Система АССРАС: пять лет в “Дилайне”

ПРОЕКТЫ

За шесть лет работы фирма “Дилайн” (www.dealine.ru) прошла длинный путь от новичка до лидера российского рынка в области дистрибуции ИТ-продуктов. Летом прошлого года в жизни компании произошло важное событие - “прыжок в Интернет”: была запущена Электронная торговая система, позволившая, по словам генерального директора “Дилайна” Георгия Полихрониди, преодолеть как консерватизм, базирующийся на традиционных способах ведения бизнеса, так и иллюзии и разочарование в скороспелых Интернет-проектах.

Электронная торговая система явилась звеном, венчающим информационную систему фирмы; ее бизнесу оно придало новые качества, а информационному комплексу, начинавшемуся пять лет назад с системы АССРАС (www.accpac.com; www.accpac.ru), - стройность и логическую завершенность.

Один год в новом состоянии бизнеса

В Электронной торговой системе реализованы все необходимые функции систем электронной коммерции, предназначенных для сектора B2B: она позволяет выбрать товар и получить спецификацию (система предоставляет доступ к каталогу, содержащему более 7500 наименований, отражая состояние товарных запасов на конкретный момент времени), разместить заказ, выбрать условия оплаты (предоплата, оплата с авансового счета, кредит) и оплатить покупку (через собственный расчетный центр “Дилайна”); есть, наконец, такие возможности, как определение условий доставки и страховки, управление отгрузкой заказа и пр. При этом создатели системы (а она разработана специалистами отдела ИТ “Дилайна”) особо отмечают достижение “истинного online”, позволяющего, к примеру, уже при оформлении заказа видеть на экране изменение товарных запасов на складе. Для компании, работающей на таком динамичном рынке, как ИТ, и с таким количеством клиентов (в день здесь фиксируется около 500 операций), разбросанных на огромной территории, этот фактор имеет первостепенное значение.

Однако путь к подобным возможностям (не только к широкой функциональности и онлайну, но и к минимизации количества процедур, выполняемых вручную) занял несколько лет и пролегал через ряд этапов, связанных с автоматизацией деятельности компании. “Как известно, это процесс комплексный, предусматривающий интеграцию компонентов ИС, прежде всего на нижнем уровне (серверов баз данных, ряда структурных компонентов и т. п.), - считает ИТ-директор “Дилайна” Виктор Урусов, - и здесь первостепенное значение приобретает то, насколько полно и корректно будет реализована такая интеграция. В качестве учетно-управленческого ядра нашей ИС нам нужен был продукт, не просто прошедший испытание временем (точнее, имеющий достойную историю успеха, как и фирма, его производящая), а основанный на понятной архитектуре, - ведь нам предстояло “бесшовно” вплести его в систему, которая должна и устойчиво работать (отвечая всем особенностям российского бизнеса), и быть способной к развитию. Поиск такого продукта привел нас к системе АССРАС; именно на ее базе мы начали строить наш информационный комплекс”.

“Москва не сразу строилась”

Работа по созданию ИС в “Дилайне” проходила через несколько этапов. Первый закончился в 1998 г., когда встал вопрос о переходе на Windows-версию АССРАС’а. К этому времени специалисты компании уже хорошо знали этот продукт, фактически являвшийся ядром ИС фирмы *1 и функционировавший вместе с разработанными самостоятельно (группой сопровождения ИС) приложениями и другим ПО (в частности, для бухгалтерской отчетности применяется “1С: Бухгалтерия”). Кроме того, за три года работы на рынке компания сформулировала основные принципы и направления своей деятельности и определила стратегию, сделав ставку на активное использование в бизнесе Интернет-технологий. Однако уже тогда было понятно, что необходим такой уровень обмена данными, при котором доля ручных процедур должна быть сведена к минимуму. А для этого еще немало предстояло сделать.

_____

*1. С помощью АССРАС’а здесь реализован финансовый учет и учет товарных запасов.

