Сколько электронных писем надо разослать, чтобы организовать совещание? Такой вопрос может показаться темой для шуток, но в повседневной работе это совсем не смешное дело.

Электронные рассылки — самый распространенный механизм рабочего взаимодействия. И это позорный факт, ибо электронная почта — далеко не лучшее средство для выполнения таких стандартных задач, как организация совещания, составление коллективной презентации или отчета либо просто работа с коллегой из другого офиса. На свете существуют десятки иных инструментов совместной работы (и новых, и старых), включая вики, менеджеры рабочих процессов, веб- и видеоконференции, а также приложения для смартфонов. Странно, что большинство из нас упорно привязано к электронной почте и не хочет воспользоваться имеющимися более специализированными средствами.

Однако есть предприятия, которые берут на вооружение инструменты совместной работы для повышения своей продуктивности и конкурентоспособности. Возможно, самым простым и малозатратным подходом является использование репозитория разделяемых документов. Именно так поступили в фирме Pica9 (Нью-Йорк), занимающейся разработкой систем Web-маркетинга.

“Мы управляем нашим общим производственным графиком, ведем журналы учета происшествий, составляем планы тестирования приложений и перечни недоделок при помощи Google Apps, — говорит один из разработчиков фирмы Бен Хованесс. — Этот сервис играет все бо́льшую роль в нашей повседневной работе, так как Google шаг за шагом расширяет и улучшает функциональность своего пакета”.

Чуть более продвинутым вариантом является использование вики — простых веб-сайтов, доступных для редактирования через веб-браузеры многим пользователям. Издательство ZATZ Publishing (Пальм-Бэй, шт. Флорида) использует продукт с открытым исходным кодом DokuWiki, чтобы следить за документацией, техническими записками и другими бизнес-документами.

По словам шеф-редактора издательства Дэвида Гевиртца, “вики осваиваются не сразу, и некоторые люди не догадываются, что можно иметь частные вики. Они представляют себе Википедию и опасаются выносить информацию на публику”.

Самым трудным моментом использования вики было усвоение способов иерархического структурирования страницы. “Если человек не является любителем ИТ, работа с вики может у него вызывать некоторую боязнь и затруднения при добавлении новых страниц и категорий”, — сказал Гервитц.

Безбумажная среда

Следующая ступень после вики — развитой портал управления документами, который может служить главным хранилищем корпоративных знаний. Этот вариант задействован компанией Shore Mortgage (Бирмингем, шт. Мичиган), 350 сотрудников которой использует Xerox BlitzDocs, автоматизированный пакет групповой работы в сфере ипотечного кредитования.

Рецессия нанесла удар по ипотечному бизнесу, и оставшиеся на рынке заимодатели и посредники заинтересованы в любых средствах, помогающих продуктивной работе. Shore внедрила ПО Xerox как инструмент рационализации своих операций в безбумажной среде, с которым быстрее и легче работать, начиная с составления заявлений и кончая выдачей кредитов.

Контролируя процесс

Портал отслеживает мириады документов, участвующих в рабочем процессе и притом интегрирует множество систем. “Теперь мы можем оборачивать процедуру оформления за 24 часа и, как результат, увеличили объем продаж на 25%”, — говорит CIO компании Пэт Хинман. Система стала давать конкурентные выгоды в привлечении новых клиентов и посредников. “А примерно полтора года назад переход на безбумажную среду и использование изображений вместо физических документов у нас был только в проекте”, — добавляет Хинман.

“Наше тогдашнее ПО не имело таких возможностей, но мы сумели осуществить интеграцию с помощью веб-сервисов Xerox Web. Теперь у нас есть единое место, чтобы хранить и совместно использовать документы и данные в течение всего цикла документооборота.

Гладкому переходу Shore на новую систему помог разумный способ ее постепенного развертывания по группам в 4—5 человек. “Мы начали со старших клерков, которым было поручено бета-тестирование, — вспоминает Хинман. — Потом мы собрали их замечания, отладили кое-какие вещи и подключили к использованию системы еще две группы. При неспешном развертывании у людей появлялось желание подключиться к процессу. Это оказалось моим лучшим нововведением за последние полтора года”.

Совместное использование знаний в глобальном масштабе

Одним из довольно популярных средств управления документами является Microsoft SharePoint. Некоммерческая благотворительная организация Practical Action (Великобритания) имеет разбросанный по разным странам штат в 700 человек, использующий технологию для помощи бедным.

