Большинство неудач при развертывании систем бизнес-анализа (Business Intelligence, BI) связано не с технологиями, а с людьми или бизнес-процессами, считает аналитическая компания Gartner.

По мнению аналитиков, зачастую ИТ-отделам не удается сделать так, чтобы системы бизнес-анализа помогали компании в ее деятельности, а сотрудники широко использовали BI вместо таблиц Excel. Всего одна фатальная ошибка способна провалить весь BI-проект. При этом основной риск представляют вопросы не технические, а организационные — поддержка руководства, корпоративные правила, качество данных и т. д.

Чтобы помочь предприятиям избежать провала при внедрении BI, компания Gartner предлагает перечень наиболее часто встречающихся ошибок и советует, как их избежать.

1. Достаточно запустить BI, а пользователи появятся сами собой

Зачастую ИТ-отделы рассматривают проект BI с точки зрения технологий и данных, не понимая, что сотрудникам предприятия совсем не очевидна ценность бизнес-анализа. Наиболее неудачный вариант возникает, когда работники хоть и участвуют в создании хранилища данных, но не пользуются им на регулярной основе.

Gartner рекомендует включать в состав проектной команды представителей бизнес-подразделений, создавать на предприятии центр компетенции для продвижения технологий бизнес-анализа среди сотрудников и накапливать опыт в этой области.

2. Менеджеры предпочитают работать с собственными результатами

На многих предприятиях глубоко укоренилась так называемая “культура Excel”, подразумевающая, что пользователи извлекают данные из корпоративных систем, загружают их в электронные таблицы и выполняют свои расчеты ни с кем не делясь выводами. В результате на ПК сотрудников накапливаются большие объемы несогласованных, непроверенных результатов, использование которых для решения задач бизнеса чревато высокими рисками.

Gartner считает, что для интеграции таких островков информации в единое целое необходима поддержка BI-проекта со стороны высших руководителей, которые хотят получать проверенные, основанные на фактах сведения, способны сломать барьеры между различными отделами и изменить корпоративную культуру.

3. За качеством данных можно не следить

Качество исходных данных очень важно для BI-системы. Ведь люди не будут доверять выводам, основанным на неправильной, неполной или неточной информации. Чтобы избежать такой ситуации, предприятия должны организовать автоматизированный контроль за качеством данных, который бы препятствовал поступлению в хранилище и BI-систему ошибочных или неполных сведений.

4. Все приложения — от одного поставщика

Приобретение BI-платформы у того же вендора, у которого ваше предприятие приобретает другие бизнес-приложений, вовсе не гарантирует снижение стоимости владения или идеальное соответствие вашим потребностям. BI-системы сильно отличаются друг от друга и по-разному реализуют отдельные функции. Поэтому следует прежде всего оценить продукты разных поставщиков. Не стоит бояться проблем интеграции ERP- и BI-системы, даже если они разработаны разными компаниями. Ведь сейчас многие BI-платформы обладают средствами интеграции с другими приложениями.

5. Все прекрасно, и ничего не нужно менять

Многие предприятия рассматривают проект внедрения BI как последовательность подпроектов (часто в отдельных департаментах), которые направлены на решение конкретных, фиксированных задач. Однако система бизнес-анализ рассчитана на адаптацию. Обычно в течение первого года эксплуатации в нее приходится вносить много изменений для удовлетворения запросов пользователей и улучшения бизнес-процессов. Эти изменения могут затронуть 35—55% функций. Поэтому на предприятии необходимо организовать специальный процесс для управления обновлением устаревших функций BI-системы.

6. Внедрение BI лучше отдать на аутсорсинг

Руководители предприятия иногда пытаются спасти проблемный BI-проект с помощью сторонних внедренцев, полагая, что так будет быстрее и дешевле. Но результатом такого стремления к экономии зачастую становится негибкая система с плохо проработанной архитектурой. Gartner рекомендует передавать на аутсорсинг только те проекты или задания, которые не связаны с главной компетенцией или основным бизнесом предприятия, а если и пользоваться услугами сторонней организации, то лишь временно, пока свой ИТ-персонал накапливает необходимый опыт.

7. Срочно нужна приборная панель пользователя

Нередко руководители предприятий требуют от ИТ-подразделения быстро купить или разработать приборную панель пользователя (dashboard). Эти требования вызваны стремлением избежать расходов на дорогие инструменты бизнес-анализа и проект внедрения BI, который считается сложным и рискованным. Однако готовые приборные панели вряд ли принесут особую пользу, потому что являются узкоспециализированными и слабо соответствуют целям большинства предприятий. Чтобы предотвратить покупку таких инструментов Gartner советует ИТ-подразделениям создавать как можно более красочные отчеты, снабженные диаграммами и графикой, а тем временем включить в стратегию внедрения BI развертывание приборной панели и более сложных средств визуализации.

8. Правда, что “X + Y = Z”?

Главная задача BI — предоставление людям истинной информации о деятельности их предприятия. Однако в чем заключается истина? Ведь многие организации даже не пришли к единому мнению о значении термина “оборот”. Необходимо согласовать со всеми отделами определения ключевых понятий, таких как продукты, базовые показатели эффективности, метрики и т. д. Иначе может сложиться ситуация, когда на предприятии имеется несколько разрозненных внедрений технологии BI, слабо связанных между собой. Чтобы этого избежать и обеспечить согласованность бизнес-анализа, аналитики советуют для начала создать единый словарь определений ключевых терминов и основных метрик, а затем распространить его по всей организации.

9. Нам не нужна стратегия внедрения BI

Последняя и самая серьезная ошибка заключается в отсутствии задокументированной стратегии развертывания системы бизнес-анализа. Gartner рекомендует обязательно собрать команду из представителей ИТ-отдела и бизнес-подразделений, которая будет заниматься созданием и обновлением документации по внедрению BI. Руководить работой этой группы может вышеупомянутый центр компетенции по BI или другая аналогичная организация.

В заключение аналитики предупреждают, что простые небольшие проекты развертывания BI в рамках одного подразделения окупаются быстро, но плохо приспособлены к переменам в бизнесе и изменениям окружающей обстановки, что затрудняет реализацию стратегии BI в масштабе всего предприятия. Главную роль в инициативе внедрения бизнес-анализа обязательно должны играть не ИТ-специалисты, а конечные пользователи. Только в этом случае инвестиции в BI окупятся сполна.

Версия для печати