Система «ТЕЗИС» внедрена в ГК «Автоплюс» — одном из крупнейших автохолдингов Урало-Сибирского региона, занимающем второе место в России по средней стоимости автомобиля. В портфеле группы восемь автобрендов, в частности, Jaguar, Land Rover, Lexus, Audi, Skoda, Toyota. В группу входит 13 дилерских центров и дочерних предприятий в Екатеринбурге, Омске, Нижнем Тагиле и Каменске-Уральском. Услугами «Автоплюс» пользуются свыше 300 000 клиентов. ГК «Автоплюс» приобрела расширенную редакцию системы.
Команда СЭД «ТЕЗИС» изучила бизнес-процессы управляющей компании и дочерних предприятий автохолдинга, разработала функциональную спецификацию по проекту, в соответствии с ней настроила систему и расширила ее возможности.
При внедрении СЭД «ТЕЗИС», в первую очередь, были реализованы управленческие процессы — обработка распоряжений управляющей компании и заявок дочерних компаний в адрес УК. Для этого созданы новые виды документов и настроены новые процессы.
Распоряжениям УК соответствует документ «Управленческое требование» (УТ). В СЭД «ТЕЗИС» автоматизированы все этапы работы с ним: создание; предварительное обсуждение, которое запускается при необходимости; согласование с юридической и финансовой дирекцией, а также другими подразделениями и руководителями; утверждение у генерального директора. В финале на основе УТ создается приказ, который отправляется на ознакомление в дочерние компании.
Еще один новый вид документа — «Заявка в дирекцию». Сотрудник УК или дочерней компании создает в СЭД «ТЕЗИС» такой документ, указывает предметную область, например, «Юридические вопросы», и направляет на исполнение. Сотрудник из штата дирекции принимает заявку в работу, при необходимости — согласует с коллегами. Документы по итогам исполнения прикрепляются к карточке в СЭД.
Помимо этого в СЭД «ТЕЗИС» реализована возможность подготовки доверенностей: создание, передача юристам для оформления, проверка в дирекции по правовым и корпоративным вопросам, подписание у гендиректора. Также через систему можно организовать оформление нотариально заверенной доверенности.
Автоматизированы также другие процессы документооборота, работа канцелярии, контроль исполнения задач, подготовка аналитики и отчетности.
Внедрены и активно используются инструменты для организации совещаний. В СЭД «ТЕЗИС» происходит формирование повестки, уведомление участников, подготовка протокола, создание задач его на основе. Настроен отдельный вид совещаний — «Комиссия качества». Теперь специалисты служб по работе с клиентами обязательно оформляют эту важную управленческую процедуру в «ТЕЗИС».
«Главный результат проекта — ГК „Автоплюс“ полностью перешла на „ТЕЗИС“, а прошлая система отправлена в архив, — рассказал Сергей Шестопалов, ИТ-директор ГК „Автоплюс“. — Все настроенные в прошлой СЭД процессы переведены в новую. Вдобавок к этому, в „ТЕЗИС“ реализован ряд процессов, которые ранее выполнялись вне каких-либо решений по автоматизации. Это позволило формализовать и оптимизировать работу, повысить ее прозрачность и контролируемость. Кроме того в ГК „Автоплюс“ появилось единое пространство для хранения документов, где их легко можно найти, достаточно ввести в поисковую строку ключевые слова. Сейчас СЭД „ТЕЗИС“ используют юристы, секретари и руководители подразделений, а также менеджеры всех отделов. Система применяется очень широко, в ней работают все дочерние предприятия группы. Общее количество пользователей составляет более 700 человек».
