Как из электронной почты можно создать средство групповой работы?

ГРУППОВОЕ ПО

Фирма Novell эффективно разрабатывает свою “золотую жилу” Службы глобального каталога NDS. Возможности NDS играют не последнюю роль в функциональности GroupWise, средства коллективной работы фирмы Novell

В феврале фирма Novell выпустила новую версию своего ПО групповой работы GroupWise 5.1, а в начале марта было объявлено о выходе локализованной версии 5.1. Правда, на этот момент работа по русификации еще не была завершена окончательно, но Олег Котик, менеджер московского офиса Novell, заверяет, что буквально в ближайшее время он сообщит, когда русскоязычную версию GroupWise 5.1 можно будет заказать у ближайшего дистрибьютора Novell.

Средства групповой работы имеют две главные отправные точки для своего развития: автоматизацию делопроизводства (электронный документооборот) и обмен сообщениями. ПО GroupWise "выросло" из электронной почты (ЭП). Эд Макгор, вице-президент подразделения GroupWise фирмы Novell, представляет это ПО так: "GroupWise - это на самом деле электронная почта, только значительно усовершенствованная и расширенная дополнительными функциями".

Универсальный почтовый ящик - один из главных элементов GroupWise

Поскольку ПО GroupWise родилось в тех же стенах, что и ОС IntranetWare, т. е. в фирме Novell, поэтому эти средства коллективной работы изначально обеспечивают совместную работу с документами и в Internet. Используя возможности IntranetWare, можно получить законченное решение для коллективной работы в рамках intranet-сети, а также защищенное соединение с "остальным миром" Internet. Включенный в состав версии 5.1 шлюз GroupWise SMTP/MIME, который позволяет обмениваться ЭП с пользователями приложений ЭП для Internet, входит в стандартную поставку GroupWise 5.1.

Замечательные идеи тем и хороши, что в изменившихся условиях  они находят новое применение. Что же можно сделать со старой доброй электронной почтой? Первое и главное усовершенствование, введенное фирмой Novell, получило название Универсального почтового ящика (Universal MailBox).

ПОЧТОВЫЙ  ЯЩИК НА  ВСЕ  СЛУЧАИ  ЖИЗНИ

Какой информацией оперирует сегодня среднестатистический пользователь корпоративной информационной системы? В основной список следует включить различные документы, сообщения электронной и речевой почты, факсы, календарные планы, списки поставленных задач (кстати, ПО GroupWise 5.1 поддерживает 150 форматов документов).

Обычно люди предпочитают держать информацию каждого типа отдельно: электронные документы обрабатываются средствами файловой системы ПК, для работы с ЭП запускается соответствующее приложение, факсы хранятся в специальной папке, календарь и список задач находятся в ведении модуля планирования, а речевые сообщения поступают в отдельный почтовый ящик.

В Универсальный почтовый ящик (УПЯ) поступает информация любого типа, приходящая на имя конкретного пользователя. Встроенный механизм поиска позволяет найти нужную информацию, независимо от того, в каком именно виде она поступила.

С ПО GroupWise могут работать удаленные пользователи

Для того чтобы предотвратить превращение УПЯ в свалку информации, внутри него можно создать папки и складывать туда все сообщения, документы и факсы, относящиеся к определенной теме. Содержимым этой папки могут пользоваться все сотрудники, которым владелец папки (тот, кто ее создал) дал определенные права доступа к ней. Несколько сотрудников могут работать с этой папкой одновременно, даже если они находятся при этом в разных городах. Таким образом, идея унифицированной ЭП приобретает черты некоего распределенного офиса, сотрудники которого, физически находящиеся в разных городах или странах, могут проводить интерактивные дискуссии или форумы.

Расширить офисное пространство за пределы городов и стран удалось с помощью развитых средств доступа к документам и другой информации, хранящейся в системе GroupWise.

СИНХРОНИЗАЦИЯ  - ИДОЛ  СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Понятие "рабочее место" становится все менее связанным с образом конкретного места для работы. Эпоха портативных и карманных ПК выявила проблему синхронизации информации, хранящейся на центральном компьютере в офисе и на переносном ПК пользователя.

- Средства УПЯ позволяют автоматически перенести все изменения, сделанные пользователем в процессе автономной работы на ноутбуке, в корпоративную сеть при модемном подключении к ней. Репликацию данных в момент подключения к центральной БД осуществляет клиент GroupWise Remote.

Таким образом можно редактировать документы совместно с другими удаленными пользователями: при первом подключении считать документ из библиотеки документов GroupWise, при следующем - отправить отредактированную версию. Средства GroupWise осуществляют контроль версий документов, что обеспечивает совместную работу удаленных пользователей над одним документом.

