Корпорация ЭЛАР реализовала проект разработки дополнительного функционала платформы «ЭЛАР Саперион» в «КОМОС ГРУПП». Благодаря новым возможностям электронного архива оптимизирована процедура предоставления необходимых документов по требованию Федеральной налоговой службы.

В конце 2014 года в «КОМОС ГРУПП» менее чем за месяц была внедрена система электронного архива на программном обеспечении «ЭЛАР Саперион», которая позволила в короткие сроки перейти от бумажной документации к цифровым копиям документов, и обеспечила возможность оптимизации процессов бухгалтерского учета и финансового контроля в холдинге. Была упрощена процедура подбора материалов для налоговой отчетности и сокращены временные затраты на подготовку ответов по требованиям проверяющих органов.

«Развитый дополнительный функционал автоматической подборки документации для ФНС позволяет существенно снизить время на подготовку документов в ответ на запросы от налоговых органов, — прокомментировала заместитель главного бухгалтера по бухгалтерскому учету „КОМОС ГРУПП“ Наташа Кашина. — Раньше, чтобы найти документы по запросу, необходимо было найти папки с запрашиваемыми документами (а они могли быть в архиве). Затем в папке подобрать необходимые документы, откопировать их, заверить каждый документ („верно“, подпись, расшифровка подписи, печать), отсканировать в формате PDF и оформить опись. Объем потраченного времени на подборку документов в бумажном виде зависел от запроса налогового органа. На сегодняшний день все достаточно просто. Заходим в электронный архив, ставим необходимые фильтры в соответствии с запросом и нажимаем клавишу „выгрузить в налоговый орган“. В сети автоматически формируется папка с выгруженными документами (заверенными и в формате PDF) и описью этих документов».

Электронный архив «КОМОС ГРУПП» является единым хранилищем 840 000 документов и позволяет легко ориентироваться в большом объеме данных. Переведенные в цифровые копии бумажные массивы агрохолдинга, электронные образы новых документов индексируются и загружаются в электронный архив, обеспечивая сохранность первичной документации.

«Поиск информации в бумажном архиве, создание, заверение копий и другие сопутствующие процедуры зачастую требуют немалого количества рабочего времени сотрудников ответственных подразделений. Помимо сокращения сроков подготовки к налоговым проверкам, исключены риски штрафных санкций со стороны налоговой за предоставление неполной информации. „КОМОС ГРУПП“ обеспечен инструментом оперативного реагирования на запросы контролирующих органов», — отметил руководитель проектов ЭЛАР Дмитрий Князев.