Обеспечение максимально интеллектуальной подготовки данных позволяет преобразовать и оптимизировать финансовое планирование и анализ (FP&A), считает Диди Гурфинкель, генеральный директор DataRails. Его мнение приводит портал Enterprisers Project.

По своей сути FP&A — это процесс анализа прошлых данных для получения представления о финансовом положении бизнеса, для составления регулярных отчетов и стратегических прогнозов, а также для специального моделирования «что-если». При правильном подходе этот вид анализа позволяет генеральным и финансовым директорам принимать обоснованные решения о стратегическом направлении развития компании.

Процесс FP&A обычно осуществляется группой финансовых специалистов, которые работают с электронными таблицами для сбора и анализа данных. Без надлежащей FP&A-практики лица, принимающие решения, по сути, летают вслепую.

«FP&A — критически важный для бизнеса аспект прогнозирования, но, к сожалению, методы, которые мы используем для его осуществления, развиваются не так быстро, как остальной ландшафт», — сетует Гурфинкель.

Несмотря на свою важность, процессы FP&A обычно страдают от серьезных проблем. Например, много времени отнимает ручная работа. Другая серьезная проблема заключается в обеспечении точности и предотвращении человеческих ошибок при ручном манипулировании данными.

FP&A, как и другие финансовые задачи, в значительной степени полагаются на Excel. Хотя это, безусловно, мощный инструмент, его использование для сбора и анализа данных требует, чтобы кто-то либо вручную прочесывал ячейки, либо создавал и поддерживал сложные формулы и функции для получения необходимых данных.

Использование устаревших электронных таблиц неэффективно и приводит к огромному количеству накладных расходов и затруднений для аналитиков, что совершенно не соответствует тому, чего вы хотите от процесса, который должен быть ключевым для каждого предприятия.

Ряд решений этих проблем предполагает полный отказ от Excel, что также нецелесообразно во многих случаях. У малых предприятий, в частности, может не хватить времени или рабочей силы для переноса данных и глубокой логики, заложенной в таблицах Excel, на новую платформу.

«В то время как весь остальной деловой мир переходит на мощные облачные SaaS-решения, основанные на искусственном интеллекте и автоматизации, финансовые отделы остаются в Excel, — говорит Гурфинкель. — Хотя это мощный инструмент, ему не хватает современных функций, которые могли бы помочь улучшить прогнозирование. Идеальным решением будет такое, которое опирается на Excel, используя его сильные стороны и минимизируя его недостатки, а не пытается (и терпит неудачу) заменить его».

Использование автоматизации для упорядочения финансовых данных

Термин «автоматизация» уже почти достиг статуса шумихи, но это не значит, что преимущества, которые она дает, не реальны. Автоматизация способна изменить практически все сферы деятельности, включая финансовое планирование.

Как уже упоминалось, одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются в FP&A, — это повторяющаяся ручная работа, отнимающая время от фактического анализа. Автоматизированные инструменты могут получать данные из нескольких листов Excel, а также из облачных хранилищ, и четко их организовывать, что облегчает анализ. Они также могут обеспечить большую гибкость в визуализации данных, легко переходя от общей картины к детальному рассмотрению конкретного отдела или периода времени.

Кроме того, современные инструменты могут автоматически отслеживать историю ячеек в Excel, предоставляя ценную информацию о том, откуда взялись цифры. Эта информация часто бывает полезна при анализе, но ее сбор требует целенаправленных усилий со стороны тех, кто вводит данные — еще одна большая потеря времени.

Обеспечение надежности планов и прогнозов с помощью искусственного интеллекта

Еще одна серьезная проблема существующих стандартов финансового планирования — возможность человеческой ошибки. Ручной ввод данных (и даже ручное создание формул) всегда сопряжен с риском ошибки — от неправильно введенного числа или пропущенной ячейки до формулы, в которой не хватает ключевого компонента.

В лучшем случае исправление ошибок ввода данных требует времени, так как на поиск источника проблемы могут уйти часы. Если же они остаются незамеченными, то в худшем случае могут возникнуть серьезные проблемы с бюджетом — либо вы потратите слишком много средств на проект, и они закончатся, либо недооцените имеющуюся сумму и без необходимости ограничите инициативу, которая могла бы выиграть от большего финансирования.

На практике это означает, что командам приходится тратить дополнительное время на обеспечение точности финансовых данных, которое можно было бы потратить на другие цели. Даже в этом случае могут оставаться сомнения в точности прогноза.

Если бы компании могли доверять своим цифрам, это сняло бы огромный стресс при планировании и освободило бы финансовых специалистов от необходимости тратить больше времени на анализ данных и предоставление более глубокой информации. Использование связанных источников данных является важным аспектом в обходе «подводных камней» Excel, а ИИ делает обновление прогнозов более точным.

«Важно, чтобы финансовые специалисты были уверены в достоверности своих цифр, — говорит Гурфинкель. — Эта уверенность затем проникает в остальные подразделения организации. Маркетинг, инженерные службы, отделы логистики, продаж и закупок могут принимать решения с уверенностью».

Решения на основе ИИ помогают избежать таких ошибок и могут помочь отследить их, если они все же произошли. Конечный результат — более надежные цифры и более точные прогнозы. Поскольку многие отрасли используют возможности ИИ для обеспечения надежности и оптимизации процессов, FP&A пора подхватить их.

Улучшение финансового планирования возможно

Финансовые специалисты тратят много времени на поиск информации, ее консолидацию и ввод в электронные таблицы. Приходится много работать с данными. Эта работа важна в том смысле, что она позволяет проводить последующий анализ, но она не приносит непосредственной реальной пользы организации.

По-настоящему ценным является сам анализ. Именно здесь раскрываются скрытые в цифрах инсайты — что они говорят о бизнесе и что нужно сделать.

При всей своей мощи Excel далеко не так умен. Именно здесь на помощь приходит новое поколение ПО для финансового анализа. Оно обещает сократить время, затрачиваемое на ввод и манипулирование данными, позволяя финансовым командам больше времени уделять анализу цифр и помогать руководству принимать обоснованные решения.