Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Рязани был начат в мае 2013 года. Основной задачей являлось создание у заказчика единой системы автоматизации документооборота с постепенным переходом к внутреннему безбумажному и юридически значимому документообороту. В настоящее время в СЭД «ДЕЛО» работает порядка 130 специалистов, рабочими местами обеспечены все ключевые звенья документооборота аппарата администрации, а также каждое структурное подразделение. Высшее руководство пользуется мобильным приложением «АРМ Руководителя». Работы по развитию системы, техническую и методическую поддержку осуществляет ГК «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».

Реализация проекта была начата в мае 2013 года, когда стартовал его подготовительный этап. Как рассказала Любовь Петрушина, заместитель начальника управления — начальник отдела документационного обеспечения управления делами аппарата Администрации города Рязани, в рамках первой очереди проекта были проведены работы по подготовке к внедрению: создание рабочей группы проекта, разработка концепции построения и развития электронного документооборота и регламента электронного документооборота администрации города Рязани, разработка технического задания создания СЭД. Далее в ходе пилотного проекта в опытную эксплуатацию был запущен один процесс прохождения документов: система была развернута на сервере и клиентском месте заказчика, маршрут настроен согласно техническому заданию. В рамках этого этапа были рассмотрены технологические возможности системы «ДЕЛО» применительно к функциям документооборота Администрации города Рязань. Отмечена гибкость системы, ее масштабируемость, возможность многовариантности решений, соответствие классической схеме документооборота, принятой в Администрации.

В конце 2013 — начале 2014 года началось масштабирование системы и включение в единый документооборот всех подразделений Администрации (в общей сложности 70 рабочих мест). Программное обеспечение системы на втором этапе проекта было установлено в управлении делами и в приемных руководства Администрации города Рязани, у работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и за регистрацию документов по предоставлению муниципальных услуг. В части обучения был заранее определен уровень подготовки будущих пользователей системы, выявлены функциональные обязанности сотрудников в предполагаемой модели документооборота, использованы специальные программы обучения для пользователей и системных технологов системы и методические материалы, а также разработаны специальные инструкции по работе в системе и сформирован план-график обучения. Любовь Петрушина отмечает, что второй этап положил начало постепенному переходу к внутреннему безбумажному документообороту заказчика.

30 января 2014 года распоряжением Администрации города Рязани информационная система электронного документооборота «ДЕЛО» была введена в постоянную эксплуатацию.

В 2014-2015 годах прошел третий этап проекта, в ходе которого система получила новое развитие, а количество рабочих мест выросло до 130. С помощью мобильного приложения «АРМ Руководителя» был организован доступ в систему для Главы Администрации и его заместителей. «Широкий спектр возможностей системы „ДЕЛО“ привлек внимание руководителей Администрации (главу и его заместителей), вследствие чего было принято решение о включении их в работу в системе. По итогам тестирования ряда мобильных приложений для разных операционных систем выбор был сделан в пользу мобильного приложения „АРМ Руководителя“ под Windows 7 (дает возможность работать как на планшете, так и на ноутбуке, а также на стационарном компьютере). Было закуплено 6 приложений „АРМ Руководителя“ для всех высших должностных лиц», — рассказала руководитель отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота ГК «СофтЭксперт» Елена Пономарева.

В настоящее время в СЭД «ДЕЛО» работает 130 специалистов Администрации города Рязани, в том числе 6 высших должностных лиц. Рабочими местами обеспечены все ключевые звенья документооборота аппарата Администрации, а также каждое структурное подразделение. «В системе осуществляется перевод документов с бумажных носителей в электронные документы и автоматическое прикрепление электронного документа к необходимой регистрационной карточке с помощью опции „Поточное сканирование“, согласование и подписание проектов документов в электронном виде (разрешение на строительство, постановления и распоряжения Администрации города Рязани, договоры, соглашения, служебные письма). Обеспечивается настройка регистрационных карточек системы конкретно для различных видов документов: например, настройка дополнительных реквизитов рубрик „Классификатора“ позволяет более подробно узнать информацию о вопросах, содержащихся в документах и о результатах их рассмотрения. На тему работы в системе неоднократно проводились методические семинары, рабочие встречи с работниками администрации города Рязани», — рассказала Любовь Петрушина.

Работа с опцией «АРМ Руководителя» осуществляется главой Администрации города Рязани, заместителями главы администрации на планшетных компьютерах. «Все руководители Администрации города Рязани включены в процесс работы в системе. Синхронизация основных операций (утверждение резолюции, рассмотрение и согласование документов) с СЭД обеспечивает оперативность принятия решений. Высоко отмечена возможность работы в „АРМ Руководителя“ в режиме offline, когда все решения по документам автоматически передаются в СЭД при восстановлении доступа к сети», — добавили в «СофтЭксперт».

Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в Администрации и в настоящее время. «В перспективах проекта — расширение рабочих мест системы (возможно приобретение безлимитной лицензии), увеличение количества опций „АРМ Руководителя“, приобретение и установка большего количества опций „Печать штрих-кода“. Также мы планируем осуществить интеграцию СЭД с порталами муниципальных и государственных услуг, с системами электронного документооборота сторонних организаций», — резюмировала Любовь Петрушина.