Вадим Федоров

 

Грандиозному празднованию 850-летия Москвы предшествовала многолетняя подготовка, в ходе которой были созданы уникальные инженерные сооружения, отремонтированы сотни зданий и сотни километров дорог, подготовлены тысячи праздничных мероприятий и сделано многое другое. Правительство Москвы координировало значительную часть этой работы с помощью компьютерной системы, основанной на технологии Lotus Notes.

7 сентября 1997 г. Москва праздновала свое 850-летие. В торжествах, продлившихся неделю, приняли участие миллионы москвичей и гостей нашего города. Эта неделя была до отказа заполнена концертами, спортивными соревнованиями, шоу, митингами и народными гуляниями. День рождения столицы заметно поднял настроение всем, кому в это время довелось быть в Москве.

Для городской администрации эти события стали кульминационной точкой многолетней работы, в ходе которой на средства федерального и московского бюджетов и частных инвесторов создавались или реконструировались памятники архитектуры и крупные инженерные сооружения, такие, как Храм Христа Спасителя, Большая спортивная арена в Лужниках, московские вокзалы, МКАД и др. Значительные усилия направлялись и на популяризацию истории Москвы: были подготовлены десятки культурных программ, включавших свыше двух тысяч мероприятий, выпущены компьютерные энциклопедии на CD, учебники и подарочные издания, проведены тематические конкурсы. ГУВД, Департамент потребительского рынка и услуг, Департамент транспорта и связи и многие другие городские службы выполнили ведомственные программы, связанные с подготовкой и проведением праздника.

По замыслу организаторов, подготовка к юбилею должна была преобразить лицо столицы, привести праздник на каждую улицу и разрушить многолетнюю традицию пренебрежения интересами людей при проведении социально значимых мероприятий. Поэтому наряду с реализацией уникальных по объему и сложности проектов ремонтировались обветшавшие здания, памятники и дороги, благоустраивались улицы, площади, скверы и парки и т. д. Понимая значение “малых” дел, правительство Москвы тщательно контролировало работу на всех объектах - от самых больших до самых малых.

Подготовка к празднику началась с создания четкой системы управления, под контролем которой оказались десятки тысяч взаимоувязанных задач, на что в общей сложности было израсходовано около 2 млрд. долл. Их решение потребовало согласованных усилий свыше двухсот организаций, причем весь комплекс работ необходимо было завершить точно в срок, несмотря на частые нарушения графика финансирования. По объему работ, количеству и разнообразию объектов управления эта система стоит в одном ряду с крупнейшими современными системами управления, а чрезвычайно низкие затраты на ее создание и поддержание сделали ее эффективность уникальной.    

Первоначальная схема управления

Качественное управление сочетает тщательное планирование с действенными механизмами своевременного выявления и анализа причин нарушения планов, быстрый поиск реальных путей преодоления возникших трудностей и соответствующее перепланирование. Чтобы планы не менялись ежечасно, вертикаль управления должна быть разбита на взаимоувязанные слои, в каждом из которых выбрано оптимальное сочетание уровня детализации и периодичности пересмотра плана. Количество уровней и их параметры определяются сложностью работ и соотношением затрат на контроль и устранение нарушений.

При подготовке к празднованию 850-летия Москвы широчайший разброс объектов управления по объему и сложности работ потребовал применения к различным категориям объектов разных схем управления.

Первая схема применялась на крупных уникальных объектах, таких, как Храм Христа Спасителя или МКАД. Мэр Москвы непосредственно контролировал ход работ на них, а оперативное управление осуществляли созданные на каждом объекте специальные структуры.

При одинаковых затратах на управление и требованиях к точности планирования крупный объект создает гораздо меньшую нагрузку на систему управления, чем равная ему по объему работ совокупность мелких объектов. Поэтому управление работами на многочисленных “малых” объектах, естественно, было организовано иначе. Ведь нужно было контролировать реконструкцию 488 строительных объектов, благоустройство 456 мест проведения основных мероприятий, подготовку 24 тематических программ, объединивших свыше двух тысяч мероприятий.

Управление работами на “малых” объектах. На самом верхнем уровне правительство города направляло работу, издавая специальные постановления. Так, в постановлении № 721 от 29.08.95 были определены цели программы, а в постановлении № 255 от 26.03.96 - приведен первоначальный перечень строительных объектов, подлежащих реконструкции. Весь период подготовки был разбит на этапы, по окончании каждого из них правительство Москвы собиралось на тематическое заседание, на котором подводились итоги, пересматривались списки объектов и уточнялись объемы работ и источники финансирования.

