Торговый дом (ТД) «ПиР» стал управлять договорами в DirectumRX. Теперь все договорные документы согласуются в системе DirectumRX, при этом учитываются внутренние регламенты компании. Найти нужный договор можно за несколько секунд, так же легко проконтролировать подписание документа и его местонахождение.
Торговый дом (ТД) «ПиР» более 15 лет занимается дистрибуцией молочных продуктов в сетевом ритейле, рознице и сегменте HoReCa. Компания поставляет продукцию в международные, федеральные и локальные розничные сети — постоянно взаимодействует с множеством торговых площадок и заключает большое число сделок.
Для упрощения договорной работы и повышения ее прозрачности руководство ТД «ПиР» решило автоматизировать процесс с помощью ECM-системы DirectumRX. В результате проекта в компании была полностью автоматизирована работа с договорами.
Все согласования происходят в системе по настроенным регламентам: в зависимости от типа документа определяется последовательность этапов и согласующие.
Участники процесса могут проверить всю доступную информацию о контрагенте в пару кликов прямо из интерфейса системы. В едином реестре договоров документы можно гибко фильтровать и быстро выгружать в разных разрезах для отчетности. С помощью удобных механизмов легко отследить факт подписания и местонахождение бумажного оригинала документа.
Быстро найти документ в системе можно по штрихкоду на бумажном варианте — при его сканировании открывается документ в системе, а электронный экземпляр можно найти по размерным параметрам — по номеру, дате, контрагенту, автору и т.д.
Дополнительно в системе был настроен процесс работы с разовыми поставками. Благодаря сокращенному кругу согласующих отгрузка продукции в таких случаях не затягивается — сотрудничество с контрагентом начинается еще до подписания договора.
Исключить дублирование информации в разных системах удалось за счет интеграционных решений: в DirectumRX и MS Active Directory автоматически синхронизируются данные о подразделениях и сотрудниках, а в «1С:Бухгалтерия» из ECM-системы выгружается информация о договорных документах. С помощью связки с почтовым клиентом работники ТД «ПиР» могут выполнять задания через корпоративную почту. Такой подход удобен, когда у сотрудника нет возможности здесь и сейчас подключиться к работе в системе, а процесс затягивать нельзя.
В DirectumRX сегодня работают 105 сотрудников ТД «ПиР». Внутренние процессы компании стали более прозрачными и управляемыми. У руководства появился удобный инструмент контроля загрузки персонала, повысилась исполнительская дисциплина.
«Хотелось бы отметить активное участие в проекте руководства ТД „ПиР“. Для команды внедрения было очевидно, насколько заказчик заинтересован в том, чтобы проект шел максимально эффективно, а его результат оказал положительное влияние на работу организации. Очень приятно, что руководство не планирует останавливаться на достигнутом, а уже обдумывает возможности тиражирования текущего решения, а также наращивания функциональности системы через внедрение новых прикладных модулей», — отметил Василий Лукин, руководитель проекта внедрения DirectumRX в ТД «ПиР».
За две недели опытно-промышленной эксплуатации системы в компании было создано 143 договорных документа и отправлено 204 задачи. Сегодня руководство планирует подключить к работе в DirectumRX другие компании торгового дома, а также автоматизировать процессы делопроизводства.