“Поскольку совместное использование знаний — неотъемлемая часть нашей работы, мы выбрали SharePoint как средство коллективной работы с документами”, — говорит Брайан Скерфилд, международный ИТ-менеджер организации. Practical Action имеет полмиллиона документов, хранимых на разных серверах по всему земному шару, и в настоящее время использует услуги MetaVis Technologies для перехода на SharePoint 2010.

“Новизна продукта для нас не самоцель, — признается Скерфилд, — но когда мы начинаем проект и выделяем средства на создание базы данных, нам важно, чтобы она имела продвинутые функции — например, централизованное управление метаданными, чтобы согласованно использовать термины в колонках наших метаданных.

Нам было трудно убедить людей проделывать лишнюю работу для сохранения документа в таком виде, чтобы он был легкодоступен для других сотрудников. Теперь мы просим сотрудников добавлять к дате документа определенные метаданные. Прежде чем выплатить деньги за проект, мы требуем, чтобы он был полностью задокументирован в SharePoint, и это приносит пользу”.

Вникая в документооборот

Внедрение любой системы управления документами непременно требует понимания процессов документооборота — того, почему, где и когда нужны те или иные документы. В этом убедилась компания Scosche Industries (Окснард, шт. Калифорния), когда захотела улучшить поддержку нескольких тысяч своих филиалов, занимающихся послепродажной установкой автомобильных аудиосистем.

“Мы хотели, чтобы наш мастер, выполняющий установку, мог бы прямо на месте навести справки, как разобрать конкретный тип двери и встроить в нее динамик, — говорит Джек Дебиазио, начальник производства Scosche. — Мы хотели, чтобы нашим дилерам было легче получать информацию из головного офиса”.

Scosche заказала Radish Systems разработать приложение, с помощью которого мастера могли бы получать технические схемы прямо во время звонка в службу поддержки.

“Пока все идет удачно, — говорит Дебиазио. — Одним из плюсов iPhone является возможность уменьшать и увеличивать картинку. Вы можете сфокусироваться на нужной части изображения и увидеть ее более детально. Мы убедились, что на этом мы можем выделиться среди своих конкурентов. Radish ChoiceView облегчает использование общей информации в реальном времени”.

Работая вместе в реальном времени

Одним их самых трудных моментов кооперации является соединение людей из разных мест для совместной работы над проектом в реальном времени. Для этой цели имеется ряд приложений, осведомленных о присутствии пользователя, от бесплатных средств мгновенных контактов типа AOL IM и Skype до более сложных систем, объединенных с корпоративной телефонией и электронной почтой.

Именно так организовали групповую работу в юридической фирме среднего масштаба SmithAmundsen (Чикаго). Фирма хотела заменить свою старую телефонную систему, интегрировав в новую средства групповой работы, чтобы повысить эффективность деятельности юристов.

SmithAmundsen выбрала IP-телефоны и программные средства Cisco, включая видео и сервисы настольных конференций WebEx. Юристы используют функцию знания о присутствии как возможность связываться с офисными экспертами конкретного профиля и быстро получать от них консультации, а также для поиска нужного юриста, когда клиенты звонят на главный коммутатор.

По словам CIO компании Рандалла Калика, их целью была более эффективная поддержка клиентов. Юристы могут делать сразу три вещи: находиться на линии с клиентом, инициировать текстовой чат и использовать конференц-связь. Они могут разговаривать с клиентом по своему сотовому телефону, параллельно подключившись к центральному офису, что создает эффект присутствия в офисе, когда они находятся в дороге или работают дома.

К другим аспектам дистанционной кооперации относятся совместное использование экрана и применение средств настольных видеоконференций. Такой подход избрала Андреа Прижо, президент компании Amicus Consulting (Пелхам-Мэнор, шт. Нью-Йорк), поставляющей и обслуживающей продукты для автоматизации труда в юридических конторах.

“Нам надо продемонстрировать, а потом инсталлировать и настроить эти инструменты, — говорит Прижо, — и мы широко используем возможности Citrix GoTo”. По ее словам, продукт Citrix уменьшает нужду в электронной почте и упрощает поддержку.

Из сказанного ясно, что групповые инструменты повышают продуктивность деятельности организаций и приносят выгоды бизнесу.

Версия для печати