Принятые решения, оформленные специальным постановлением, становились заданием на очередной период для Управления подготовки празднования 850-летия Москвы, Департамента строительства, Департамента экономической политики и развития (ДЭПР) и префектур. На эти структуры было возложено индивидуальное планирование работ по каждому объекту (программе), их организация, контроль исполнения планов и подготовка необходимых отчетных материалов для очередного заседания правительства.

Сводные отчеты. Исходными данными для заседаний правительства, посвященных реконструкции строительных объектов, служили сводные отчеты о состоянии дел на объектах. Эти отчеты должны были подаваться в правительство за две недели до очередного заседания. Типичный сводный отчет объемом до пятисот страниц содержал данные о состоянии каждого объекта, включая степень его отставания от плана, а также перечень отстающих объектов и другие сводки.

Первичная информация для сводных отчетов поступала из префектур административных округов. В каждой префектуре выделенный сотрудник занимался сбором и проверкой исходных данных и их пересылкой в Департамент строительства, ДЭПР и Управление подготовки празднования 850-летия Москвы для проверки и включения в сводный отчет.

Изменившиеся условия требуют совершенствования системы управления. На начальном этапе работ, когда правительство Москвы рассматривало отчеты раз в полгода, времени между заседаниями вполне хватало на выполнение всех операций по подготовке отчета. Но несмотря на значительные усилия всех звеньев системы управления, своевременно собрать все данные и полностью избежать случайных ошибок и намеренных искажений удавалось не всегда. Ведь, с одной стороны, нарушители планов, опасаясь санкций, до последнего затягивали передачу необходимых сведений, и на их проверку времени оставалось в обрез. С другой стороны, к моменту завершения подготовки отчета полученные задолго до этого данные уже устаревали, а на их актуализацию не хватало сил. В итоге проблемы, возникшие еще в начале этапа, за несколько месяцев накапливались и обострялись, а неточности, попавшие в отчет, приводили к неадекватным планам и, когда значительно позже вскрывалось истинное положение вещей, исправить ситуацию было гораздо сложнее, чем если бы реакция была своевременной.

Распределенная информационная система контроля хода подготовки к празнованию 850-летия Москвы

По мере приближения праздника постоянно росло количество объектов, на которых шли работы, соответственно росла и трудоемкость контроля за ними. Нужно было сократить период планирования и одновременно повысить достоверность данных, так как эти факторы стали ограничивать эффективность управления.

Первоначальная схема позволила быстро и с минимальными затратами создать систему управления, которая длительное время полностью отвечала потребностям правительства города. Но на ее основе нельзя было решить новые задачи без значительного расширения аппарата управления и связанного с этим роста затрат. Невозможность “разогнать” существующую схему вынудила искать иные пути повышения производительности.

Правительство Москвы по предложению Института развития Москвы решило изменить систему управления и сделать современные компьютерные технологии ее неотъемлемой частью. Цель модернизации - качественное повышение оперативности и точности управления - должна была быть достигнута с обязательным соблюдением ряда ограничений: во-первых, переход на новую систему не должен повысить ни нагрузку на персонал, ни уровень затрат на саму систему управления; во-вторых, создание и внедрение системы должны были занять не более двух месяцев, причем без прерывания работы существующей системы управления и с минимальными затратами на первоначальное обучение пользователей и поддержку их повседневной работы; в-третьих, компьютерную систему, призванную связать разбросанные по городу рабочие места всех пользователей, построить в основном на базе имевшихся в муниципальных структурах скромных компьютеров и средств связи.    

Обновленная система управления

Новая схема управления отличается от исходной наличием в ней нового звена - Центра обработки данных (ЦОД). На Центр, созданный на базе Института развития Москвы, были возложены сбор, проверка и консолидация всех первичных данных, а также подготовка сводных отчетов. Именно эти функции из-за своей трудоемкости и технической сложности ограничивали возможности повышения производительности системы управления в ее первоначальном виде.

В новой системе управления ключевую роль играла компьютерная система “850-контроль”, которая объединила разбросанных по всей Москве пользователей и сформировала единую технологическую цепочку работы с информацией от внесения первичных данных до печати тома сводного отчета. Система “850-контроль” была создана на базе технологии Lotus Notes, у которой при заданных ограничениях, по существу, не было альтернатив.

