СЛУЧАЙ ИЗ ЖИЗНИ

Калифорнийское налоговое агентство пользуется средствами групповой работы

Эйлин Кроули

По пятницам у Бриджет Макферленд дорога на работу отнимает меньше пяти минут, а если она при этом не пьет кофе, то всего две минуты.

Макферленд по крайней мере один раз в неделю посещает свой офис не выходя из собственного дома, и то же самое делают примерно 20% ее коллег, работающих в налоговом агентстве FTB (Franchise Tax Board, Сакраменто, шт. Калифорния). Жизнь таких городов, как Сакраменто, неизбежно связана с загрязнением окружающей среды и автомобильными пробками, поэтому работа служащих на дому становится неотъемлемой частью корпоративной культуры. На пути к этому пришлось преодолеть немало трудностей, но тем не менее многие организации своего добились. Их сотрудники теперь могут осуществлять свои служебные функции не выходя из дома, поскольку у них есть удаленный доступ к совместно используемой информации и возможности групповой работы над проектами. К числу организаций, которые смогли успешно освоить новый стиль работы, относится и FTB.

На первом этапе требовалось обеспечить сотрудников, находящихся дома, доступом к служебной информации, и эта часть задачи была решена два года назад, когда в FTB создали собственную интрасеть FTBNet. Далее нужно было сделать так, чтобы сотрудники, не имеющие жесткого рабочего графика, могли успешно работать в группе и управлять служебной документацией. Эту проблему решили с помощью нового программного продукта eRoom фирмы Instinctive Technology, позволяющего организовать эффективную групповую работу. Правда, в FTB пробовали использовать и другое средство из категории группового ПО на базе Web, а именно DocuShare корпорации Xerox, однако, по словам Макферленд, пользовательский интерфейс eRoom оказался удобнее.

Как отмечает Джим Балдерстон, аналитик фирмы Zona Research (Редвуд-Сити, шт. Калифорния), теперь служащие, работая на дому, могут получать доступ к информации на структурном уровне, и это очень важно для действительно продуктивной домашней работы.

Любой проект, связанный с организацией надомной работы, в конечном счете должен предоставить сотрудникам не меньший уровень доступа к информации, чем тот, который они имеют, находясь в офисе, поскольку, по мнению Балдерстона, только в этом случае гибкий график не станет помехой в работе. Ситуация с Макферленд, менеджером проекта в FTB, - это прекрасный пример того, как интрасеть и надежное ПО для организации групповой работы позволяют решить многие проблемы. По понедельникам у нее выходные дни, со вторника до четверга она работает в офисе по 10 часов в день, приходя на работу в 7 часов утра, чтобы не попадать в транспортные заторы, а по пятницам, в конце рабочей недели, она работает исключительно дома, соединяясь со внутренней сетью своего агентства через его Web-страницу. Бывали моменты, когда, по словам Макферленд, она чувствовала себя оторванной от своих коллег, но в целом такой график работы для нее очень подходит.

“Одно время мне постоянно приходилось вникать во все изменения в состоянии наших проектов, - говорит она. - Теперь же я могу сосредоточиться на собственной работе, не беспокоясь об изменениях проекта в целом”.

Теперь все изменения в проекте своевременно отражаются на компьютерах каждого сотрудника, и это стало возможным благодаря тому, что с октября прошлого года в FTB к интрасети добавилось средство групповой работы eRoom. В частности, оно позволяет автоматически обновлять всю информацию и предупреждать пользователей о любых изменениях в содержании материалов групповой работы. Если в совместно используемом документе появились какие-нибудь изменения, то на рабочем экране каждого члена группы появляется информирующая об этом пиктограмма.

Бриджет Макферленд из калифорнийского налогового

агентства может работать дома, используя интрасеть FTBNet

Этот продукт также дает возможность учитывать мнения членов рабочей группы при принятии решений и контролировать версии служебных материалов, исключая обращение к разным вариантам одного документа. По словам Макферленд, это дает ей чувство уверенности в эффективности ее домашней работы.    

Финансовая стратегия

Два года назад FTB рассматривала свой эксперимент с FTBNet как средство, которое, в частности, поможет снизить накладные расходы. Растущая стоимость бумаги, а также необходимость учитывать постоянные изменения в налоговых законах и инструкциях создавали огромную “дыру” в расходной части бюджета агентства. Менеджеры понимали, что необходимо сократить количество обращающихся документов, тем более что многие из них устаревали практически сразу же после распечатки.

Поэтому было решено, что интрасеть станет средством безбумажного оборота всей информации, связанной с прохождением более 13 млн. отдельных налоговых поступлений, ежегодно обрабатываемых FTB. Эксперимент продолжался два месяца, и в нем участвовали 35 сотрудников агентства.

