Управление современным предприятием сегодня трудно представить без применения тех или иных учетно-управленческих информационных систем. Из-за того, что все такие системы принято относить к классу ERP, нередко создается неверное представление о том, что их развертывание, особенно на средних предприятиях, сводится к реализации некоего стандартного набора функций. На самом деле, у каждого предприятия свои особенности, а главное — свои узкие места, проблемные участки и первоочередные задачи. Об этом лишний раз свидетельствует проект по внедрению системы “1С:Управление производственным предприятием 8” в московской типографии “Флексознак”, завершенный в конце прошлого года компанией “1С:Бухучет и торговля” (БИТ).

Многопрофильная промышленная типография “Флексознак” была основана в 2000 г. и сегодня является одним из крупнейших поставщиков полиграфической продукции для бизнес-заказчиков России, выпуская также продукцию по заказам из стран СНГ и Европы. Компания производит упаковку, тару, скретч-карты, вкладыши, пластиковые карты (в том числе и с магнитной лентой), этикетки, бумажные стаканы, а также персонализированную продукцию, в которой каждое изделие содержит уникальную информацию о его будущем пользователе (серийный идентификационный номер, текст, пиктограмму, штрихкод). В целом номенклатурный перечень включает около 300 позиций. Кроме того, предприятие занимается созданием полиграфических продуктов “с нуля”: от разработки дизайна и дизайн-макета до выбора материала и технологий печати. Среди клиентов “Флексознака” такие компании, как “Мегафон”, Unicredit, Trust, Связьбанк, “Объединенные кондитеры”, “ВымпелКом”, Safran Morpho, Kraft и многие другие. Типография поставляет продукцию предприятиям British American Tobacco Co., расположенным в десятках стран по всему миру.

Ранее регламентированный учет в компании велся с помощью решений “1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия” и “1С:Зарплата и Кадры”, базировавшихся еще на платформе “1С:Предприятие 7.7”, а производственный учет и вовсе не был автоматизирован. Бюджетирование, планирование закупок и оперативный учет велись с помощью электронных таблиц Excel и бумажных документов. В конце каждого отчетного периода приходилось проводить сверку информации из электронных таблиц и бумажных документов с данными, зафиксированными программой для ведения бухгалтерского учета. При этом постоянно возникали расхождения между фактическими и учетными данными. Сверка и сопоставление информации отнимали много времени, из-за чего возникали сложности при подготовке и сдаче бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности.

Как рассказала заместитель директора “Флексознака” по финансам Оксана Славиковская, длительность всего цикла от приема заказа до отгрузки продукции в зависимости от типа продукции и наличия материалов варьируется от 5—7 дней для пластиковых карт и до трех недель для упаковки и этикеток. При этом по большинству изделий ресурсы планируются под каждый заказ, но есть ряд позиций материалов, по которым на складе поддерживается так называемый неснижаемый запас. До внедрения новой системы планирование закупок исходных материалов осуществлялось не более чем на месяц вперед. Теперь же горизонт планирования удалось увеличить до двух месяцев. Отсутствие полной информации о принятых и готовящихся заказах приводило, с одной стороны, к накоплению на складе излишних запасов по отдельным позициям (всего в их номенклатурном ряду около 1500 наименований), а с другой — к простоям оборудования из-за отсутствия на складе нужных исходных материалов.

Для того чтобы правильно оценивать финансовую эффективность предприятия, необходимо также корректно определять фактическую себестоимость изделий в каждом заказе. Сейчас эта задача решается гораздо быстрее, а для оперативного формирования цены заказа применяется методика, опирающаяся на занесенные в программу стандартные нормативы, которые ежемесячно контролируются и, в случае необходимости, корректируются по результатам анализа фактической себестоимости. Все это позволило ускорить согласование параметров заказа с клиентом. Как сообщила Оксана Славиковская, для повышения точности и скорости расчета себестоимости “Флексознак” намерен и дальше развивать подсистему ценообразования и расчета заказа. Также в планах компании — внедрение подсистемы посменного планирования загрузки оборудования, что даст ей возможность управлять ресурсами еще эффективнее.

