При редактировании формы документа к заполнению обязателен ряд полей, закрепленных за тем или иным специалистом. Каждый сотрудник, участвующий в работе с документом, может заполнить только свою часть и только на определенных регламентом этапах. При этом система позволяет контролировать все стадии обработки документа. В результате документы оформляются быстро, в полном объеме и без ошибок. Бланки документов, которые ранее заполнялись в течение часа, теперь формируются за 10 минут.
Специалисты отдела конкурсных продаж смогли направить освободившееся время на поиск новых тендеров и клиентов и подготовку конкурсной документации. Сотрудники получили дополнительную мотивацию для работы за счет прозрачности, открытости и доступности данных. Качество отработки конкурсов улучшилось.
ŸВсе это помогло увеличить количество выигранных конкурсов, компания начала осваивать новые региональные рынки.
В дальнейшем планируется автоматизировать работу с заявками на поставку товара по выигранным тендерам, а также подписание контрактов по ним с заказчиками.
Итоги проекта прокомментировал коммерческий директор ООО «Дорстройсервис-Уфа» Сергей Думинов: «С внедрением системы мы получили три основных преимущества. Первое — время, второе — контроль, третье — электронный документооборот. Через полгода после запуска системы в эксплуатацию мы провели опрос сотрудников и получили единогласное мнение: внедрение программы было правильным решением».
«Считаю, что внедрение „1С:Документооброт 8 КОРП“ стало самым важным серьезным решением в 2014 году. Это позволило нам упростить весь процесс документооборота, появилась некая шаблонность и возможность анализа, которые облегчили для руководителей принятие решений по участию в тендерах. Автоматизация позволила нам больше продавать. Для новых сотрудников деятельность компании в области конкурсных продаж стала более понятной и прозрачной. Сегодня у нас весь процесс работы с тендерами превратился в своего рода „конвейер“, который уже никому не дает расслабиться. С нетерпением ждем, когда запустят остальные блоки», — отметил Ринат Фаттахов, руководитель отдела продаж ООО «Дорстройсервис-Уфа».