Сеть Notes. Схема сети Notes показана на рисунке. В префектурах административных округов, в департаментах внешних связей, промышленности, потребительского рынка и услуг, в ряде комитетов и городских организаций были установлены рабочие места, укомплектованные ПО Notes Desktop и модемами для связи с ЦОД. В Управлении подготовки празднования 850-летия Москвы, Департаменте строительства, ДЭПР и в аппарате первого заместителя премьера правительства Москвы (руководителя комплекса перспективного развития) в существующие локальные сети были добавлены серверы Lotus Domino, обслуживающие всех пользователей в данной организации и связанные с ЦОД через Интернет. ЦОД использовал уже имевшиеся в Институте развития Москвы локальные сети, серверы Domino, каналы Интернета и телефонные линии.

Таким образом, сеть Notes практически полностью была создана на базе компьютерной техники и коммуникационного оборудования, уже имевшихся в соответствующих организациях. Благодаря Notes в эту технику удалось вдохнуть новую жизнь. Так, сеть легко выдерживала достаточно интенсивные потоки данных, составлявшие в обычные дни от 10 до 20 Мб и возраставшие до 80 - 85 Мб в сутки по мере приближения срока подачи отчетов.

Сбор первичной информации. В новой системе управления сбор первичной информации по-прежнему возлагался на сотрудников префектур. Но теперь он производился с помощью территориально-распределенного приложения Notes, в котором каждому виду исходной информации отвечал специально разработанный бланк. Чтобы упростить заполнение этих бланков, создали ряд приложений-справочников, например справочник организаций - участниц программы, справочник реконструируемых объектов, фонд фотографий строящихся объектов и др. Теперь при заполнении многих полей нужные данные можно было выбрать из списка проверенных значений. В итоге нагрузка на пользователей снизилась, а возможностей для случайных ошибок стало меньше.

Решением правительства Москвы каждый реконструируемый объект был закреплен за определенной префектурой. Как только сотрудник ЦОД задавал эту связь в соответствующем справочнике, система начинала автоматически отслеживать поступление первичных данных и в случае задержки напоминала сотруднику префектуры о том, какая информация еще не поступила. Получив уведомление, сотрудник мог активизировать сбор данных или выехать на объект, чтобы на месте оценить его состояние.

Пользователи в префектурах работали с локальными репликами приложений Notes*1, что позволяло им корректировать информацию и пользоваться справочниками, не имея постоянного соединения с сервером ЦОД. Во время сеансов связи встроенный в Notes механизм тиражирования автоматически передавал новые и измененные данные в ЦОД, одновременно получая оттуда поступившую со времени предыдущего сеанса электронную почту, напоминания о просроченной работе и накопившиеся изменения в логике работы приложений и информационном наполнении справочников. Тиражирование упростило и актуализацию справочников. Если, например, пользователь узнавал об изменении нужного ему телефона организации, он со своего рабочего места корректировал соответствующий документ в телефонном справочнике, а механизм тиражирования автоматически передавал эти изменения всем пользователям сети.

-----

*1 Репликами называются копии данных (и метаданных), автоматически синхронизируемые в результате тиражирования. Реплики позволяют совместить высокую эффективность доступа к локальным данным с их глобальной доступностью.

Перекрестная поверка исходной информации. Поступавшие из префектур данные содержали случайные ошибки и намеренные искажения, которые нельзя было предотвратить при заполнении бланков. Чтобы повысить достоверность исходных данных, что являлось одной из основных целей создания системы, был создан мощный механизм их перекрестной проверки.

Идея перекрестной проверки проста. В городском хозяйстве любое событие прямо или косвенно затрагивает различные городские службы и соответственно отражается в их отчетности. Так, строительные работы, находящиеся в ведении территорий, отражаются в отчетах префектур, освоенное финансирование - в отчетах ДЭПР, а освоенные мощности - в отчетах Мосгорстата. Если работы действительно идут, между показателями из сводок разных ведомств устанавливаются определенные устойчивые соотношения. Если же работа кипит лишь на бумаге, нормальные пропорции нарушаются, что служит индикатором случайной ошибки или преднамеренной фальсификации. Благодаря обилию связей, которые можно использовать как индикаторы, практически невозможно обмануть механизм перекрестных проверок, использующий достаточное количество контрольных показателей, полученных из независимых источников.

Система “850-контроль” подвергала перекрестной проверке все первичные данные, поступившие из префектур. Обнаружив нарушение индикаторных соотношений, система позволяла сотруднику префектуры исправить случайные ошибки, после чего подвергала исправленные данные новым независимым проверкам. Если нарушения сохранялись, для выяснения истинного положения дел на строительный объект направляли инспекцию. Эта простая процедура выявила множество непреднамеренных ошибок и несколько серьезных нарушений. Выяснилось, например, что в зданиях Северного речного вокзала и Государственной исторической библиотеки работы даже не были начаты, хотя по бумагам шли полным ходом.

