Консалтинговая группа «ФИНЭКС», генеральный партнер DIRECTUM, совместно с бюджетным учреждением Вологодской области «Центр информационных технологий» завершили внедрение системы DIRECTUM в Правительстве Вологодской области. Автоматизация объединила 32 ведомства и ускорила документооборот Правительства.
Правительство Вологодской области — высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему органов исполнительной государственной власти Вологодской области образуют 19 департаментов, 5 комитетов и 3 управления. Также в ее структуру входят 3 инспекции и 2 представительства, которые являются самостоятельными юридическими лицами.
Проект стартовал в сентябре 2013 года. В первую очередь команда внедрения должна была в максимально короткие сроки разработать модель информационной системы и внедрить реализованные бизнес-процессы во всех ОИГВ Вологодской области.
По завершении первого этапа внедрения в декабре того же года была создана модель новой системы электронного документооборота, проведено обучение 685 пользователей, импортированы данные из прежней СЭД, а к системе подключены все ОИГВ области.
С конца 2013 года в автоматизированной системе электронного документооборота (АСЭД) на базе DIRECTUM ведутся: регистрация входящей и исходящей корреспонденции; подготовка, согласование исходящих и внутренних документов; выдача и контроль поручений должностными лицами ОИГВ области; организация и проведение совещаний; договорная работа; согласование, регистрация, рассылка и исполнение нормативно-правовых актов; работа с обращениями граждан и организаций.
Помимо этого, была налажена интеграция новой АСЭД на платформе DIRECTUM с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), разработано и настроено решение для автоматической отправки и регистрации служебной корреспонденции во всех ОИГВ Вологодской области, а также разработаны отчеты исполнительской дисциплины.
На втором этапе внедрения, стартованном в январе 2014 года, на базе бюджетного учреждения Вологодской области «Центр информационных технологий» (БУ ВО «ЦИТ») была создана служба технической поддержки АСЭД. Помимо поддержки пользователей служба осуществляет администрирование и развитие АСЭД и инфраструктуры.
В этот же период было запущено решение «Система оценки эффективности работы государственных служащих». Оно включает различные показатели эффективности труда сотрудников ведомства: от соблюдения сроков и качества исполнения до личного вклада и дисциплинированности. На основе данных, полученных в разрезе показателей, формируются отчеты как по конкретному работнику, так и по подразделению.
В октябре 2014 года команда внедрения разработала модель подключения к АСЭД внешних корреспондентов. В их число входят органы местного самоуправления и подведомственные учреждения ОИГВ области. Разработанный механизм позволяет в короткий срок и без глубокой доработки подключить к АСЭД любую внешнюю организацию.
В результате развития системы: к работе в АСЭД подключено 26 муниципальных районов и 94 сельских поселений области; произведена интеграция АСЭД со сторонними системами 2 городских округов области; проведено обучение более 2000 пользователей; реализован обмен служебной корреспонденцией между системой и внешними корреспондентами; автоматизирована выдача поручений должностным лицам внешних корреспондентов; разработан механизм автоматической регистрации писем от внешних корреспондентов в АСЭД с отправкой на рассмотрение должностному лицу ОИГВ области; доработан веб-клиент DIRECTUM в части ограничения доступа внешних корреспондентов к информации, не относящейся к компетенции органов местного самоуправления и подведомственных учреждений.
В итоге территориальное присутствие АСЭД в области значительно расширилось.
Количество подключенных к АСЭД пользователей за год эксплуатации системы увеличилось в 2 раза и превысило 2500 человек. В системе работают все заместители Губернатора, 32 ОИГВ Вологодской области, 10 структурных подразделений Правительства, 26 органов местного самоуправления, а также 94 сельских поселения. На текущий момент идет работа по оставшемуся 101 сельскому поселению.
Реализован обмен электронными документами с федеральными ведомствами и администрациями других субъектов РФ.
При увеличении количества выданных поручений должностными лицами ОИГВ области уровень исполнительской дисциплины значительно вырос. Если до внедрения DIRECTUM нарушение сроков исполнения достигало 23% от общего количества выданных поручений, то сейчас показатель сократился до 13%.
На 2016 год в Правительстве запланирован ряд мероприятий по развитию АСЭД: внедрение мобильного приложения для работы высших должностных лиц; переход на новую версию МЭДО; интеграция АСЭД с Законодательным собранием ВО; переход всех ОИГВ на работу с обращениями граждан в АСЭД; интеграция АСЭД с Интернет-ресурсами Правительства Вологодской области: сайтом Правительства области, мобильным приложением «Вопрос Губернатору», online-приемной губернатора; подключение всех сельских поселений области.
Эти мероприятия инициированы на самом высоком уровне и находятся на контроле у губернатора.
АСЭД Вологодской области сегодня не просто одна из самых масштабных информационных систем региона, а эффективный инструмент работы любого государственного служащего области.