Перед “Флексознаком” стояла еще одна важная проблема: при подготовке контракта было очень сложно определить сроки выполнения того или иного заказа, поскольку своевременная картина складских запасов как по объему, так и по номенклатуре отсутствовала. Раньше согласование каждого заказа занимало 1—2 ч, поскольку данные о наличии материалов приходилось запрашивать у заведующего складом по телефону. Сейчас на это уходит всего пара минут, которые требуются для автоматического формирования отчета по остаткам. Дело в том, что в новой системе благодаря автоматизации складского учета информация об остатках актуальна в любой момент времени. Основной эффект достигнут за счёт оперативного и обязательного отражения документов по поступлению материалов от поставщиков и перемещению их с основного склада во внутрицеховые склады. Раньше подобные сведения вводились только на основании бухгалтерских документов, что не позволяло видеть реальную картину складских запасов. Повысить оперативность и точность складского учета поможет технология сканирования штрихкодов, которая пока не применяется, но её внедрение стоит в ближайших планах “Флексознака”.

Знание точного состояния складских запасов позволило оптимизировать закупки исходных материалов и сократить время простоев оборудования. Сделано это было не за счет наращивания упомянутых выше неснижаемых остатков, а благодаря функции автоматического резервирования материалов под заказ, которая была дополнена формированием неснижаемых остатков только по “горячим” позициям. Такой подход позволяет типографии выполнять внеплановые срочные заказы по большинству позиций ассортимента выпускаемой продукции. Одновременно это способствовало упорядочению работы склада и снижению излишних складских остатков. Указанная выше политика резервирования не зафиксирована навечно, а постоянно совершенствуется: на основании фактических результатов выполнения конкретных заказов каждый месяц осуществляется корректировка нормативов по расходу материалов на ту или иную продукцию.

Внедрение системы “1С:Управление производственным предприятием 8”, выполненное специалистами БИТ, заняло один год. По словам Оксаны Славиковской, много усилий потребовалось на формирование единой базы нормативно-справочной информации (НСИ), поскольку до этого она велась в разных базах использовавшихся ранее программ и в иных учетных источниках. Имели место расхождения в справочниках контрагентов, номенклатуры, физических лиц и т. д. Кроме того, учетные данные по регистрам, зафиксированные в старой системе “1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7”, нередко не соответствовали фактическим данным, что повлекло за собой трудоемкую работу по аудиту остатков, их анализу, выявлению расхождений и корректировке учетных данных. Определенные сложности возникли при внедрении и настройке подсистемы расчета себестоимости, поскольку формирование описанного выше нового подхода было сопряжено с большими трудозатратами.

Однако едва ли не самой главной проблемой, стал, по мнению Оксаны Славиковской, человеческий фактор. Успешность внедрения новой учетной системы в существенной степени зависела от отношения к ней большого количества сотрудников, многие из которых раньше вообще не имели дела с учетно-управленческим ПО. Кроме того, повысились требования к оперативности, аккуратности и ответственности тех сотрудников, что занимались вводом информации и раньше.

Сегодня в бухгалтерии, отделах продаж, закупок и логистики, управления персоналом, контроля качества, обеспечения технологического процесса, а также в финансово-экономическом департаменте, на складе и в производственном отделе установлено 50 автоматизированных рабочих мест. Как отмечает руководство “Флексознака”, новая система позволила оперативно составлять и поддерживать в актуальном состоянии платёжный календарь и за счет этого снизить риски возникновения кассовых разрывов. Повысилась точность планирования производства и загрузки мощностей. Благодаря реализованным в ПО механизмам управления затратами усилен контроль за расходованием ресурсов компании.

Версия для печати