Перекрестная проверка слишком трудоемка, чтобы ее можно было регулярно выполнять вручную. В системе “850-контроль” эта работа была полностью автоматизирована с помощью специального приложения Lotus Notes, проверявшего данные по мере их поступления в ЦОД и протоколировавшего результаты проверок.

Подготовка сводного отчета. Поскольку первичная информация попадала в ЦОД уже в электронной форме и проходила там обязательную перекрестную проверку, формирование отчета удалось полностью автоматизировать. Проверенные первичные данные попадали в специальное приложение Lotus Notes, где их дополняли необходимыми расчетными показателями и с помощью встроенного в Notes механизма каталогизации документов (view) и папок (folder) составляли перечень отстающих объектов и другие сводки. Приложение автоматически контролировало полноту заполнения отчета и формировало необходимые предупреждения. К моменту подачи отчета в правительство достаточно было нажать кнопку, чтобы получить распечатку, готовую для переплетных работ.    

Достигнутые результаты

Новая схема управления, основанная на компьютерной системе “850-контроль”, полностью решила все поставленные задачи. Она впервые позволила городским чиновникам своевременно контролировать исполнение каждого пункта плана, что привело к качественному повышению оперативности управления и точности планирования. Полностью исчезли случаи незамеченных нарушений и нарушений, вызванных просчетами управления. Одновременно с двух месяцев до двух недель сократилась длительность цикла сбора и предоставления отчетности, причем была автоматизирована основная масса сопровождающих эту работу рутинных операций. Это позволило сохранить на прежнем уровне численность вовлеченного в управление персонала и затраты на управление, хотя по объективным причинам по мере приближения праздника нагрузка на систему управления постоянно возрастала. При создании и внедрении системы не были нарушены жесткие временные, организационные и технические ограничения.    

Причины успеха

Описываемый проект - наглядный пример эффективного преобразования системы управления без нарушения непрерывности ее функционирования. Проект примечателен не столько своей технической сложностью, сколько тщательной организацией процесса внедрения нововведений, взаимной увязкой информационных и управленческих технологий и удачным применением аутсорсинга, принявшего форму создания ЦОД.

Эффективность ЦОД качественно возросла благодаря использованию технологии Lotus Notes, позволившей перейти к хранению, передаче и обработке информации в электронной форме, автоматизировать основную часть рутинной работы и, в частности, реализовать контроль полноты и перекрестную проверку всей первичной информации. Вместе с тем создание ЦОД позволило получить от применения технологии Notes наивысший эффект, поскольку Центр обслуживал систему на гораздо более высоком уровне, чем это самостоятельно смогли бы сделать муниципальные структуры, вовлеченные в схему управления.    

Почему Notes?

К моменту принятия решения о реорганизации системы управления технологию Notes уже использовали в Департаменте строительства, ДЭПР и в аппарате первого заместителя премьера правительства Москвы. Это несколько снизило затраты на новую разработку и упростило обучение части пользователей. Но основная причина выбора Notes состояла в том, что ряд особенностей этой технологии делает ее идеальным инструментом создания систем, подобных “850-контроль”.

Во-первых, Notes позволяет действительно быстро разрабатывать территориально-распределенные приложения, ориентированные на эффективную работу с электронными документами. Благодаря имеющимся в Notes средствам программирования данные одного приложения можно использовать в других приложениях. Поэтому приложения-справочники не только позволяют быстро найти нужную информацию, но и позволяют снизить трудоемкость заполнения бланков. Такой незамысловатый прием уберегает от множества ошибок и упрощает консолидацию информации, полученной из разных точек глобальной сети. С помощью средств разработки Notes можно запрограммировать достаточно сложную обработку данных. Примером может служить подсистема перекрестных проверок.

Во-вторых, благодаря встроенному в Notes механизму тиражирования эффективная работа с территориально-распределенными приложениями не требует постоянной связи рабочих мест с центральным сервером. Система Notes создает в каждой точке сети копию (реплику) необходимых данных и автоматически распространяет изменения, внесенные в каждой точке, в остальные реплики. Эта особенность делает Notes идеальной основой для создания справочников, изменяемых в нескольких точках глобальной сети, а также систем сбора и рассылки отчетов. Администраторы и пользователи приложений Notes могут задавать расписания связи и ограничивать подмножества данных, помещаемых в каждую реплику. Это значительно повышает эффективность использования имеющихся технических средств.

