Электронные накладные-2019: мифы и реальность

Окончился 2018 год, и скоро операторы ЭДО сообщат об увеличении распространения электронных накладных. Оптимистичные эксперты оценят их долю в 5%, а это значит, что они опять не стали массовым инструментом. Пока участники рынка успешно лоббируют внедрение обязательного ЭДО по отдельным товарным группам (алкоголь, пиво, табак и совсем скоро обувь и прочие предметы быта) попробуем дать субъективную оценку — являются ли электронные накладные действительно полезным явлением.

Термин ЭДО объединяет как внутрикорпоративный, так и межкорпоративный документооборот. Данная статья посвящена межкорпоративному ЭДО, а именно электронным накладным. Для однозначности будем использовать международное название — «invoicing».

Термин invoicing на самом деле содержит три сущности:

• paper invoice, или бумажная накладная или акт;
• e-invoice — электронная накладная/акт, обладающая юридической значимостью, в нашей практике называется «электронной накладной», ЮЗЭДО;
• el-invoice — редко встречаемое обозначение накладной/акта, существующей в электронном виде (pdf/xml), но не обладающей юридической значимостью. В российской практике встречается название «ЭДО без ЭЦП». Будем называть этот вид накладных d-invoice (этого термина пока нет в общепринятой практике) — от слова digitized («оцифрованная»).

d-инвойсы исторически существуют в США, и их распространение обусловлено несколькими важным местными обстоятельствами — отсутствием НДС и необходимости подписания инвойса покупателем. Бумажная накладная как правило не подписывается не только покупателем, но и поставщиком. В широком смысле d-инвойс является цифровой копией бумажной накладной, хотя бумажного оригинала может и не существовать. d-инвойсы являются частью EDI-системы обмена данными, как правило не использующей цифровые подписи, но чаще существуют как самостоятельная информация, когда использование полноценной EDI-системы не оправданно.

Инвойсы бывают как минимум двух совершенно разных видов: товарные накладные и акты оказанных услуг. Перечислим их основные характеристики и проблемы, с которыми сталкиваются участники сделки.

А всем ли покупателям входящие инвойсы доставляют сложности в обработке?

Обработка актов с услугами не является проблемой, так как они редко содержат более двух строк. Обычно бухгалтер копирует предыдущий акт, меняет номер, дату и некоторые суммы. В этой конфигурации заставить клиента подписать электронный акт очень сложно, так как его полностью устраивает его бумажная версия.

Ситуация с товарными накладными не такая очевидная. Небольшие накладные также не вызывают сложностей, а для «длинных» покупатели вынуждены придумать решения, например, сканирование.

Простой пример. Продуктовые магазины «у дома» имеют в среднем ассортимент в 3-5 тыс. товаров. Распространение электронных накладных в этом сегменте оправданно, но практически не наблюдается! Как бухгалтер (или товаровед) принимает «длинные» накладные? Очень просто. Товаровед несет бухгалтеру по одному экземпляру товара, чтобы сканировать штрихкод и указать количество. Можно ли заменить эту процедуру электронной накладной? Нельзя, так как на этом этапе происходит проверка наличия штрихкода в базе магазина. Если такую проверку не делать, то неизвестный штрихкод выявится на кассе, а это проблема.

Во втором примере компания может использовать документ «Заказ», который и отправляется поставщику, и впоследствии этот документ одним кликом превращается в «Поступление». Здесь также загрузка электронной накладной — полностью лишний процесс.

Итак, инвойсинг:

• Не такой простой вопрос, как кажется.
• Мировой уровень распространения в 20% говорит о глобальной проблеме с полезностью именно для бизнеса.
• Поведение товарных накладных и актов сильно различается.
• Ценности для поставщиков и покупателей незеркальны, и, более того, есть категории клиентов, которым e-инвойс вообще не нужен.

Это означает, что у поставщика всегда будет ситуация, когда часть клиентов запросит e-накладные, а другие их проигнорируют, следовательно, поставщик будет вынужден поддерживать два бизнес-процесса — бумажный и электронный. Поэтому поставщики предпочитают вести бумажный процесс для большинства клиентов и в ручном режиме рассылать e-накладные тем клиентам, которые об этом попросили. Может ли поставщик сказать: продаем только по e-инвойсам? Может, если мы говорим про монополистов, например, энергетиков.

