После снятия ограничений из-за пандемии, внедрение цифровых технологий в бизнес-процессы все так же остается в тренде. Появляются новые диджитал-решения, способствующие сокращению издержек в компании и росту уровня бережного потребления пространств и ресурсов. Рассмотрим некоторые тенденции диджитализации офисов 2022 года.
«В офисе должно быть лучше, чем дома!» — квинтэссенция современных тенденций
Общий тренд диджитализации бизнеса прослеживается на протяжении последних десятилетий. Предприниматели все больше уделяют внимание технологиям, которые помогают масштабированию компании и оптимизации ее расходов. Пандемия COVID-19 не просто ускорила уже существовавшие процессы, но и простимулировала бизнес присмотреться к новым технологиям из-за общего перехода на удаленный или гибридный формат работы. Вот несколько наиболее популярных трендов в современных офисах.
Тренд № 1. Использование цифровых аналогов привычных предметов
Многофункциональные электронные флипы, электронный документооборот, цифровые подписи — для большой доли бизнеса знакомые вещи. Графики, планы, проекты переносятся на цифровые носители, чтобы сократить расходы на бумагу и печать. Так, например, на замену бумажным флипчартам приходят современные дисплеи с технологией защиты глаз, позволяющие смотреть на изображение без усталости на протяжении 8 часов. Преимущества цифровых носителей не только в экономии бюджета, но и в удобстве сотрудников — файл легче отправить коллеге, чем переписывать протокол совещания вручную.
Цифровой планшет можно использовать снова и снова в качестве планинга, а вот бумажный формат рано или поздно исчерпает свой ресурс. Это называется бережным потреблением. Помимо этого, на планшет можно установить удобные мобильные приложения для работы, а также специальное ПО для администрирования устройств под нужные задачи. Дополнительное преимущество планшетов для работы — удобство. Все данные сохранены на одном устройстве, при необходимости к ним можно обратиться в любой момент. Поэтому планшеты активно используют сотрудники финансовой сферы, ритейла и логистики. Как пример: курьеры обходят за день множество адресов. Если документы бумажные, в спешке их могут не успеть заполнить или потерять. А планшет исключает риск человеческого фактора, все данные клиентов и их адресов под рукой. Расписаться за получение можно стилусом, и данные сразу попадут в систему.
По тем же причинам (удобство и бережное потребление) трендом являются электронные записные книжки на основе электронных чернил: их можно использовать вместо ежедневников, они маленькие и компактные, самый большой размер — А5. Не мерцают, безвредны для глаз.
Также в современных офисах стали чаще использовать дисплеи и цифровые флипы для обсуждения проектов. Например, архитекторы загружают на них свои чертежи вместо распечатки сотен бумажных листов.
Рекламные цифровые билборды (светодиодные экраны) заменили бумажные на улицах, в транспорте и торгово-развлекательных центрах. Они оснащены технологиями аналитики для запуска «умной» таргетированной рекламы: контент легко загружать, менять, не задействуя при этом человеческий ресурс. Устройства работают в любую погоду и являются датчиком для подсчета трафика целевой аудитории. Например, в Москве и Санкт-Петербурге установлены локационные системы, которые поочередно с рекламой транслируют и общественно-полезную информацию в рамках системы «умный город»: сообщают о пробках, ДТП, погодных условиях.
В мире набирают популярность безбумажные (paperless) конференц-системы. Они используются для голосования, а также могут заменить настольные таблички с ФИО и должностью участников мероприятия. Это позволяет сэкономить время и расходники на перепечатку подписей, если списки присутствующих скорректируются в последний момент.
Тренд № 2. Оптимизация работы офисов
Бронирование рабочих мест и гибридный график стали способами сокращения офисных площадей и, соответственно, расходов на их аренду или покупку. Один из современных трендов — hot-desking (с англ. дословно «горячий стол») — подход к организации офисного пространства, при котором сотрудники не имеют фиксированных рабочих мест и могут занять любое свободное. Чем-то напоминает коворкинг. Бронирование рабочих мест как раз появилось для того, чтобы сотрудники могли заранее выбрать и забронировать себе место в формате hot-desking с помощью специальных ИТ-сервисов. Иначе люди могли оказаться в ситуации, когда им придется работать стоя.
Гибридный график — это относительно молодое явление для нашей страны. Он подразумевает, что сотрудники могут работать как удаленно, так и в офисе, но в соответствии с определенными договоренностями с компанией. Например, работать из дома по вторникам и четвергам, в остальные дни приходить в офис. Возможность работать с таким графиком сейчас один из важнейших критериев при выборе работодателя среди молодых специалистов, особенно в сфере ИТ.
По данным компании Simple Office (занимается разработкой систем бронирования), внедрение подобных концепций и сервисов бронирования влияет на эффективность использования офисного пространства, так как позволяет точно понимать и прогнозировать загрузку. Нередки случаи, когда в компании количество рабочих мест было укомплектовано согласно штатному расписанию, но по факту эксплуатировались только
Тренд № 3. Безопасность и «умные» офисы
«Умный» офис — не просто современные технологии. Прежде всего, это отлаженная система алгоритмов, основанная на компетенциях специалиста и программном обеспечении. Например, отдельная метеостанция для здания компании при помощи заранее настроенных человеком датчиков может подготовить помещение к отопительному сезону и плавно корректировать температуру в зависимости от внешних погодных условий.
