Компания «СпецТранс-Сервис» перевела договорную деятельность в DirectumRX. Автоматизация охватила 3 офиса — теперь все документы хранятся в общей базе, а сотрудники взаимодействуют в рамках единой системы.
ООО «СпецТранс-Сервис» работает на рынке оптовой и розничной торговли нефтепродуктами с 2005 года. Приоритетными направлениями деятельности являются продажа сезонного дизельного и печного топлива, бензинов, авиационного керосина и мазута, а также перевозка продуктов нефтепереработки. Предприятие работает с крупными региональными трейдерами и ведущими производителями нефтепродуктов Западной Сибири.
Деятельность компании сопряжена с большим объемом договорных документов: на данный момент в организации насчитывается более 2000 действующих договоров. До недавнего времени все они велись в разрозненных программах, согласовывались по почте или в бумажном виде — и, как следствие, часто путались и терялись. Все усложнялось тем, что компания имеет распределенную структуру, а в согласовании участвуют представители из разных офисов.
Для упрощения работы юридического отдела руководство «СпецТранс-Сервис» приняло решение внедрить систему электронного документооборота, которая позволила бы:
· организовать хранение договоров;
· обеспечить прозрачность и оперативность согласования документов;
· выстроить взаимодействие между филиалами.
Из представленных на рынке программных продуктов компания отдала предпочтение системе DirectumRX. Важным критерием стала возможность организации удаленной и территориально-распределенной работы. Среди преимуществ также были отмечены удобный интерфейс и невысокая цена.
Беседа Ольга Викторовна, начальник юридического отдела «СпецТранс-Сервис», отметила: «Нам была нужна система, которая в первую очередь позволила бы обеспечить прозрачность согласования документов между офисами. DirectumRX полностью закрывает эту потребность — теперь все договоры хранятся в единой базе, благодаря удобному поиску нужный документ можно найти за несколько секунд, а по карточке легко отследить на каком этапе согласования и у кого он сейчас находится».
Компания выбрала внедрение собственными силами — настройка системы возможна самостоятельно с использованием справки. Специалисты DirectumRX оказывали минимальную консультационную поддержку. Сотрудники прошли обучение по курсам администрирования, а также по использованию модулей «Договоры» и «Делопроизводство».
На данный момент в DirectumRX работает 40 человек — юристы переносят нужные им документы в систему и по свободному маршруту согласовывают договоры, идет активное выстраивание бизнес-процессов и оптимизация регламентов. В планах — расширение круга пользователей, автоматизация канцелярии, а также подключение к мобильному приложению DIRECTUM Jazz, которое позволит получать актуальную информацию в режиме 24/7.