По словам Блейка Кука, Web-мастера FTB, пилотный проект окупился всего за три месяца. Связанные с ним затраты составили примерно $1500, включая покупку лицензий на браузеры и общераспространенное ПО типа WebTrends фирмы Software. Дополнительные расходы на оборудование оказались не нужны, поскольку вся необходимая аппаратура уже была в наличии.

Как отмечает Кук, в FTB понимали, что, создавая экспериментальную интрасеть, прежде всего нужно было максимально упростить пересылку информации для неискушенных в технических вопросах рядовых сотрудников. От каждого отдела потребовалось выделить одного-двух координаторов, отвечающих за содержание циркулирующих по сети материалов и их ежедневное обновление. Простота работы была особенно важна, поскольку многие сотрудники до этого еще не сталкивались с браузерами.

Учитывая различия в уровне квалификации персонала, было решено использовать разный инструментарий, например HotDog фирмы Sausage Software и FrontPage корпорации Microsoft.

Служащим агентства нововведения пришлись по душе. Например, Джим Шеферд, менеджер, отвечающий за связи с общественностью, не имея никакого опыта публикации документов в интрасети и навигации в Web, буквально за 20 минут научился создавать Web-страницы.

“По сути дела, здесь все сводится к вырезанию и вставке, а это ничуть не труднее, чем доводить информацию до общего сведения”, - заметил Шеферд. По словам Кука, пример с быстрым обучением Шеферда - это скорее правило, чем исключение.    

Планы на будущее

Половина из 4000 сотрудников FTB, работающих полную рабочую неделю, в настоящее время подключены к интрасети. Но на достигнутом решено не останавливаться. С лета этого года персонал агентства сможет делать онлайновые заказы на канцелярские принадлежности. Это тоже поможет снизить расходы на бумагу, так как сотрудники будут заполнять требуемые формы в онлайновом режиме, и они автоматически будут направляться ответственным менеджерам для визирования.

Хотя первоначально считалось, что интрасеть прежде всего должна снизить накладные расходы, она, по словам Кука, дает также выигрыш в производительности труда. С появлением интрасети гораздо чаще стали создаваться рабочие группы, объединяющие сотрудников отделов разного профиля. Чтобы сотрудники других подразделений могли получить доступ к определенным каталогам какого-нибудь отдела, раньше требовалось привлекать администратора ЛВС. Теперь менеджеры уровня отдела, отвечающие за содержание материалов интрасети, могут сами отсылать нужную информацию и предоставлять права доступа служащим из других подразделений.

“При том же уровне защищенности служебной информации разным группам стало легче работать вместе”, - говорит Кук. Для обеспечения информационной безопасности в FTB используется идентификация имени пользователя и пароля, контроль за доступом как на программном, так и на объектном уровне, и шифрование по протоколу SSL между клиентом и сервером.

По мнению Балдерстона, аналитика из фирмы Zona, в ближайшее время многие поймут, что вместо ежедневных поездок на работу лучше предоставить служащим возможность безопасной и эффективной работы у себя на дому, и скоро это будет рассматриваться как необходимость, а не как привилегия.

“Если эта тенденция получит развитие, мы все будем работать дома”, - говорит Балдерстон. И уже сегодня, по крайней мере в FTB, обременительные поездки на работу начинают уходить в прошлое.    

Информация к размышлению

Организация: Franchise Tax Board, налоговое агентство штата Калифорния.

Штаб-квартира: Сакраменто.

Название интрасети: FTBNet.

Задачи: предоставление возможности работы на дому и по гибкому графику, при одновременной поддержке связи с офисом, а также возможности для всех сотрудников совместно пользоваться информацией о новейших инструкциях по сбору налогов и изменениях в законодательстве.

Решение: доступ в интрасеть FTB через Web, что дало возможность персоналу агентства работать на дому, пользуясь самой свежей информацией из своего офиса.

Кадровое обеспечение: узел создан усилиями трех штатных разработчиков. 30 специально назначенных координаторов отвечают за содержание публикуемых в интрасети материалов и их ежедневное обновление.

Состояние проекта: на экспериментальном этапе проекта доступом были обеспечены лишь 35 сотрудников, но за последние два года их число выросло до 2000. FTB предполагает в конечном счете предоставить доступ в интрасеть для всех своих служащих (более 4000 человек).

ИНСТРУМЕНТАРИЙ

Базовое ПО: Microsoft Internet Information Server, работающий под управлением Windows NT и Microsoft Internet Explorer. Для создания Web-страниц используются Microsoft FrontPage 97 и 98, CorelDraw, Adobe Photoshop и Microsoft Visual InterDev.

СУБД: Microsoft Access. Имеются планы постепенного перехода на СУБД Sybase.

Дополнительное ПО: eRoom - средство групповой работы на базе Web фирмы Instinctive Technology.

Версия для печати