Вектор развития информационных систем крупных компаний с интенсивным документооборотом неизбежно приводит к ситуации, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов фактически параллельные решения — крупные ERP- и ECM-системы. Это диктует необходимость перехода на интегрированные решения, в которых неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP.

Именно в такой ситуации оказалась компания “Балтика”, когда в конце 2010 г. перед ней встала задача построения централизованного электронного архива бухгалтерских и финансовых документов. Требовалось повысить скорость документооборота — не только скорость первичного ввода документов в систему, но и (что не менее важно) скорость доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Кроме того, было решено оптимизировать структуру бухгалтерии — будучи территориально распределённой компанией с заводами в 10 городах России, “Балтика” испытывала трудности из-за необходимости территориально увязывать функции приема, ввода и хранения первичного документа. И централизованное электронное хранение документов было призвано снять эту проблему.

В качестве ядра информационной системы на “Балтике” давно и успешно используется “ERP Монолит”. Разработчик этого продукта, компания “Монолит-Инфо”, будучи ориентированной на решения для компаний национального масштаба, к этому времени уже включила в состав функций своих продуктов все основные компоненты ECM (СЭД). Это позволило “Балтике” в своём проекте сразу опираться на надёжную базу в виде средств хранения электронных документов в рамках “ERP Монолит”. Поэтому автоматизацию задач электронного документооборота было решено начать с документов, относящихся к процессам, уже находящимся под управлением “ERP Монолит”.

Проект не ограничился простым внедрением новых функций и модулей “ERP Монолит”. Были проведены обследование существующего документооборота и его оптимизация (например, в части основных средств и отчетов дистрибьюторов по использованной продукции и рекламным материалам), а также выполнено формальное описание документооборота в терминах первичных документов, способов их обработки, взаимосвязи с документной моделью ERP-системы. В связи со значительными масштабами проекта (более 2 млн. документов в год и свыше 500 пользователей), а также требованиями по использованию существующей техники (сканеров) и каналов связи, проект реализуется путём поэтапного подключения отдельных групп документов, относящихся к связанным бизнес-процессам.

В рамках проекта автоматизированы процессы загрузки документов от удаленных пользователей по выделенным каналам связи, маркировки первичных документов штрихкодами (для дальнейшей автоматизированной обработки), поддерживается поточное сканирование документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, автоматической привязкой к документам ERP-системы. Была разработана и внедрена утилита сжатия изображений и повышения яркости цветных печатей и подписей.

Поточное сканирование входящих документов позволяет оптимизировать структуру бухгалтерии, давая возможность территориального разнесения функций приема, ввода и хранения первичного документа. То есть документ может быть получен и загружен в систему в филиале, а обработан бухгалтером в штаб-квартире. При этом оригинал документа (“твёрдая копия”) может быть сначала размещен в архиве филиала, а затем перемещен на постоянное хранение в основной архив компании уже без увязки с ходом обработки этого документа в системе.

В результате полной реализации проекта “Балтика” получит систему электронного документооборота, тесно интегрированную с функционалом используемых модулей ERP, CRM и HRM. Такое решение обеспечит возможность хранения электронных документов (ЭД) любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого классификатора), а также предоставит средства управления процессом согласования (утверждения) документов. Пользователи получат интегрированный интерфейс работы с документами, в рамках которого им будет одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и т. д.).

Мнение Германа Эпштейна, CIO пивоваренной компании “Балтика”: “Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет нашей компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота, как первичного ввода документов в систему, так и доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация первого этапа проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру “Балтики” в сфере ИТ — компании «Монолит-Инфо»”.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ “МОНОЛИТ-ИНФО”

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)