Закупки — один из процессов, где каждая лишняя итерация превращается в убыток, например, штрафы за просрочки и переплаты. При этом сначала всё выглядит ровно — регламенты, статусы в системе, согласования по маршруту. Но именно в «невидимых» разрывах цепочки — повторных согласованиях, ручных проверках, задержках между шагами — и спрятан крупнейший резерв экономии: ускорение цикла от закупки до оплаты, снижение операционных затрат и высвобождение денег из процесса.
Process Mining помогает этот резерв увидеть и посчитать: по реальным данным, по каждому этапу, по каждому «узкому месту». Он показывает не красивую регламентированную схему выполнения процесса, а его фактическое состояние — где уходят дни, где накапливаются возвраты и где автоматизация окупится быстрее всего.
Как работает Process Mining
Каждое действие в корпоративных системах оставляет цифровой след: создана заявка, согласован договор, выставлен счёт, принята поставка и т. д.. Process Mining собирает эти события, объединяет их в единую цепочку и показывает, как процесс проходит в реальности.
На визуальной карте видно всё: где шаги выполняются быстро, где возникают задержки, где сотрудники возвращаются к уже пройденным этапам, а где система просто ждёт согласования.
Process Mining — не просто аналитика, а инструмент управленческой диагностики. Технология позволяет не гадать, почему процесс «тормозит», а увидеть реальные проблемы, найти причины их возникновения и способы оптимизации.
Зачем это нужно в закупках
Закупки — это классический P2P-процесс, то есть последовательный путь от появления потребности до поставки и проведения оплаты поставщику.
Когда говорят о скрытых потерях в закупках, речь — не о гипотезах и предположениях. Даже в зрелых компаниях значительная часть P2P-процесса остаётся ручной, фрагментированной и подверженной возвратам.
Process Mining позволяет увидеть, где именно возникают задержки и дополнительные затраты. Чаще всего это проявляется в следующих ситуациях:
- на этапе инициирования заявки документы возвращаются на доработку из-за неполных или неточных данных;
- в процессе согласования договоров возникают повторные циклы из-за корректировок условий или отсутствия информации;
- сроки поставок отклоняются от плановых, а причины становятся очевидны только при детальном анализе фактического процесса;
- при оплате документов процесс замедляется из-за ручных проверок и дополнительных подтверждений.
Такие отклонения накапливаются и приводят к замедлению закупочного цикла, увеличению нагрузки на сотрудников и потере контроля над сроками и бюджетом. Суммарно это выливается в недели простоя и сотни тысяч рублей потерянных денег. Process Mining помогает увидеть эти узкие места и рассчитать, как их устранение повлияет на скорость и стоимость закупочного цикла. По оценкам McKinsey и отраслевых аналитиков,
Что меняется после внедрения
После внедрения технологии компании получают прозрачность внутренней работы. Руководители могут видеть весь путь документа от заявки до оплаты, анализировать длительность этапов, число возвратов и отклонений. Это делает процесс управляемым. Внедрение Process Mining позволяет:
- сократить длительность P2P-цикла;
- снизить долю ручных операций;
- сократить количество повторных согласований;
- добиться соблюдения сроков поставок.
Это не просто ускорение — это переход от реактивного управления к упреждающему: компания начинает видеть проблемы до того, как они сказываются на сроках и затратах.
Реальные кейсы применения
Эффект от внедрения Process Mining в закупках уже подтверждён практикой российских компаний.
Один из ритейлеров применил Process Mining для анализа некоммерческих закупок и восстановления фактического хода процесса. Внедрение рекомендаций позволило сократить длительность закупочных процедур на 25%.
Фармацевтическая компания из ТОП-10 применила процессную аналитику для получения карты реального процесса закупок и дашбордов с актуальными показателями. Анализ выявил узкие места в согласовании договоров и ручные операции, замедлявшие движение заявок. После оптимизации процесс ускорился на 21%, а прозрачность исполнения выросла в разы.
Крупное промышленное предприятие использовало Process Mining для создания цифрового двойника закупочного процесса. Это позволило смоделировать разные сценарии снабжения, выстроить приоритеты и определить точки для автоматизации. В результате снизилась длительность цикла закупки, улучшилось использование складских запасов, а трудозатраты на обеспечение заявок заметно сократились.
Банк из ТОП-5 заявил, что применил процессную аналитику, чтобы справиться с ростом объёма заявок. При трёхкратном увеличении потока закупок длительность цикла удалось сократить на четверть — за счёт оптимизации маршрутов и устранения узких мест.
Эти кейсы наглядно показывают: эффект приходит быстро, если работать с процессами, где уже есть данные и очевидный потенциал для улучшений.
Почему начинать стоит именно с закупок
Закупки — универсальная стартовая точка для Process Mining. Почему? Процесс массовый, хорошо структурированный и логируемый, как отмечалось выше. Данные доступны, а эффекты измеримы. Любое улучшение здесь мгновенно отражается на ключевых бизнес-показателях — себестоимости, ликвидности, сроках исполнения обязательств и удовлетворённости внутренних заказчиков.
Оптимизация даже на одном участке даёт ощутимый эффект:
- сокращаются издержки на закупки и снабжение;
- ускоряется движение капитала;
- повышается точность планирования поставок;
- снижается нагрузка на специалистов.
Главное — появляется новая управленческая культура. Люди начинают понимать, как их действия влияют на общую эффективность компании, а бизнес становится по-настоящему прозрачным и гибким.
Process Mining — первый шаг к осознанной цифровизации
Process Mining — это не просто новый инструмент, это способ увидеть реальность такой, какая она есть. Он становится фундаментом для дальнейших шагов — роботизации и внедрения ИИ. Когда решения принимаются на основе реальных данных, исчезает пространство для догадок. Возникает уверенность — в процессах, в людях, в управлении.
Для бизнеса, который стремится быть гибким, экономным и устойчивым, это уже не опция, а необходимость. Ведь только понимая, как именно работает организация, можно осознанно менять её к лучшему.
