Специалисты новосибирского филиала «1С-Рарус» завершили внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в «Новосибирском карьероуправлении» — горнодобывающем предприятии Сибирского региона. Новая система охватила 50 рабочих мест.
В результате проекта из бумажного в электронный формат переведена входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, служебные записки, заявки на оплату счетов, договоры — всего около 45 видов документов. В два раза сокращены затраты на канцелярские товары и в три раза — на доставку документов в удаленные подразделения.
Создана единая для всех подразделений система учета и хранения документов, разработана структура папок внутреннего документооборота, созданы шаблоны документов. Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права по грифам доступа и исполняемым обязанностям. Это обеспечило быстрый и удобный поиск документов, сократило время на их формирование. Исключена утеря оригиналов — заявки теперь исполняются точно в срок, производственные процессы и задачи решаются своевременно.
Организовано параллельное согласование документов. Список лиц, участвующих в согласовании, сокращен. Система электронного документооборота с четко прописанной схемой движения документов помогла предприятию сократить временные затраты на их передачу по цепочке обработки и согласования до момента подписания. Согласование документов ускорилось в 5 раз.
В системе реализован механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей по электронной почте о поставленных задачах и установленных сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у каждого сотрудника. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
Начальник отдела информационных технологий ОАО «Новосибирское Карьероуправление» Вячеслав Хворостенюк поделился результатами проекта: «Система электронного документооборота, созданная с помощью решения „1С:Документооборот“, помогла нашему предприятию решить актуальные вопросы: создано единое хранилище документов, значительно упрощен их поиск, к минимуму сведена потеря оригиналов. Это позволило нам работать быстрее. Реализован механизм контроля сроков редактирования документов и исполнения поручений. Тем самым руководители могут легко контролировать исполнение поставленных задач. Для географически удаленных подразделений система стала незаменимым рабочим инструментом: все действия выполняются в электронной версии документа, отпала необходимость снимать бумажные копии и доставлять их в региональные представительства. Тем самым экономятся значительные средства на покупку бумаги и бензина».