- Для портативного ПК с установочной станцией предусмотрены средства интеллектуальной "стыковки": приложение GroupWise автоматически определяет, подключен ли компьютер пользователя к сети, и синхронизирует автономно выполненную работу с УПЯ.

- Для доступа к документам можно применять и традиционные Web-браузеры, что обеспечивается ПО GroupWise WebAccess. Данное ПО, ранее продававшееся как отдельный продукт, включено в состав стандартной поставки версии GroupWise 5.1.

Разработчики сейчас заняты подготовкой нового варианта этого ПО, которое должно быть выпущено летом. Клиентское ПО WebAccess будет выполнено на базе полнофункционального клиента Java и целиком написано на языке Java.

- К УПЯ можно обратиться по обычному телефону, например, если вам нужно прослушать свою речевую почту. "Читать" вслух речевые сообщения будет ПО преобразования текста в речь GroupWise PhoneAccess. Первая локализованная версия GroupWise говорить вслух сможет все же только по-английски. Однако, по сообщению представителей Novell, ведутся работы и по "озвучиванию" GroupWise на русском языке.

- Сообщения, поступающие в GroupWise, могут быть переданы также и на алфавитно-цифровой пейджер пользователя.

Весь этот спектр возможностей взаимодействия с системой GroupWise удаленных пользователей не мог бы быть реализован без применения Службы глобального каталога фирмы Novell (NDS - Novell Directory Services), на основе которого построена системная адресная книга GroupWise, и поддержки протокола упрощенного доступа к каталогу (LDAP). Если на портативном ПК пользователя установлено клиентское ПО, поддерживающее протокол LDAP, он может свободно обращаться и к системной адресной книге GroupWise, и к другим LDAP-совместимым службам каталогов.  В версии GroupWise 5.1 поддержка LDAP встроена в универсальные указатели ресурсов (URL).

А  ЗАТЕМ  -  УПОРЯДОЧИМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Следующий логический шаг в направлении обогащения средств коллективной работы новыми функциями естественен: автоматизировать внутриофисный документооборот. Для этого фирма Novell поставляет отдельный продукт GroupWise WorkFlow. Это ПО пока не включается в комплект стандартной поставки, оно находится на стадии бета-тестирования. Комплект включает средства планирования деятельности на уровне рабочих групп: поиск незанятых интервалов времени, планирование даты мероприятия, ресурсов, назначение встреч.

ЕСЛИ  СИСТЕМА  ОБШИРНА, ЕЮ  ТРУДНО  УПРАВЛЯТЬ

Средства системного управления, облегчающие конфигурирование и поддержку ПО GroupWise 5.1, в версии 4.1 предлагались в качестве отдельного продукта SoftSolutions. В версии 5.1 они полностью интегрированы в состав GroupWise.

ПО GroupWise использует для целей управления утилиту NWAdmin, хорошо знакомую администраторам сетей NetWare 4.x и IntranetWare. С помощью этой утилиты можно добавлять, удалять, модифицировать пользователей и другие системные объекты.

Агентами GroupWise (т. е. процессами, выполняемыми на серверах сети) можно управлять, в свою очередь, с помощью средства распределенного сетевого управления и мониторинга ManageWise фирмы Novell.

Средства администрирования GroupWise обеспечивают также самовосстановление системной БД в случае сбоя при обращении к ней, а также регулярное самотестирование, которое автоматически выполняет агент почтового отделения.

ЕСЛИ  ХОЧЕТСЯ  ЕЩЕ  БОЛЬШЕ

В этом случае предусмотрен комплект разработчика GroupWise SDK. Также можно создавать новые приложения с помощью средств Visual Basic, Delphi, Java, C/C++.  Для версии 5.1 практически заново написаны интерфейсы прикладного программирования (API), ориентированные на глубокую интеграцию со средой GroupWise.

Не для всех функций GroupWise наличие исходных кодов является залогом успешной русификации. Это относится к уже упоминавшейся функции чтения сообщений ЭП и персонального календаря. Аналогичная проблема возникает на этапе русификации функции GroupWise Imaging, которая, конечно, способна упростить работу с образами документов, но не может индексировать их в соответствии с содержанием.

Для решения этой проблемы Novell привлекла к сотрудничеству российские фирмы Bit Software (ввод и распознавание русскоязычных документов) и CompTek (лингвистические алгоритмы полнотекстового поиска в русскоязычных текстах).

Телефон московского офиса Novell: (095) 941-8075. Дополнительную информацию по продукту GroupWise можно найти по адресу: http://www.novell.com/groupwise.

Елена Покатаева

Не для всех функций GroupWise наличие исходных кодов является залогом успешной русификации. Novell привлекла к сотрудничеству российские фирмы Bit Software и CompTek.