Компания «МайТэк» завершила процесс внедрения ECM-системы DIRECTUM в АО «НИИнефтепромхим». Реализация работ осуществлялась на базе четырех модулей: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия» и «Управление договорами».
Поэтапная автоматизация документооборота охватила девять бизнес-процессов: рассмотрение входящих документов; подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем; исполнение и контроль поручений; согласование и исполнение служебных записок; согласование и исполнение приказов и распоряжений; согласование внутренних регламентов, положений и инструкций; заявки на командировку; заявления на отпуск, отгул, увольнение; согласование и исполнение договорных документов.
В настоящее время в СЭД активно работают все сотрудники, чьи функции напрямую связаны с документооборотом АО «НИИнефтепромхим». Локальный доступ к системе осуществляется через рабочие компьютеры сотрудников, удаленный — через мобильное приложение DIRECTUM Jazz и веб-доступ. В основном мобильное приложение использует руководящий состав НИИ, так как разъездной характер работы требует удаленного управления процессами. А мобильные решения помогают оставаться в курсе дел, оперативно отвечать на вопросы и ставить задачи на любом расстоянии от офиса.
«В целях динамичного развития, повышения эффективности деятельности, организации взаимодействия между сотрудниками и структурными подразделениями, а также систематизации большого потока документооборота руководством
АО „НИИнефтепромхим“ было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Система DIRECTUM позволила нам систематизировать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы, сделать их прозрачными и понятными для сотрудников. В настоящее время сотрудники, задействованные в бизнес-процессах, пользуются системой DIRECTUM, более того, предлагают идеи по совершенствованию имеющихся бизнес-процессов, а также автоматизации новых процессов нашей компании. Особо хочется отметить, что сотрудники НИИ, работающие с истоков его образования, также с успехом освоили систему DIRECTUМ», — прокомментировала итоги внедрения Галина Сафонова, начальник отдела по организации работы с документами.
Система DIRECTUM в НИИ будет масштабироваться и функционально развиваться. В ближайшей перспективе — автоматизация новых рабочих мест и процессов.
