Пакет офисных приложений Microsoft Office знаком нам так давно, что кажется, будто он был всегда, а его лидирующее положение на рынке было предопределено «свыше». На самом деле это не так. Office вышел в лидеры в первой половине
Попытки «догнать и перегнать» MS Office предпринимались неоднократно, в том числе такими серьезными игроками, как IBM и сообщество Open Source. В конце прошлого десятилетия на этот рынок активно вышла компания Google, представившая набор офисных онлайновых сервисов, который принес ей определенный локальный успех. Но в целом MS Office продолжает удерживать лидирующие позиции и, более того, расширяет свое присутствие, в том числе в виде облачного и мобильного решения.
В чем же секрет «вечной молодости» офисного пакета Microsoft? Многие оппоненты Microsoft объясняют это диктатом монополиста или даже законодательными привилегиями. На самом же деле никакого секрета нет — необходимо отвечать постоянно растущим потребностям пользователей, эффективно воплощать появляющиеся новые технологические возможности.
Выпуск в начале осени 2015 г. очередной версии офисного пакета — Microsoft Office 2016 — еще раз подтвердил правильность этих ожиданий.
Office 2016 — что нового
Для начала уточним: мы будет говорить о хорошо известных приложениях Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Visio, Project, к которым в версии 2016 прибавились новые прикладные онлайновые сервисы Sway и Delve, а также облачное хранилище OneDrive. Все эти приложения доступны в виде как автономных продуктов, так и различных по составу приложений редакций Office. Кроме традиционной лицензионной модели приобретения (бессрочная лицензия) есть схемы подписки, в том числе в варианте Office 365.
Естественные вопросы при выходе новой версии любого программного продукта — что нового появилось в нем, насколько реализованные новшества полезны для пользователя, будут ли оправданы усилия (и, возможно, финансовые затраты) по миграции? Отвечая на эти вопросы, сразу отметим, что Office 2016 не предъявляет более высоких требований к вычислительной мощности ПК по сравнению с версией 2013. Разумеется, поддерживается полная совместимость с предыдущими версиями по форматам файлов. Для подписчиков Office 365 переход на последние версии приложений выполняется бесплатно.
Если говорить об Office 2016 на качественном уровне, то его развитие определяется двумя ключевыми объективными требованиями:
- повышение персональной производительности труда каждого пользователя;
- обеспечение возможности эффективной работы пользователя в современном информационном пространстве, которое характеризуется распределенностью, мобильностью и гетерогенностью.
Чтобы соответствовать этим вызовам времени, основные новшества Office 2016 заключаются в следующем:
- развитие средств поддержки групповой работы и взаимодействия с коллегами и контрагентами;
- кросс-платформенная реализация основных приложений Office 2016 для всех популярных операционных сред (Windows, Mac OS X, Windows Phone/Mobile, iOS и Android);
- тесная интеграция с облачными сервисами Microsoft, включая облачное хранилище OneDrive;
- расширение аналитических возможностей пакета;
- различные варианты покупки и использования (приобретение бессрочных лицензий и подписка).
Кроме того, в новом пакете появились дополнительные возможности для персонализации и настройки внешнего вида приложений. Чтобы пользователю было удобнее работать одновременно с несколькими приложениями, программы теперь имеют разные цвета рамок: Word — синюю, Excel — зеленую, а PowerPoint — красную.
Новички офисного семейства
С выходом Office 2016 семейство офисного ПО Microsoft пополнилось двумя новыми членами — приложениями Sway и Delve. Первое из них было анонсировано в автономном предварительном варианте еще пару лет назад, второе стало доступно только сейчас.
