Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) является одним из крупнейших федеральных архивов страны, в котором хранятся документы как современной истории страны, так и прошлых эпох. Как и для любого другого архива, задачей ГА РФ является не только сохранение, но и обеспечение возможности работы с документами. Вторая задача особенно важна. И ключевую роль в ее решении сегодня играет использование современных ИТ-средств. О том, как ведется эта работа в ГА РФ, с какими проблемами сталкивается архив и какие задачи предстоит решить в ближайшей перспективе, директор ГА РФ Лариса Роговая рассказала корреспонденту PC Week Ольге Звонаревой.
PC Week: Какую роль в работе ГА РФ играют ИТ-средства?
Лариса Роговая: На сегодня в архиве собрано и хранится около 7 млн. дел. Со всем этим огромным объемом документов активно работают и наши специалисты, и разные категории внешних пользователей. Можно уверенно сказать, что развитие всей мировой архивной отрасли — и Россия тут не исключение — в последние годы определяется именно все более широким использованием ИТ-средств. Это касается и вопросов хранения, и обеспечения доступа к документам. В нашем читальном зале можно работать как с традиционными бумажными документами, так и с электронными. С 2009 г. информационные ресурсы электронных путеводителей и электронных описей стали доступными нашим пользователям.
Переход к электронным методам работы с архивом мы начали еще двадцать лет назад, первой задачей была ретроконверсия существующего научно-справочного аппарата (НСА) в цифровой формат. С того времени все виды НСА создаются только в электронном формате. Это существенно упрощает поисковую и справочную работу архива, учитывая большое число поступающих к нам запросов от различных государственных структур и граждан. Кроме того, у всех передаваемых сегодня в архив описей обязательно есть электронный вариант, что прописано в договоре передачи дел на государственное хранение, который сразу пополняет нашу информационно-поисковую систему (ИПС), становясь доступным и в читальном зале, и в интернет-ресурсах. Цифровая ИПС «Электронные описи ГА РФ» была полностью сформирована в 2014 г.
PC Week: А что изменил цифровой подход для пользователей?
Л. Р.: В наших читальных залах всегда работает много исследователей. С 2009 г. их регистрация ведется только в электронном формате, в нашей ИПС их вниманию представлены все описи и оцифрованные документы. Конечно, это сильно облегчает поиск и заказ необходимых документов.
PC Week: Могут ли пользователи удаленно работать с документами архива?
Л. Р.: В 2009 г. ГА РФ к своему
PC Week: Но заказать удаленно документы можно?
Л. Р.: Да. И это очень удобно, в особенности для иногородних и иностранных пользователей, которые, отсмотрев электронные описи дома, делают заказ, а к их приезду дела уже находятся в читальном зале. К примеру, сейчас мы наблюдаем активный интерес к генеалогической информации: за последнее время резко возросло число заказанных электронных копий по этой тематике. Так, в прошлом году было выдано по запросам исследователей около 17 тыс. образов таких электронных документов. Их также можно получить по электронной почте, и нами это только приветствуется.
PC Week: Расскажите, пожалуйста, с какими другими иностранными и российскими архивами вы сотрудничаете?
Л. Р.: У ГА РФ довольно тесные контакты со многими национальными архивами мира. Были проекты межархивного сотрудничества с Гуверовским институтом войны, мира и революции, Бахметьевским институтом и другими центрами — где хранятся большие коллекции документов по истории России. В рамках заключенных с ними договоров проводился обмен информацией в виде микрофильмов, мы получили порядка 8 млн. кадров, столько же было передано в зарубежные архивы. Теперь и они представлены в нашем читальном зале. Есть действующие договора с национальными архивами Германии, Финляндии, Кореи, с Венгерским архивным институтом и др.
Также проводится большая работа в России по комплектованию архивов субъектов Российской Федерации документами по истории региона. В частности, это касается Архивного управления Чеченской республики, где в годы военных кампаний часть документов была утрачена. После согласования перечней выявленных документов мы туда передаем их электронные образы.
PC Week: Как ГА РФ выглядит на фоне зарубежных коллег? Какие их достижения вас привлекают?
Л. Р.: На последних двух Международных конгрессах архивов много говорилось об облачных технологиях. Мы таким похвастаться пока не можем. Кроме того, стало очевидным, что в архивах мира уже
PC Week: Получается, вы пока принимаете на хранение преимущественно бумажные документы?
Л. Р.: Да, в основном мы принимаем на хранение документы на бумажной основе. В электронном формате мы приняли на хранение материалы двух переписей: Всероссийскую перепись населения 2002 г. и сельскохозяйственную перепись 2006 г. Бумажных аналогов этих документов нет. Электронный формат позволяет нам хранить их вечно. Конкретно для этих документов разработаны методические рекомендации по хранению, которые в перспективе, возможно, станут базовыми для других электронных подлинников. Над этим продолжаем работать, и на повестке дня стоят вопросы нормативного регулирования работы с ЭДО.
PC Week: Каково процентное соотношение бумажных и электронных документов, хранящихся в архиве?
