Питер Коффи (PC Week Labs)
Книги из серии “Проблемы” помогают преодолеть трудности в работе с пакетом Microsoft Office
Ни для кого не секрет, что популярный пакет Microsoft Office 97 содержит в себе такое количество вызывающих раздражение нюансов, что давно уже настала пора кому-нибудь подробно написать об этом. Объем работы таков, что одним томом тут не обойтись, и издательская фирма O’Reilly & Associates полностью доказала это в третьей и четвертой сериях своих наставлений “Windows Annoyances” (“Проблемы Windows”).
Специалисты PC Week Labs провели оценку выпущенных в сентябре - октябре 1997 г. книг “Excel 97 Annoyances” (“Проблемы Excel 97”) и “Office 97 Annoyances” (“Проблемы Office 97”) и пришли к выводу, что оба издания содержат достаточно рекомендаций, соблюдение которых может обеспечить снижение расходов на сопровождение этого пакета. Подобные рекомендации действительно нужны, так как хотя Office может в принципе считаться универсальным языком “межнационального общения” для “РС-оснащенных” пользователей, он не так прост в изучении и не дает возможности пользоваться им легко и непринужденно.
Как и другие широко распространенные продукты, Office берет свое начало в те далекие времена, когда никто не предполагал, что этому продукту уготована в будущем такая важная роль. История Microsoft Office напоминает историю самого английского языка, насколько популярного, настолько же всем и надоевшего. Она вынуждает пользователя мириться с большим разнообразием источников происхождения и множеством исключений из правил.
У обеих книг одни и те же авторы - Вуди Леонард, Ли Хадспет и Т. Дж. Ли. Подобно известным статьям Уильяма Сэфайра по использованию английского языка, рекомендации этих авторов отражают их большой практический опыт и глубокие знания о поведении этих продуктов в действительности (в отличие от того, что о них написано в соответствующих руководствах).
Это должен знать каждый
Книги помогут как простым пользователям, так и специалистам групп сопровождения. Диапазон приведенных в них рекомендаций и наставлений очень широк: от элементарных способов коррекции раздражающих установок по умолчанию до сложных изменений, позволяющих в значительной степени расширить сферу применения продуктов и оптимизировать скорость решения задач с помощью встроенных инструментальных средств программирования приложений Office.
Как и сам Office, книги о его проблемах охватывают очень широкий спектр функциональных особенностей пакета.
Но содержание “Проблем...” нацелено в первую очередь все-таки на такого читателя, который, как и авторы книг (в отличие от среднестатистического пользователя), готов немало времени потратить на создание подходящих для себя условий работы с Microsoft Office.
Но даже те пользователи, запросы которых не выходят за рамки среднестатистических, могут, приложив минимум усилий, выделить самые общие идеи в соответствии с данными профессиональными советами, и эти их усилия не пропадут даром. Так, например, даже если мы не согласны с твердым убеждением авторов в том, что при работе с редактором Word необходимо маркеры абзацев оставлять видимыми, нам будет очень полезно посмотреть, как авторам удалось грамотно объединить массу отдельных программных опций в одной комбинации “горячих” клавиш, в которую к тому же входит отображение этих маркеров.
Читатель может сам взять на вооружение этот метод, применив его к своим собственным задачам. В итоге выбранная им последовательность стандартных пользовательских команд превращается в “изящно упакованную” пиктограмму, и для запуска соответствующей программы остается лишь щелкнуть на ней.
Многие рекомендации, данные в “Проблемах...”, представляют ценность даже для пользователей, интересующихся лишь базовыми функциями пакета. Например, авторы делают большое дело, конкретизируя параметры встроенных в Office 97 функций защиты от макровирусов. Особенно ценным для пользователя является предупреждение о том, что разные функции защиты, имеющиеся в инструментальных средствах Office 97, обладают и различными возможностями.
Многие нюансы пакета Office получили четкие объяснения в книге “Office 97 Annoyances”, что сэкономило пользователю массу времени, избавив его от малопродуктивных экспериментов по методу проб и ошибок.
К примеру, в книге говорится (и PC Week Labs это подтверждает), что только из Excel можно сразу для всех приложений пакета отключить функцию всплывающих подсказок для панели инструментов. Попытка убрать эту опцию во время работы с другими приложениями не оказывает влияния на Excel, и при запуске последнего данная функция некорректно восстанавливается в других приложениях пакета. И так будет продолжаться до тех пор, пока вы не сделаете это непосредственно из Excel.
“Office 97 Annoyances” посвящает нас также в тайну существования в текстовом процессоре Word еще одного рабочего инструмента - Work-меню, легко создаваемого расширения в меню верхнего уровня. Используя его, можно составить список документов, доступных с помощью “горячих” клавиш. Список документов Work-меню не подвержен самопроизвольной корректировке, как это происходит в меню File, где перечень файлов автоматически обновляется, оставляя в списке имена только самых последних открывавшихся файлов.
Стандартное Work-меню позволяет легко вносить дополнительные пункты, однако процедура их удаления значительно сложнее. В книге “Office 97 Annoyances” предлагаются способы устранения этого недостатка.
Сделай сам
Одним из самых неожиданных открытий в “Office 97 Annoyances” можно считать утверждение о том, что написанная пользователем макрокоманда может “заслонить” собой встроенную команду процессора Word с таким же именем. Данный факт вкупе с весьма оживленной дискуссией вокруг макроязыка Visual Basic for Applications открывает для этого мощного, но в то же время часто вызывающего раздражение текстового процессора практически неограниченные возможности настройки для любого режима работы. В книге в сжатом виде показано, как быстрее всего можно определить имя внутренней команды, соответствующее тому или иному компоненту пользовательского интерфейса процессора Word.
Новым в Office 97 являются расширенные возможности межсетевого взаимодействия, причем не только между локальными документами и Internet, но и между локальными и сетевыми файлами. В “Office 97 Annoyances” значительное место уделено изучению возможностей и ограничений этой функции.
Так, например, составляется таблица пределов “глубоких гиперсвязей”, которые идут через все документы, созданные различными приложениями Office (аналогично связыванию поименованной области электронной таблицы с документом текстового редактора). В ходе другой полезной дискуссии исследуются на удивление серьезные возможности публикации HTML-документов в PowerPoint.
И в заключение авторы исследуют слабые места “редакторов связей” пакета Office и трудности интеграции адресной книги.
ISBN (международный стандартный книжный номер) книги “Office 97 Annoyances” - 1-56592-310-3, ISBN “Excel 97 Annoyances” - 1-56592-309-X.
С фирмой O’Reilly & Associates (Себастопол, шт. Калифорния) вы можете связаться по телефону: (800) 889-8969 или через Internet: www.oreilly.com.