Sway предназначено для простого и быстрого создания презентаций и в этом плане является как бы облегченным вариантом PowerPoint. Но при этом приложение реализовано таким образом, что для целого ряда задач имеет преимущества по сравнению со «старшим братом», в частности, оно вобрало в себя некоторые возможности OneNote, Word и Excel. Основное назначение Sway — представление информации (файл, клиентское устройство, электронная почта, облачное хранилище и пр.) в удобном для восприятия виде с минимальными усилиями и без лишних временных затрат. Такой инструмент нужен и студенту, и офисному работнику (например для демонстрации результатов своей работы). В презентацию можно легко добавить фотографию, видеоролик YouTube, ссылку на статью Википедии, диаграмму из Excel, печатный или рукописный текст. Пользователь может выбрать стиль результирующего документа, в частности сделав его в формате журнала или блога. Результаты работы можно сохранять на портале Sway.com, потом делиться ими с друзьями и коллегами, а также совместно с последними редактировать файл (совместная работа особенно удобна при наличии в организации подписки на Office 365). Реализация Sway в виде онлайнового сервиса позволяет работать с ним из любой точки, где есть подключение к Интернету. Так, используя мобильный доступ, инженер-строитель непосредственно на строительной площадке может создавать презентацию или редактировать уже существующую, включая в нее фотографии стройки и дополняя их описанием объекта.
Онлайновый инструмент Delve ориентирован на решение ряда аналитических задач, в том числе в режиме совместной работы. В его основе лежит алгоритм Office Graph, способный выявлять взаимосвязи между людьми на основе разного рода информации, включая почерпнутую из электронной почты и социальных сетей (внутренних и внешних). Исходя из индивидуальных потребностей конкретного пользователя, сервис анализирует информацию и автоматически выбирает релевантный контент из различных источников информации (SharePoint, OneDrive, Yammer или внешних веб-сайтов). Этот сервис можно использовать автономно, а также автоматически из различных приложений Office при решении подобных аналитических задач, например когда нужно найти коллег, способных помочь вам при решении конкретной проблемы.
«Безопасность — главный приоритет»
Сегодняшний ритм корпоративной работы требует от сотрудников постоянно находиться на связи и быть готовыми решать рабочие задачи в любое время. При этом взаимодействие осуществляется через разного рода коммуникации и с помощью устройств, которые подвержены риску нежелательного вторжения посторонних лиц. В этой распределенной гетерогенной среде традиционная модель защиты по периметру уже не работает, поскольку нет самого периметра. Поэтому защищать приходится не границу, а конкретные объекты, в данном случае — информационные. В Office 2016 это реализуется с помощью механизма Rights Management System (система управления правами доступа), который впервые стал доступен всем пользователям Office на всех программных платформах — Windows, Android, iOS и Mac. С его помощью настроить политику безопасности можно не только для электронного письма в Outlook, но и для каждого файла отдельно. Например, можно указать, какая группа сотрудников получит полный доступ к тому или иному документу, а другим запретить распечатывать, сохранять или передавать его на посторонний адрес. Кроме того, в Office 2016 на уровне каждого отдельного документа реализована система Data Loss Protection, предупреждающая пользователя о том, что он хочет отправить третьему лицу файл с важными данными.
В новой версии Office также упрощено управление корпоративными мобильными устройствами. Например, в организации, использующей подписку Office 365, администратор сможет удаленно закрывать доступ к сети уволившимся сотрудникам. А инструмент Background Intelligence Transfer Service (BITS) предоставляет расширенные возможности управления трафиком компании и предотвращения перегрузки сети.
Кроссплатформенность — все платформы и устройства
Office 2016 — это первая версия пакета, основные приложения которого можно использовать практически на всех применяемых сегодня клиентских системах, работающих под управлением Windows, Android или ОС от Apple (Mac и iOS). Конечно, функционал и дизайн приложений для разных платформ несколько различается (самый полный — для настольной Windows), но при этом гарантируется полная совместимость документов по форматам файлов. Например, создав презентацию в PowerPoint на ПК в офисе, вы сможете доработать ее на iPad по дороге домой. Все документы при этом будут идентичны, и их не придется конвертировать. Не изменятся и интерфейсы приложений: Word будет выглядеть одинаково на Android-планшете, iPad и ноутбуке с Windows 10.