Л. Р.: Электронных — 5%. И это не подлинники документов, а их электронные образы. Подлинников у нас на сегодня, думаю, 0,01% — это как раз две переписи.
PC Week: Что, по вашему мнению, необходимо сделать, чтобы этот процент увеличился?
Л. Р.: Увы, пока нет закона об электронном документе, который определил бы единый формат и регламент работы с электронными документами. Нет четкого понимания, что такое единица хранения и единица учета электронного документа. В этой связи основательное методическое сопровождение этого вопроса — также одна из главных задач. Учитывая повсеместное использование электронного документооборота, это вопрос будущего формирования Архивного фонда РФ.
И конечно развитие электронных ресурсов напрямую связано с финансированием — это ключевая проблема. Необходимо обновление нашего компьютерного парка.
PC Week: Тем не менее прием электронных документов неизбежен. Какие проблемы в этой связи возникают уже сегодня?
Л. Р.: В этом году мы проводили анкетирование среди наших источников комплектования, а это 278 организаций, в числе которых органы законодательной и исполнительной власти. Результат показал, что 80% организаций имеют электронные документы. И тут, вновь встает проблема единого для всех организаций формата электронного документа. По действующим правилам организации будут хранить у себя весь этот массив 15 лет. Но, учитывая общую проблему нехватки площадей, мы вполне возможно должны будем получить их и раньше. А для этого нам понадобится ЦОД.
PC Week: По результатам общения с представителями архивной отрасли нередко возникает ощущение непонимания разной сути бумажного и электронного документа. Что вы думаете по этому поводу?
Л. Р.: Безусловно, у электронного и бумажного документа суть разная. И различны принципы учета и хранения. Нами закуплены специальные электронные библиотеки, чтобы хранить то, что получено и существует только в электронном формате.
PC Week: Электронная подпись также необходима?
Л. Р.: Это тоже проблема. На сегодня далеко не все организации имеют электронную подпись, что уж говорить о гражданах. По запросам частных лиц невозможно идентифицировать заявителя. Но мы принимаем и такие запросы. И заявитель в любом случае получит ответ, в том числе и на бумаге, в том случае, если он указал почтовый адрес.
PC Week: Это обязательное правило — дублировать ответ на бумаге?
Л. Р.: Для ответов гражданам по запросам социально-правового характера — обязательно. Особенно, когда речь идет о подтверждении стажа, зарплаты, каких-то льгот, полученных наград. Архивная справка на сегодняшний день даже органами социального обеспечения пока принимается только в бумажном формате. Для оперативности мы отправляем им искомую информацию по электронной почте, но вслед обязательно пойдет официальный ответ на бланке. Есть организации, которые не требуют бумажного аналога, и мы общаемся с ними только в электронном формате и без использования электронной подписи. Но это относится к тем из них, с кем существует договоренность, которая предполагает оговоренный канал связи и заявителю от нас нужна только информация о наличии документов. Конечно, таким образом взаимодействовать гораздо удобнее и быстрее, тем более, когда речь идет о переписке с регионами. Ведь не секрет, что письмо, отправленное обычной почтой, не всегда доходит до адресата. Иной раз приходится дублировать ответ два-три раза.
PC Week: Какие еще ИТ-задачи решаются в ГА РФ?
Л. Р.: Одна из главных задач на сегодняшний день — компьютеризация всех процессов архивной работы. Так, в результате сотрудничества с фирмой «АС» в читальном зале уже работает система учета движения дел. К примеру, исследователь заказал дело. Требование пересылается сотруднику читального зала, далее оно регистрируется и по локальной сети передается в архивохранилище, где хранитель наклеивает штрихкод на дело, который системно включает в себя все: номер архивохранилища, номер полки, стеллажа, коробки и архивный шифр дела. Эта система привязана к нашей ИПС «Электронные описи». В результате получаем исключительно электронную регистрацию движения дела: из хранилища в читальный зал и обратно.
PC Week: В чем преимущество использования системы штрихкодирования?
Л. Р.: Система позволяет проследить, где в данную минуту находится дело: в хранилище, у курьера, который несет его в читальный зал, у сотрудника читального зала или уже отдано исследователю. Кроме того, эта система позволила сделать невозможной закладку дела — одну из проблем любого архива, когда дело попадает не на свое место. Система полностью исключает это.
PC Week: Каковы перспективные направления работы ГА РФ? Что планируется сделать в 2017 году?
Л. Р.: Продолжим распространение системы штрихкодирования на другие фонды. Планируем проведение тематических выставок, в которых будет задействован электронный читальный зал. Продолжим плановую оцифровку фондов, прежде всего тех, которые востребованы исследователями, активно используются в читальном зале. Начат перевод в электронный формат наградной картотеки, картотеки военнопленных Первой мировой войны — эта информация сейчас очень востребована. Также продолжится оцифровка тех документов, которые не имеют на сегодняшний день страхового фонда. И здесь надо отметить, что по действующему законодательству электронная копия на сегодня не является страховой копией документа. Это тоже одна из насущных проблем, которую предстоит решить.
PC Week: Спасибо за беседу.