Так, переход на Windows-версию, сам по себе весьма нетривиальный шаг, особенно для компании с интенсивной деятельностью, сопровождался перестройкой некоторых бизнес-процессов. Трудоемкость же перехода с DOS-версии определялась в первую очередь сложностью переноса данных. Так, перевод только одного модуля требовал порою до двух суток (в системе АССРАС возможен помодульный переход), интенсивность же бизнеса была такова, что остановить работу не представлялось возможным. Но выход был найден. Во-первых, тщательно велись подготовительные работы (они заняли несколько месяцев), а во-вторых, на первый период работы каждый модуль новой версии “подстраховывался”: его работа дублировалась продолжающим функционировать модулем прежней версии. “Таким образом, два АССРАС’а жили у нас в течение полугода, пока мы не удостоверились, что все в порядке, - рассказал Виктор Урусов. - В результате перехода на Windows-версию мы достигли более полной интеграции внутри ИС, исключив операции, проводившиеся вручную. Немаловажно, что и сама система АССРАС, и модули (приложения), разработанные нами самостоятельно (в настоящее время в ИС их штук пятнадцать, среди них есть и такие, которые обеспечивают процессинговые операции), позволяют учитывать как специфику ведения бизнеса в России, так и конкретные особенности нашей работы”.

Например, система закупок в “Дилайне” ориентирована на поставщиков (как на Западе) и в то же время позволяет достаточно детально планировать и анализировать деятельность складов. В области продаж здесь применяется очень сложная система скидок (зависящая от объемов, частоты закупок, конкретного клиента и т. д.); кроме того, в рамках маркетинговых программ при покупке одной позиции может бесплатно добавляться другая (скажем, к компьютеру данной марки - сумка), которая по законам российского бухучета не может списываться по нулевой цене; но со всеми этими нюансами и особенностями система справляется без труда. Еще одна специфическая деталь: подбор комплектующих для определенной (заказанной клиентом) конфигурации компьютера теперь производится системой с автоматическим учетом их сочетаемости. Наконец, накладывает свой отпечаток изменчивость и нестабильность российского рынка. Так, во время кризиса 1998 г. у большинства компаний практически не было возможности работать в кредит, по предоплате и т. д. “Дилайну” же удалось за месяц доделать соответствующий модуль для работы с персональным депозитным счетом клиента, что позволило ему не прекращать операций даже в тех трудных условиях.

Как отмечают специалисты “Дилайна”, сопровождающие систему АССРАС (отдел ИТ составляет полтора десятка человек), ее достоинством является открытость, возможность наращивания окружения и бизнес-функциональности без изменения ядра (базиса). При этом четкость работы, регистрации и контроля всех денежных и материальных потоков неизменно остается на высоте. Кроме того, на данных, хранящихся в АССРАС’е, работает собственная аналитическая система “Дилайна”, основанная на реляционной модели и позволяющая формировать более 500 видов отчетов (на базе реплицированной БД). Она дает возможность анализировать бизнес-деятельность компании “на языке пользователя”.

Как считает г-н Урусов, именно система, обеспечивающая высокую степень интегрированности информационного комплекса, исключение ручных операций с данными и возможности для развития, является залогом для успешного выхода бизнеса в Интернет. При этом имеется в виду не просто создание информационного портала или виртуальной витрины, а полноценная торгово-закупочная деятельность в реальном времени.

Прошедший год доказал на практике, что бизнес при посредстве Сети динамичен и высокоэффективен. За это время пополнились функциональные возможности Электронной торговой системы: например, сейчас клиенты без труда отслеживают, как выполняется их заказ и перечисляются деньги, причем делают это разными способами (либо на своих страницах сайта, либо получая по электронной почте соответствующие, заранее ими же определенные, уведомления).

В этот же период осуществлялся и переход на новую версию системы АССРАС (сейчас - версия 4.2), причем практически в автоматическом режиме: последние разработки фирмы Accpac Int. (подразделение Computer Associates) вполне это позволяют (даже при таких больших объемах БД, как у “Дилайна”).

В дальнейшем предполагается развивать и функциональность системы в целом, и возможность анализа (по количеству и видам отчетов), и онлайновую взаимосвязь с поставщиками, и средства информационной безопасности.

Компания “Дилайн”

Основана в 1995 г., входит в группу компаний IBS.

Число сотрудников - 100.

Количество клиентов, регулярно (не реже раза в квартал) размещающих заказы, - около 1300.

Ассортимент - 7500 товарных позиций от 100 производителей.

Рост объемов продаж в 2000 г. (по сравнению с 1999-м) - 60%.

Программно-аппаратный комплекс “Дилайна”

Локальная сеть Ethernet на 100 рабочих мест.

5 серверов.

ПО: ОС Windows, АССРАС, Электронная торговая система, “1С:Бухгалтерия” (в конфигурации “Бухгалтерия+Кадры+ Зарплата+”, процессинговая система и ряд других приложений собственной разработки