Совместная работа и взаимодействие — на новый качественный уровень
Для выполнения служебных обязанностей сотрудникам компаний и организаций сегодня приходится тесно взаимодействовать с коллегами. Именно поэтому создание возможностей для более эффективной коллективной работы — одно из основных направлений развития Microsoft Office.
Не случайно в приложениях Office 2016 появилась иконка «Общий доступ». С ее помощью можно быстро — буквально в три клика — сохранить документ в облаке и предоставить права чтения или редактирования другому пользователю. Если раньше совместное редактирование документов Word в режиме реального времени было доступно только в веб-версии, теперь можно продолжать использовать приложение на пользовательском устройстве и видеть изменения, которые вносят коллеги. В Outlook можно прикрепить к письму документ из облачного хранилища, ассоциируемый со ссылкой (такие вложения маркированы изображением облака), и вашему адресату всегда будет доступна его актуальная версия. В PowerPoint появился отличный инструмент быстрого выбора между различными версиями одного слайда, возникшими в процессе совместного создания презентации. И таких примеров улучшения средств коллективной работы в Office 2016 можно найти еще много.
Повышение интеллекта и уровня интеграции приложений
Развитие ИТ идет в сторону повышения уровня интеллектуальности решаемых задач. «Умные» технологии помогают пользователю эффективнее выполнять задания, предугадывая его намерения и предлагая оптимальные варианты. На панели задач Office 2016 появился инструмент «Помощник» (в английской версии он называется «Tell me»), сразу предлагающий возможные варианты в процессе ввода запроса пользователем. Технологии машинного обучения обеспечили возможность интеллектуального поиска в текстовых документах Office 2016: наведя курсор мыши на какое-либо слово, можно найти информацию о нем в Интернете, при этом система проанализирует контекст и выдаст подходящий по смыслу результат. А сортировщик входящих сообщений Clutter, также использующий технологии машинного обучения, позволяет автоматизировать процесс сортировки писем (по темам, по приоритетам), что наверняка оценят бизнес-пользователи, которые получают по сто и более писем в день.
Традиционно сильная стороны офисного пакета Microsoft — глубокая интеграция приложений. Новые шаги в этом направлении были сделаны и в Office 2016. Например, пользователю больше не нужно создавать отдельную вкладку для каждой задачи: открыв карточку контакта в Outlook, можно тут же нажать на кнопку «Звонок по Skype» и быстро связаться с нужным человеком. А если вам не хватает контекста для письма, статьи или заметки, необязательно переходить в окно браузера: правая клавиша мыши открывает меню с пунктом «Интеллектуальный поиск» — незаменимым инструментом для всякого пишущего человека.
Excel — аналитический инструмент для новичков и профессионалов
Приложение Excel уже давно признано на рынке не только самым популярным, но и во многом самым передовым инструментом аналитической обработки данных. В версии 2016 появилась функция «быстрого анализа»: она предлагает на лету отредактировать введенную информацию, найти формулу и представить данные в виде диаграммы. Инструментарий для работы с диаграммами также получил существенное развитие. Значительно расширен их выбор, появилось несколько новых интересных форматов (в частности, солнечные лучи и древовидная). Кроме того, все диаграммы в приложении теперь интерактивные. Это значит, что, просматривая документ, можно выбрать, какая информация будет отображена, а какая — скрыта, менять названия столбцов, а также добавлять контент из других систем (например, CRM).
Встроенные аналитические возможности Excel можно расширять дополнительными инструментами. В составе Office 2016 стали доступны такие новые средства: Power Query (надстройка Excel для анализа информации, упрощения поиска, объединения и уточнения данных) и Power Pivot (уникальный инструмент для анализа и визуализации данных, который позволяет создавать собственные системы бизнес-аналитики средствами Excel).
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ MICROSOFT