Проверка посетителей и сотрудников по биометрии, датчики въезда машин на парковку, установка цифровых датчиков контроля и реагирования на присутствие людей, качества воздуха, уровня естественного освещения, температуры — эти тренды диджитализации офисных пространств начали внедряться российским бизнесом около трех лет назад. Приезжая в офис, сотрудник и его автомобиль (при наличии) сканируется камерой видеонаблюдения, шлагбаум или турникет автоматически его пропускают после идентификации. С 2020 года «умные» камеры контролируют ношение средств индивидуальной защиты в офисах, спецодежды на опасных производствах, и за нарушения автоматически выставляют штрафы или предписания. Кроме того, они позволяют работодателю контролировать соблюдение режима работы, что повышает дисциплину и самоорганизацию в коллективе. Например, есть система контроля посещаемости в школах. Она на каждом уроке сканирует состав учеников, собирает статистику за год и анализируют. Такая система эффективна и для офисов: помогает отследить не только пунктуальность сотрудников, но и тайм-менеджмент — сколько часов человек провел за работой, а сколько — у кофемашины, общаясь с коллегами. Установка такого мониторинга обеспечивает экономию трудовых ресурсов, контроль подчиненных, оптимизацию рабочих процессов и дисциплины.
Уровень освещения, температуры и качества воздуха измеряют датчики, относящиеся к системам оснащения здания. Они используются как в офисах, так и на производствах. Обеспечивают контроль над комфортными условиями пребывания сотрудников на рабочем месте, сокращают издержки на оплату коммунальных услуг. Одним из современных трендов можно назвать «умные» системы кондиционирования: они анализируют влияние на людей количества СО2 и на основе этого увеличивают или уменьшают мощность вентиляции. Это не только про комфорт, но еще и про безопасность, здоровье и трудоспособность коллектива. В хорошо проветриваемом помещении меньше распространяются различные бактерии, сокращается число больничных.
Тренд № 4. Виртуальный офис
Виртуальный офис — формат работы, при котором собственники бизнеса создают все необходимые рабочие условия на дому или в любой другой локации: от коворкинг-пространства до пляжа. Для этого необходима единая для всех сотрудников облачная среда и сервисы для совместной дистанционной работы. Виртуальный офис подходит для полностью удаленного бизнеса, например, «Тинькофф Банка», который не имеет физических отделений, а также для крупных холдингов с широкой филиальной сетью, где часть работ можно перевести в удаленный формат.
Виртуальный офис позволяет сократить расходы на оснащение рабочих мест и аренду офисного помещения. Его можно частично интегрировать в существующую офисную инфраструктуру. Например, перевести несколько отделов, которым не нужно постоянно присутствовать в офисе физически, на удаленный формат. Часто так делают с call-центрами и отделом маркетинга.
К преимуществам виртуальных офисов можно отнести:
- возможность найма специалистов из других городов, регионов и стран без расходов на переезд и компенсацию аренды жилья;
- сокращение количества больничных;
- постепенный переход на цифровую бизнес-модель;
- повышение лояльности сотрудников за счет экономии на транспорте, питании и других тратах, связанных с работой в офисе.
К недостаткам виртуального офиса можно отнести отсутствие фактического юридического адреса компании. Для организаций с большим штатом сотрудников сложным может оказаться процесс развертывания.
Тренд № 5. Корпоративное ТV
Корпоративное телевидение — комплекс нескольких диджитал-поверхностей и разработки специализированного контента, включающего информационную, обучающую, развлекательную, имиджевую и корпоративную составляющие. Его внедрение — один из самых востребованных трендов в российских офисах. Корпоративное телевидение является средством массовой коммуникации с персоналом, полезной «пропаганды», например, здорового образа жизни или грамотного сбора отходов. Также это инструмент монетизации, например, сеть частных клиник с хорошей проходимостью может транслировать на своих дисплеях рекламу партнеров и зарабатывать на этом.
Если у вас большая компания, есть возможность таргетировать контент, поступающий на разные экраны. Это не делается вручную, а настраивается как эфирное время на радио: создается график трансляции и по нему выходит определенный контент в разное время. Чтобы сотрудники привыкли получать информацию посредством корпоративного ТВ, стоит разместить средства отображения в наиболее посещаемых местах: зона отдыха, столовая, ресепшн, а также начать с трансляции развлекательного контента, постепенно «разбавляя» его информационным и корпоративно-значимым.
Исходя из нашей практики, в 2022 году корпоративные средства отображения пользуются высоким спросом у тех, кто расширяет бизнес, переезжает в новый офис или хочет улучшить HR-бренд. Основная сложность при реализации не в покупке самой техники, а в грамотном ее расположении: выбор локации, где чаще всего собираются сотрудники и клиенты. Сами устройства должны быть качественными, не отсвечивать, обеспечивать оптимальный угол обзора. Ну и главное условие эффективной работы корпоративного телевидения — интересный, полезный контент.
Прогнозы дальнейшей диджитализации офисов
Процессы цифровизации офисных пространств необратимы и будут в дальнейшем только наращивать объемы. Этот прогноз подкрепляется тем, что технологии постоянно развиваются, становятся доступнее по цене, проникают во все сферы жизни. Современные сотрудники с детства привыкли взаимодействовать с гаджетами, поэтому при выборе работы отдадут предпочтение цифровизованным офисам. Кроме того, офисные технологии пользуются спросом, так как решают проблемы бизнеса:
- сокращение издержек на оснащение офиса, коммунальные расходы, избыточный штат, канцелярские товары, рабочие места;
- создание уютного микроклимата в коллективе, взаимодействие с ним при помощи корпоративных средств связи, повышение лояльности сотрудников;
- обеспечение безопасности;
- создание положительного имиджа современного работодателя;
- сбор данных о поведении персонала, на базе которых можно скорректировать управление персоналом, его мотивацию.
Если в офисе будет лучше, чем дома, эффективность персонала увеличится, что положительно отразится на рентабельности бизнеса.
