Компания OCS, один из крупнейших российских дистрибуторов ИТ-оборудования и бытовой техники, сообщила о выходе на промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота (ЭДО) юридически значимых документов (счет-фактура, товарная накладная, акт приемки) «Контур.Диадок». Теперь процесс обмена этими документами с компаниями-партнерами станет удобным, надежным и менее затратным.
Партнерская сеть OCS насчитывает более 8000 ИТ-компаний, которые работают в 600 городах РФ. Заказы партнерской сети обрабатывают более 100 человек в коммерческом департаменте и порядка 300 человек в бухгалтерском блоке. Важно отметить, что заказом может являться как партия простых принтеров, так и совокупность оборудования для построения ИТ-инфраструктуры промышленного объекта. В первом случае заказ может оформляться в онлайн-системе самостоятельно, во втором случае для составления коммерческого предложения может проводиться исследование объекта и составление экспертного заключения специалистов смежных департаментов. Когда количество ежедневно создаваемых комплектов документов перешло тысячный рубеж, в компании решили автоматизировать процессы создания и обмена документами.
К решению заняться автоматизацией процесса ЭДО юридически значимых документов с внешними партнерами в компании пришли в апреле 2015 года. В течение полугода были проанализированы бизнес-процессы и готовность информационной системы к новому инструментарию, смоделирован процесс интеграции нового модуля в ИТ-инфраструктуру, проведены все организационные работы, выбран подрядчик. В ERP-системе Microsoft Dynamics AX была сделана функциональность для работы с API системы «Контур.Диадок». В подготовительной работе участвовали специалисты трех департаментов OCS — бухгалтерского, юридического и ИТ.
При выборе компании-оператора учитывалось несколько факторов. Важное значение имели: опыт работы, возможности интеграции с различными ERP-системами, представленность в регионах, работа не только с юридически значимыми документами, но и обмен данными EDI, оперативное оказание технической поддержки, гибкость тарифной политики и др. Изначально круг претендентов состоял из семи компаний, после более детального исследования коммерческих предложений он сузился до трех компаний. В конечном итоге выбор пал на компанию «СКБ Контур» и ее систему «Контур.Диадок».
Совместными усилиями компаний OCS и «СКБ Контур» были проведены все интеграционные работы между ERP-системой Dynamics AX и «Контур.Диадоком». После обучения специалистов и прохождения испытательного периода осенью 2015 г. система была готова к тестовой эксплуатации. В течение следующих шести месяцев проводилась обкатка всех основных процессов, шли переговоры с партнерами, изучались возможные варианты взаимодействия, обсуждались узкие места процесса ЭДО. В апреле 2016 года начались работы с первым партнером по взаимоотношениям на базе ЭДО.
Спустя полгода промышленной эксплуатации компания OCS готова перевести на ЭДО всех своих партнеров.
