Учитывая нынешний экономический климат, можно сказать, что ИТ-бюджеты компаний вступают в полосу штормов. Однако спрос на ИТ-услуги продолжает расти. Так как же вам выполнить требование компании обеспечить тот же или больший объем работы, сократив при этом затраты?

Консалтинговая фирма EquaTerra считает, что есть восемь основных способов, позволяющих ИТ-подразделениям выдержать шторм.

1. Определите, что является обязательным, а что — нет

Проблема. Если приложениями у вас занимается 200 человек (из них 50 — обслуживанием, 50 — соблюдением нормативных требований и 100 — новыми проектами), а вам приказано сократить затраты на 20%, то как этого добиться? Когда необходимо уменьшить расходы, следует определить, что нужно делать обязательно, а что — нет. Учтите, что дела, относящиеся к категории “было бы неплохо”, пострадают больше всего.

Решение. Поработайте с внутренними потребителями услуг и определите, что представляет сегодняшнюю реальную ценность для бизнеса, а что может стать такой ценностью в будущем, и соответствующим образом расставьте приоритеты. Возможно, вам удастся урезать бюджеты проектов на 20% за счет отказа от решения необязательных задач. Если нет, вам потребуется найти способ выполнять прежний объем работы при меньших затратах. Один из вариантов — передать ее на аутсорсинг, может быть, даже за рубеж. Если у вас уже заключен договор об аутсорсинге, подумайте, не следует ли его расширить, включив в него дополнительные виды услуг.

2. Заново оцените контракты об аутсорсинге

Проблема. В условиях экономического спада обычно ожидают, что ИТ-департаменты заключат новые договоры об аутсорсинге взамен прежних, чтобы сократить затраты или добиться централизации работ.

Решение. Помните, что нет ничего, что нельзя было бы обсудить в ходе переговоров. Во время прежних экономических кризисов сервис-провайдеры готовы были перезаключать контракты на короткие сроки ради сохранения долгосрочных добрых отношений. Например, когда лопнул пузырь доткомов, некий производитель сетевого оборудования решил пересмотреть условия и цены контракта со своим провайдером ИТ-услуг, чтобы привести их в соответствие со сложившейся ситуацией. А один автомобильный концерн в периоды экономического спада неизменно сообщает всем своим поставщикам, что им надлежит умерить собственные аппетиты. Короче говоря, если доходы вашей компании уменьшаются, вам необходимо сократить затраты на ИТ-услуги, и большинство провайдеров с уважением отнесется к такому решению.

3. Экономьте на неиспользуемых активах

Проблема. Когда по миру бизнеса катится нарастающий вал увольнений и сокращения производства, ИТ-подразделения могут остаться с неиспользуемыми дата-центрами, компьютерами и другим простаивающим оборудованием. Вам необходимо консолидировать эти активы и приложения, но требующиеся для этого средства компания может и не выделить.

Решение. Договоритесь со своим сервис-провайдером о консолидации инфраструктуры и приведении количества оборудования, ПО и графиков обслуживания в соответствие с сократившимся количеством сотрудников.

4. Продемонстрируйте, что ИТ-подразделение — это ценный актив, а не центр затрат

Проблема. Под давлением экономических условий ИТ-департаменты должны активно и изобретательно демонстрировать, что вложения в ИТ позволяют сберечь деньги и повысить эффективность работы всей организации.

Решение. Совместно с вашими бизнес-партнерами определите, как ИТ способны помочь другим департаментам справиться с сокращением бюджетов. Например, рассмотрите возможность самообслуживания для сотрудников и клиентов при получении информации. Это снизит нагрузку на call-центры. Такой подход не отразится на ИТ-бюджете, но может уменьшить затраты других департаментов без ущерба для работы с клиентами.

5. Стремитесь к экологической чистоте

Проблема. Требование сокращения расходов не отменяет необходимости экономить электроэнергию, разрабатывать более эффективные процедуры и иными способами смягчать экологически негативные последствия применения ИТ.

Решение. Изучите “зеленые” инициативы, которые быстро дают экономию на операционных расходах. Например, телеконференции, интернет-конференции и работа на дому — всё это способы энергосбережения и сокращения транспортных затрат, но одновременно они демонстрируют ценность ИТ для компании.

6. Минимизируйте авансовые платежи при аутсорсинге

Проблема. Когда компании сталкиваются с острой необходимостью сокращения затрат, вопрос отчасти можно решить за счет аутсорсинга. Но при этом важно добиться немедленной экономии. Проблема не в том, чтобы получить больше за те же деньги, а в том, чтобы получать больше, а платить меньше.

Решение. Предусмотрите в договоре об аутсорсинге условия, касающиеся его операционной и финансовой стороны, чтобы сразу получить экономию. С операционной точки зрения стремитесь уменьшить такие фиксированные издержки, как оплата труда персонала, приложений и физической инфраструктуры. Что же касается финансовых аспектов, то договоритесь с провайдером о распределении затрат по времени вместо того, чтобы платить 10 млн. долл. авансом ради годичной экономии в 5 млн.

7. Используйте аутсорсинг, чтобы избежать затрат

Проблема. От ИТ-подразделений будут требовать, чтобы они не только сократили текущие затраты, но и избегали их в будущем. Поэтому подумайте, какие расходы вам предстоят, и учтите их в соглашениях с партнерами, которых привлекаете в рамках аутсорсинга.

Решение. Если вы хотите внедрить систему планирования ресурсов предприятия (ERP), чтобы ею могли пользоваться 50 тыс. сотрудников, разбросанных по всему миру, то расходы, связанные с ее лицензированием, тестированием и развертыванием, составят около тысячи долларов на каждого работника. Но вы могли бы “арендовать” такую систему у вашего сервис-провайдера, сократив запланированные затраты на 50 млн. долл. Аналогичным образом, если вы в порядке аутсорсинга передадите свой дата-центр первоклассному сервис-провайдеру, то сможете воспользоваться всеми вытекающими преимуществами, такими как повышение безопасности, надежности и масштабируемости. Это поможет вам в будущем избежать затрат на его модернизацию или на развертывание системы восстановления после катастроф.

8. Разработайте план на тот период, когда ситуация нормализуется

Проблема. Сегодня состояние экономики требует от вас снижения расходов. Но не забудьте составить план на завтра. Если вы слишком увлечетесь сокращением штатов и накопленных знаний, то рискуете столкнуться с трудностями, когда экономика вернется в нормальное состояние. Например, вы можете добиться уменьшения затрат, отодвинув некоторые проекты на второй план. Однако когда наступит время к ним вернуться, вы можете не найти в компании необходимых ресурсов.

Решение. Используя аутсорсинг, убедитесь, что сможете подобрать специалистов нужной квалификации, когда экономическая ситуация улучшится. Выберите такого сервис-провайдера, который способен удовлетворить ваши краткосрочные и долгосрочные потребности. А при составлении контракта придайте формулировкам достаточную гибкость, чтобы для наращивания необходимых вам ресурсов, когда придет время, достаточно было одного телефонного звонка провайдеру.

Версия для печати