СВЯЗЬ

 Сетевой электронный табель от Futurus работает с ошибками, но все же удобнее доски на стене

Как известно, ведение табельного журнала и регистрация прихода и ухода сотрудников являются одной из самых занудных должностных обязанностей работников приемных. Но, наверное, ваши коллеги раздражаются еще больше, когда после долгих поисков им удается узнать лишь, что вы "вышли" или, напротив, не можете уйти с какого-нибудь многочасового совещания.

Для секретарш частичным решением этой проблемы служит табель присутствия/отсутствия, в котором они могут делать отметки галочками или фишками, однако остальным сотрудникам найти ответы на все их "где" и "когда" оказывается не так просто.

Возможно, у корпорации Futurus (Атланта) уже есть решение: электронный табель, который работает там же, где и все остальные,  -  в сети.

Программа WhereAbouts 1.0 превосходит продукты для составления расписаний как но цене, так и по удобству в работе. Нам понравился ее хорошо продуманный интерфейс, возможность пользовательской настройки и то, что она работает в различных ЛВС, включая NetWare фирмы Novell, Windows NT и Windows for Workgroups корпорации Microsoft и LANtastic фирмы Artisoft. Мы испытывали WhereAbouts в ЛВС NetWare 3.12.

Программа WhereAbouts фиксирует местонахождение пользователей и

сообщает им о назначенных встречах

К недостаткам программы можно отнести то, что она не поддерживает клиентское ПО на персональных компьютерах Macintosh и работу в глобальной сети в автоматическом режиме; мы также обнаружили множество не столь значимых ошибок.

Выгоду из работы с WhereAbouts определенно извлекут малые и средние организации, однако более крупным фирмам следует подождать появления версии, поддерживающей работу в глобальной сети.

WhereAbouts отнюдь не заменяет программы-планировщики. Напротив, она дополняет их и системы голосовой и электронной почты. В отличие от программы-планировщика, которая стремится предотвратить неудачное распределение рабочего времени персонала в будущем, новый продукт указывает текущее местонахождение сотрудников и ожидаемое время их возвращения, а также предоставляет персональную информацию о них и помогает с ними связаться.

Конечно, эффективному использованию программы WhereAbouts может мешать ее второстепенность; пользователи могут просто забывать о ней или намеренно не запускать ее при отлучках, оставляя коллег в совершенном неведении.

Программа постулата в продажу в середине июня, при этом действует гибкая система скидок. В зависимости от варианта установки  -  на 1000 или 10 пользователей  -  цена в пересчете на одного пользователя колеблется от $5 до $19,90.

Более того, перед тем как купить программу, вы можете опробовать ее в работе  -  корпорация бесплатно распространяет версии на 7 пользователей, полностью работоспособные и не ограниченные по времени использования. Руководители отделов могут заказать ее по телефону (800) 959-4373 или переписать ее с адреса http://www.futurus.com.

ВСЕ ЛИ СЕГОДНЯ НА МЕСТЕ?

Тестовый центр PC Week Labs обнаружил, что программа WhereAbouts мягко решает целый ряд организационных проблем. Во-первых, в отличие от обычной доски-табеля этот продукт не привязан к какому-то месту в офисе. Мы могли наблюдать кто где находится с любой сетевой рабочей станции, просто нажав комбинацию клавиш, т. е. нам не нужно было каждый раз брести в приемную к столу секретаря. К тому же программа в состоянии обрабатывать намного больше информации, чем та, которую могут собрать ручные системы.

Нам пришлось по вкусу, что программа работает автоматически, требуя от пользователей минимальных (или вовсе не требуя) усилий по вводу данных о себе. При вхождении в сеть и запуске WhereAbouts она присваивала нам статус "In" ("присутствует"). Статус менялся на "Out" ("отсутствует") при нашем выходе из сети или выключении системы. Если в течение определенного времени мы вообще не дотрагивались до нашего ПК, программа отмечала и это и запрашивала нас, находимся ли мы все еще на месте.

Чтобы назначить встречу или вывесить табличку "Не беспокоить", нам достаточно было нажать на соответствующие кнопки и выбрать подходящие комментарии из появляющегося меню. Через диалоговое окно мы могли вводить комментарии для однократного применения и предположительное время нашего возвращения.

Нам понравилась функция назначения встречи с коллегой, отменяющая необходимость идти к его рабочему месту, чтобы оставить записку с просьбой об этом. Надо просто выбрать в списке имя нужного человека и щелкнуть кнопкой. Когда он вернется, то получит посланное ему сообщение.