При тиражировании реплики обмениваются изменениями не только в данных, но и в метаданных, описывающих структуру бланков, правила каталогизации документов, ограничения доступности данных и саму логику работы приложений. Механизм тиражирования полностью скрывает от пользователей и от большинства разработчиков различия локальных и распределенных приложений; в обоих случаях работа совершенно одинакова. Благодаря этой особенности механизм тиражирования позволяет управлять всей глобальной сетью Notes из одной точки в системе “850-контроль” - из ЦОД.

В-третьих, с помощью тиражирования можно восстанавливать данные, утерянные в одной точке глобальной сети, из реплик, хранящихся в других ее точках. В итоге получается надежная система хранения данных, не требующая резервного копирования данных в каждой точке. Это значительно снижает стоимость сети и удешевляет ее обслуживание.

В-четвертых, клиентское ПО Notes Desktop обладает достаточным набором возможностей для узла сети, в котором несколько пользователей работают с приложениями Notes попеременно. В это ПО встроены средства тиражирования, защиты информации, работы с интерактивными приложениями, использования различных технологий передачи данных от коммутируемых телефонных линий до Интернета. ПО Notes Desktop локализовано, что особенно важно для пользователей из государственных учреждений. Имеются функционально эквивалентные версии этого ПО для разных платформ, включая все версии MS Windows.

Наконец, все приложения Notes имеют однотипный интерфейс пользователя, основанный на знакомых метафорах документа, разбитого на секции и поля, каталогов документов (views и папки) и т. п. Интуитивно понятный интерфейс приложений и унификация приемов работы с ними значительно упрощают обучение.    

Особенности внедрения системы

Процесс внедрения системы “850-контроль” прошел достаточно гладко. Этому способствовал опыт прошлого сотрудничества Института развития Москвы с муниципальными структурами, а также ряд уникальных особенностей этого проекта.

С самого начала подготовки к празднованию жесткая позиция мэра и правительства Москвы не оставляла сомнений в том, что в целом эта работа “обречена на удачу”, а нерадивые и неумелые сойдут с дистанции. Было ясно, что компьютеризация системы управления - единственно перспективный путь повышения эффективности. Поэтому внедрение Notes не вызвало противодействия чиновников.

Ключевой идеей, в значительной степени предопределившей удачный исход реорганизации системы управления, была передача функций, требующих наивысшей технической квалификации, компании - разработчику системы “850-контроль” на срок ее эксплуатации. Это упростило внедрение, муниципальные структуры освободились от несвойственной работы, а качество обслуживания системы и оперативность внесения в нее изменений возросли.

Хотя пользователи системы в основном не имели никакой начальной компьютерной квалификации, передача ЦОД значительной части их функций настолько упростила их работу, что на полное обучение хватило десяти дней. За это время люди, впервые оказавшиеся за компьютером, полностью освоили работу с приложениями и с электронной почтой, управление тиражированием и другие общие приемы работы с системой Notes и достигли таких вершин, как компоновка составных документов средствами OLE 2.    

Заключение

Подготовка к празднованию 850-летия Москвы, включенному “Юнеско” в список важнейших событий 1997 г., заняла свыше 1500 дней и завершилась точно в срок, несмотря на значительные нарушения объемов и графика федерального финансирования. Вклад компьютеризированной системы управления в этот выдающийся результат оказался столь значительным, что правительство Москвы отметило наградами ряд лиц, занимавшихся ее созданием и эксплуатацией. Весь коллектив разработчиков был награжден грамотой правительства Москвы, в его адрес поступили благодарственные письма от префектов ряда административных округов.

Праздник завершился, и после него остались не только приятные воспоминания, но и отремонтированные театры, стадионы, дороги и исторические памятники. Но наряду с этими, осязаемыми, результатами есть и невидимые большинству граждан. Среди них - проверенная система управления, связывающая все уровни городской исполнительной власти, и ее неотъемлемая часть - сеть Notes. В результате работы с ней у чиновников повысилось доверие к информационным технологиям и углубилось понимание их возможностей.

У рачительного хозяина ничего не пропадает. И правительство Москвы по-прежнему использует этот инструмент, хотя задачи несколько изменились. Сеть Notes выросла, и в настоящее время на ее основе разворачивается система контроля за подготовкой и реализацией муниципального и коммерческого строительства в столице.

Версия для печати