Помощь Думы

Так может ли решить проблему законодательная обязанность использования e-накладных? Безусловно, введение такой практики решает несколько важных задач:

• Налоговая почти в онлайне контролирует торговую деятельность в стране, иногда рекомендуя компаниям покупать у «государственных» поставщиков (РосЕда, РосПиво). Уже сейчас налоговая «подсвечивает» тех контрагентов, которые не показывают прибыль в балансе, «помогая» этим компаниям разориться — ведь их контрагенты предупреждены о риске работы с ними.
• ЭДО-операторы смогут дополнительно заработать 100-200 млрд. руб. в год на трафике 15 млрд. накладных.
• 1 млн. человек найдет себе работу в качестве контролеров, бухгалтеров, интеграторов.

В этом списке бенефициаров отсутствуют прямые участники инвойсинга — поставщики и покупатели, для которых обязательный e-инвойсинг становится технологическим налогом, поэтому стран с обязательным e-инвойсингом так мало. Бизнес же напрямую говорит — поддержка e-инвойсинга требует коренного изменения бизнес-процессов, а это не может быть дешево и никак не окупится экономией бумаги или сокращением бухгалтеров. Идея 100%-но безбумажного инвойсинга нереализуема на практике, о чем говорит международный опыт.

Получается, что бухгалтерская проблема с обработкой бумажных накладных нерешаема? Совсем нет. Обратимся к самой крупной и по совпадению самой эффективной экономике мира — США. Количество бизнес-единиц здесь оценивается на уровне до 20 млн. компаний — примерно в четыре раза больше, чем в РФ, но количество бухгалтеров в пять раз меньше (1 млн. против 5 млн. в РФ). Как такое возможно и что можно сделать у нас?

• Отсутствие НДС, а значит механизмов его администрирования. Проще заменить его оборотным налогом и сократить миллиарды на оплату труда налоговых инспекторов и деньги бизнеса, потраченные не на производство, а на учет и отчетность.
• Либерализация законодательства в области бухучета. Некоторые крупные компании в РФ делают робкие шаги по использованию односторонних актов, предусмотренных в ГК. Такие акты не нуждаются в подписании покупателем, а, следовательно, в возврате подписанного экземпляра курьерами или почтой.
• Отсутствие обязанности по ведению учета у микро-бизнеса. Нет ничего сложнее, чем учет по упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы». Ситуация, когда на три производственника есть пять человек обслуживающего персонала — непозволительная роскошь для экономики.
• В США большое число провайдеров d-инвойсинга, которые помогают обрабатывать pdf-накладные и загружать их в учетные системы, хотя d-инвойсы позволяют делать «copy-paste», что уже неплохо.

Опыт ритейлеров в США

Клиент зарегистрировался на сайте и выбрал нужный товар, оплатил с помощью карты или банковским переводом и заказал доставку через курьерскую службу. На следующий день курьер вручил коробку с товаром. В коробке заказанный товар и бумажный инвойс с перечнем и ценами. В инвойсе указано, что клиент может загрузить pdf-инвойс из личного кабинета на сайте или купить его у обслуживающего d-провайдера, например, за 50 центов.

Здесь важно заметить, что поставщик никак не давит на клиента — решение клиента использовать d-инвойс никак не влияет на бизнес-процесс поставщика. Клиент может реализовать несколько сценариев:

• Бухучет не ведется, поэтому инвойс игнорируется.
• Накладная заносится в учетную систему (например, Quickbooks) построчно вручную.
• Скачивается pdf-инвойс с портала поставщика или его провайдера и с помощью многочисленных парсеров загружается в учетную программу.

И в конце — совсем чудеса — бухгалтер фотографирует инвойс, прикрепляет фото к документу в учетной системе, а бумажный инвойс выкидывает. Этот способ рекомендует Quickbooks.

Ритейлер не тратит ни цента на возврат оригинала инвойса, не хранит бумажные инвойсы — это и есть безбумажная технология продажи. Клиент сам принял решение о способе обработки накладной от бесплатного до очень дешевого. Никакого бумажного архива у него нет. Что можно здесь улучшить и сэкономить?