Еще одна функция, которая должна понравиться менеджерам,  -  возможность наблюдения за персоналом. Мы настроили программу так, что она оповещала нас об изменении статусов "In"/"Out" остальных сотрудников. Оповещения могут также передаваться по электронной почте, работающей с Futurus, MHS, VIM или базирующейся на MAPI.

Мы пришли к мнению, что экранный образ электронного табеля WhereAbouts легко видоизменить по собственному усмотрению. Можно исключать и добавлять поля, изменять размеры столбцов, сортировать пользователей по любой комбинации полей, а также объединять их в группы. Кроме того, мы могли распечатывать ежедневные и еженедельные отчеты.

Мы собирали и просматривали такую персональную информацию, как должность сотрудника и название отдела: администратор может ограничивать тип доступной информации. Это дает WhereAbouts одно побочное преимущество  -  возможность поддерживать в реальном масштабе времени штатное расписание компании.

Установка программы на сервер, работающий под NetWare 3.12, не заняла много времени. Компоненты программы, относящиеся к рабочим станциям, работали как на Windows,  -  так и на DOS-платформах. Запуская установленную на сервере программу инсталляции, мы помещали соответствующую "иконку" Windows в группу запуска на каждом ПК.

DOS-версия программы устанавливается аналогично, оператор ее вызова может быть внесен в сетевой командный файл для автоматического запуска.

Резидентная часть программы занимала 10 Кб основной и 480 Кб расширенной памяти. Мы нашли, что DOS-интерфейс прост в обращении и точно соответствует Windows-версии во всем, за исключением графики.

При работе с WhereAbouts мы задали режим всеобщего учета пользователей с парольной защитой. К стандартному набору заранее определяемых статусов и комментариев мы добавили свои собственные и сформировали справочник по персоналу. Сопровождающая документация оказалась хорошей.

К сожалению, процедура установки пользователей и групп чем-то напоминала загадку о первородности яйца или курицы  -  одно вытекало из другого. Методом проб и ошибок была выработана следующая процедура: сначала мы создавали запись пользователя, что позволяло нам создать группу, а затем заносили пользователей и назначали им соответствие той или иной группе.

Поскольку мы работали в среде NetWare, для объединения информации о связанных пользователях NetWare (bindery user) и образованных нами группах достаточно было просто нажать несколько клавиш, что освобождало нас от необходимости ввода многочисленных данных. Следует отметить, что для других ЛВС такой возможности не существует.

РУЧНАЯ ПОДДЕРЖКА ГЛОБАЛЬНЫХ СЕТЕЙ

Программа WhereAbouts не может пока отслеживать информацию с нескольких серверов NetWare. Автоматическая поддержка глобальной сети только планируется, и в настоящее время администраторы вынуждены сами выполнять эту работу, подсоединяя пользователей к центральной базе данных WhereAbouts. Влияние этих действий на трафик ЛВС пока не выяснено.

К сожалению, пользователи программы могут столкнуться с различными дефектами и недоработками. Например, чтобы исправить неверно написанное имя пользователя или группы, мы были вынуждены вместо простого редактирования сначала удалить их, а затем создать заново.

Время от времени мы сталкивались с сетевыми ошибками и General Protection Faults (нарушение общей защиты); кроме того, иногда на нашей тестовой системе (блокнотном ПК Satellite Т1960ТС компании Toshiba America Information Systems), на которой не было традиционного сетевого драйвера NetWare DRV Windows, ОС Windows "зависала" и нарушался вывод информации на экран. Хотя используемый нами драйвер Super TCP корпорации Frontier Technologies и был мультиплексирующим драйвером для сетей TCP/IP и NetWare (через интерфейс Open Data-Link Interface), программа WhereAbouts поддерживает многопротокольные сети только через драйвер Network Device Interface Specification из состава Windows for Workgroups (WFW).

В дополнение к NetWare программа поддерживает и другие типы сетей, хотя и с некоторыми оговорками. Так, если рабочие места объединены в одноранговую сеть типа LANtastic или WFW, администратор должен убедиться, что все клиентские ПК обращаются к программе WhereAbouts, используя одну и ту же букву для обозначения соответствующего диска. Кроме того, если в сети не применяется ни среда NetWare, ни протокол NetBEUI, то в этом случае система оповещения работать не будет.

Телефон корпорации Futurus: (404) 242-7797.

КЕН ФИЛЛИПС