“Гипрогазцентр” — один из ведущих проектных институтов газовой отрасли России — выполняет целый комплекс работ по строительству и реконструкции объектов газовой промышленности в нашей стране и за рубежом.

С ростом организации возникла необходимость в автоматизации бюджетных процессов. Постоянно увеличивающийся объем платежей требовал формирования платежного календаря и оперативного контроля соответствия платежей бюджету. Усложнились формирование бюджета доходов и расходов (БДР), план-фактный анализ и подготовка отчетности для ОАО “Газпром”. Как рассказала начальник финансово-экономической службы (ФЭС) Валентина Березина, специалисты службы тратили много времени на сбор факта БДР — информация извлекалась из разных источников, при этом не обеспечивалось соответствие исходных данных бюджетной структуре. Руководителям же института для оперативной оценки финансовых результатов требовались не только окончательные план-фактные данные после закрытия отчетного периода в бухгалтерии, но и промежуточные. Более того, они поставили перед специалистами ФЭС задачу четко контролировать расходы и проведение оплаты.

Программные продукты, используемые в то время для ведения бюджетов, в частности приложение Excel, не позволяли оперативно получать необходимые сведения. Поэтому в конце 2011 г. специалисты ФЭС вместе с бухгалтерией инициировали проект по автоматизации бюджетирования. Начать решили с автоматизации согласования заявок на оплату, контроля лимитов бюджета движения денежных средств и формирования реестров платежей.

Выбор системы и ее внедрение

С 2005 г. в институте “Гипрогазцентр” используется разработанная НПО “Компьютер” комплексная автоматизированная система (КАС) “Бизнес Люкс”, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета, оперативного управления расчетами по договорам, управления кадрами и расчета зарплаты. Было очевидно, что система бюджетирования должна тесно интегрироваться с КАС “Бизнес Люкс”, поэтому за помощью обратились в НПО “Компьютер” как к проверенному и надежному партнеру. “Познакомившись с Prestima, мы увидели, что эта система соответствует нашим задачам, — рассказывает ведущий инженер ФЭС Светлана Паршина. — Кроме того, она разработана на том же инструменте IS-Builder, что и “Бизнес Люкс”, благодаря чему обе системы практически бесшовно интегрируются, а ИТ-специалисты, поддерживающие КАС “Бизнес Люкс”, могут легко работать с Prestima”.

В марте 2012 г. аналитики из НПО “Компьютер” исследовали в институте процессы бюджетирования и управления финансами, после чего были сформулированы вопросы по структуре бюджетов и организации проведения платежей, требующие методологической доработки специалистами ФЭС. Кроме того, были подготовлены спецификация и техническое задание, которые легли в основу договора, заключенного в апреле 2012-го.

Проект стартовал в мае и в целом был завершен в срок — в сентябре. Как считает Валентина Березина, этому способствовали тщательная методическая подготовка внедрения и полное взаимопонимание с НПО “Компьютер”. А наиболее сложным, по ее словам, оказался этап получения в системе первых результатов расчета факта БДР и их сверки с ранее полученными вручную данными: “Мы пересматривали ранее придуманные и настроенные в системе алгоритмы расчета, сравнивали цифры с исходными отчетами, корректировали алгоритмы, снова рассчитывали и сверяли. В результате мы поняли, что для полностью автоматического расчета нужно вносить изменения в структуру статей затрат в бухгалтерском учете”.

Трудной для внедренцев, как отмечает Светлана Паршина, оказалась и неделя в августе, когда к Prestima подключилось более 70 пользователей из подразделений, которые являлись инициаторами платежей. С сентября все они должны были вводить заявки на оплату в системе Prestima. Для согласования заявок Prestima была интегрирована с СЭД DIRECTUM, и на некоторых рабочих местах возникали проблемы из-за различия типов доступа и логинов пользователей в двух системах.

Полученные результаты

Говоря об итогах проекта, Валентина Березина отметила, что благодаря интеграции Prestima с КАС “Бизнес Люкс” и настройке соответствующих расчетов сегодня полностью автоматизирован сбор данных об исполнении бюджетов, что ранее приходилось делать вручную на основе различных отчетов. Кроме того, организации удалось сократить трудоемкость планирования бюджетов, и теперь вместо Excel используются формы планирования для удобного ввода, корректировки и анализа бюджетов, а также автоматически формируется план по разным алгоритмам.

И, наконец, наиболее кардинальным результатом, по мнению г-жи Березиной, стало изменение процессов согласования платежей и подготовки реестра на оплату. Сейчас более 70 работников подразделений через систему DIRECTUM отправляют на согласование заявки на оплату, бюджетный контролер в системе Prestima проверяет расходы на соответствие лимитам бюджета движения денежных средств (БДДС), и в платежном календаре автоматически формируются как реестр платежей, так и платежные поручения. Таким образом, внедрение Prestima обеспечило четкий контроль всех платежей и значительно облегчило работу по проведению оплаты.

В будущем “Гипрогазцентр” планирует идти дальше в направлении усиления контроля за расходами, и следующим шагом станет автоматизация управления хозяйственными договорами. Новый уровень финансового управления будет обеспечен за счет анализа лимитов БДДС еще при согласовании договора и четкого контроля оплаты в пределах суммы договора, полагает Валентина Березина.

Спецпроект

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)