Выводы

• Заставить 100% клиентов принимать e-инвойсы невозможно. Всегда есть вероятность, что перед вами клиент на ЕНВД, который вообще не ведет учет, поэтому базовый процесс поставщика должен быть бумажным, но одновременно с этим поставщик должен выдать d- и e-инвойс «на всякий случай» как часть клиентского сервиса. Хранить поставщик будет бумажные оригиналы, ежемесячно вынимая из архива инвойсы, по которым пришел е-инвойс в ответ.
• Клиент может попросить d- или e-накладной, но не у поставщика, а у провайдера. Для поставщика это не должно создавать каких-либо дополнительных операционных действий.

d-инвойсы являются гигантским бизнесом в США, и в России они могут появиться как симбиоз бумажных накладных и электронных — ведь не менее 95% инвойсов имеют исключительно бумажную природу. Перечислим сильные стороны d- и e-инвойсов:

• e-инвойс позволяет отказаться от бумажного архива;
• d-инвойс позволяет отказаться от расходов, связанных с e-инвойсами. Выдача d-инвойсов для поставщиков — бесплатный и незаметный процесс.

Оба эти вида электронных инвойсов могут помочь бухгалтеру перенести данные в учетную систему, но решать, какой инвойс выбрать, следует каждому предприятию самостоятельно. Кстати, оба этих инвойса, как и их бумажный «коллега», могут и будут содержать учетные ошибки — неправильный товар, количество и сумма. Когда говорят о том, что e-накладные не содержат ошибок — сильно лукавят. Все они имеют единого родителя — учетную систему.

Итак, очень небесспорные субъективные оценки автора статьи:

1. e-инвойсы не являются признаком цифровой экономики, а наоборот — признаком чрезмерной регуляции и недоверия государства к бизнесу и бизнеса к своим партнерам.
2. Экономия возможна только на актах и не на бумаге, а на почтовых расходах по возврату от клиента.
3. е-инвойсы фактически завершают сделку купли-продажи и не влияют на цены товаров и услуг. Безусловно, часть e-инвойсов могут помочь бухгалтеру в быстрой и безошибочной отработке, но потребность в таком функционале не такая большая, как кажется. Здесь e-инвойс сильно проигрывает d-инвойсам, которые практически ничего не стоят и не требуют от поставщиков каких-либо действий, так как рассылать pdf/xml-копию накладной можно в полностью автоматическом и бесплатном режиме.
4. e-инвойсы — крайне нишевое явление, которое ограничено 5-10% рынка накладных — в основном закупки крупным бизнесом у малого, и судя по текущему уровню распространения этот рынок практически достиг потолка.

Ну и последнее: е-инвойс на самом деле может оказаться «ящиком Пандоры». Информация — кто у кого что купил и по каким ценам требует в первую очередь осмысления — полезна ли она или опасна. Вот несколько примеров, как вроде бы нужный сервис может уничтожить бизнес.

1. Налоговая видит путь каждого товара от импорта или производства до конечного клиента. Получается, что никакого «таинства» предпринимательства больше нет. Всевозможные родственники людей, имеющих доступ к этой Big Data, создают клоны успешного бизнеса. Пострадавшей компании устраивают блокировку счета на неделю, а уже через неделю у их клиентов новый поставщик — с тем же названием и ценами, но с другим директором.
2. Налоговая видит, что ваши конкуренты покупают товар дешевле или вы продаете дешевле, и доначисляют налоги — это же упущенная выгода.
3. Ваши клиенты узнают, что вы продаете им дороже, чем другим, и требуют снижение цены или выходят на ваших поставщиков и закупают у них напрямую. Благая цель по экономии бумаги остается только на бумаге.

Являются ли эти риски надуманными? Вспомните, как ОФД-операторы начали анализировать данные онлайн-касс. Данные e-инвойсов пока запрещены к анализу именно операторами, но не государственными органами.

Обратите внимание на то, что таких угроз у d-инвойсов просто нет, так как отсутствует удостоверяющий посредник. Даже при наличии оператора, распределяющего d-файлы, можно (и нужно) защищать данные специальным паролем, сообщаемым контрагенту, но не провайдеру.

Автор статьи — руководитель компании «АйСи Технология».