«ВЦ СофтСервис» завершила внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в одной из крупнейших компаний по производству цемента — ООО «ЮУГПК». Система электронного документооборота охватила 300 рабочих мест в 50-ти структурных подразделениях компании.

В результате проекта все договоры, включая отсканированные копии их оригиналов с подписями клиентов, хранятся теперь в единой для всех подразделений системе. Документы не теряются.

Значительно увеличилась производительность труда персонала. Сотрудники больше не тратят время на поиски бумаг. Найти нужный документ в системе можно буквально за несколько секунд. При этом обеспечена сохранность конфиденциальной информации. Пользователи имеют доступ только к тем данным, которые им необходимы для работы. Разграничение действует по группам пользователей, отдельным документам и папкам.

Разработана новая эффективная схема согласования документов. Процесс согласования строго регламентирован. Каждый из участников цепочки согласования, а их может быть более 10, четко знает, кому он должен передать документ, что делать, если ответственный сотрудник болен или, например, находится в отпуске. Менеджеры в любой момент времени могут оценить, на каком этапе согласования или подготовки находится тот или иной документ и, в случае необходимости, принять соответствующие решения. Это позволило в несколько раз увеличить скорость подготовки и подписания договоров. Компания получила возможность оперативно отвечать на выгодные предложения партнеров и добилась более лояльного отношения со стороны клиентов.

Бесшовная интеграция «1С:Документооборот 8. КОРП» с системой «1С:Управление производственным предприятием 8» позволяет более оперативно передавать новые заказы в производство. Все документы при обработке заказов, включая спецификации, которые содержат подробные характеристики продукции, формируются в СЭД и, после подтверждения сделки ответственным руководителем, автоматически поступают в ERP-систему. Это избавило сотрудников от необходимости дублирования информации, исключило ошибки при оформлении заказов, повысило качество и скорость их выполнения.

«Мы стали работать более четко, слаженно и продуктивно. Значительно ускорилось согласование и подготовка документов. Это, в свою очередь, положительным образом сказалось на отношениях компании с поставщиками и заказчиками. Сократились сроки подписания и согласования документов. Сотрудникам компании больше не приходится многократно копировать договоры и другие документы, ведь работа ведется в электронном виде. Объем бумажного документооборота сократился в четыре раза», — отметила директор по экономике и финансам ООО «ЮУГПК» Марина Швейкерт.

«В системе уже работает 300 пользователей из 50 структурных подразделений компании. За время работы с „1С:Документооборот 8. КОРП“ мы убедились в правильности выбора системы. Мы стали работать более четко, слаженно и продуктивно. Значительно ускорилось согласование и подготовка документов. Это, в свою очередь, положительным образом сказалось на отношениях компании с поставщиками и заказчиками. В настоящее время мы своими силами занимаемся развитием системы — автоматизируем работу с входящими и исходящими документами», — прокомментировал начальник отдела ИТ ООО «ЮУГПК» Денис Пухов.