Сегодня эффективная работа редкой организации возможна без правильно налаженной внутренней коммуникации. И дело не только в функционировании внутренних процессов, но и в распространении информации, мотивации и вовлеченности сотрудников. В конце концов, именно сотрудники первыми сформируют положительное или отрицательное мнение и вынесут эти чувства за пределы организации.

Однако недостаточно иметь только добрые пожелания или красивые рекламные плакаты, чтобы сотрудники чувствовали себя должным образом осведомленными о внутренней жизни организации. Эффективные средства коммуникации также необходимы для обеспечения внутренней коммуникации.

Многие организации применяют различные каналы для консолидации внутренней коммуникации, включая внутреннюю страницу (интранет), внутренние социальные сети (актуально, если с сотрудниками можно связаться только по мобильному телефону), внутренние информационные бюллетени или регулярные встречи.

Однако интранет остается основным средством коммуникации, особенно в крупных организациях. Это показали и результаты опроса литовских специалистов в области коммуникации, проведенного компанией Publicas, разрабатывающей программные решения для специалистов в области коммуникации. Более 84% специалистов по коммуникациям заявили, что они используют интранет для внутренней коммуникации, более 30% организаций используют собственные разработанные программные решения и 41% сторонних программных решений.

Около 60% опрошенных подчеркнули важность функциональности при выборе интрасети. Однако это не менее важный показатель, почти 25% подчеркнули, что при выборе интранета учитывали возможность размещения внутренних новостей или привлекательность дизайна.

Особое внимание следует уделять последнему показателю, поскольку интранет также является важной формой представления. Интранет, как и корпоративная страница, — это визитная карточка компании. Если он ненавязчивый, устаревший или имеет негибкую систему управления контентом, естественно, что трафик будет минимальным, и сотрудники будут больше жаловаться, чем пользоваться этим инструментом. Интранет также должен выглядеть современно, «живо» и привлекать сотрудников к более активному интересу к внутренней жизни организации.

Проблема многих организаций заключается в том, что они часто пытаются разместить такую страницу в старых системах, которые просто не подходят для этого вместо того, чтобы создавать отдельную интрасеть. Однако, чтобы сделать интрасеть более эффективной, недостаточно иметь только работающую систему или поместить неудобную систему управления контентом в громоздкую базу данных.

Это инструмент, который помогает вам распространять информацию более легко и быстро, особенно если ваша интрасеть настроена как домашняя страница. Потому что сотрудник будет вынужден открыть его и соответственно увидеть самую свежую информацию.

Это должно быть своего рода ворота в организацию. Современный, адаптированный для живого общения, суть которого — больше новостей из жизни организации. В то же время обязательная функциональность интранета, позволяющая каждому сотруднику найти важную информацию, касающуюся компании: формы документов, внутренние процедуры, информацию для новичков.

И нет причин создавать единую громоздкую систему управления информацией и документами, включающую внутренние базы данных или CRM, администрирование и поддержка которой впоследствии потребуют значительных затрат. Интранет не должен быть перегружен различными функциями, которые в будущем будут редко использоваться. Он должен просто обращаться к ним, сохраняя при этом свою первоначальную функцию распространения внутренних новостей.