ИТ-рынок предлагает ритейлу широкий спектр инноваций, связанных как с обслуживанием покупателей, так и со взаимодействием с поставщиками: интернет-магазины, программы лояльности, EDI-системы и т. д. При этом оптимизация внутренних процессов такими традиционными методами, как бюджетирование, по-прежнему актуальна. Давайте рассмотрим, с какими сложностями сталкиваются компании розничной торговли при автоматизации бюджетирования.

Безусловно, в розничной торговле во главу угла ставится покупатель: его привлечение и качество обслуживания. Но при этом не надо терять из виду общую картину эффективности деятельности предприятия, его текущей платежеспособности, прибыльности и других ключевых показателей.

Опасности детализации

Сложность планирования в ритейле, как правило, связана с большой номенклатурой товара и непредсказуемостью покупателя. Если число номенклатурных позиций составляет десятки и сотни тысяч, то очевидно, что спланировать продажи с точностью до каждой номенклатуры невозможно, а следовательно, необходимо укрупнять планирование до номенклатурных групп. При этом важно учитывать ключевые разрезы составления бюджета (периоды, категорию покупателей и т. п.). Другими словами, логика “поведения” товаров одной планируемой группы должна быть примерно одинаковой.

Общая картина

Каким бы сложным ни было планирование товарооборота (т. е. бюджета продаж и закупок) — это только часть бюджета. Бюджет организации розничной торговли, как и любой другой, будет включать и другие статьи: зарплата, аренда, налоги, инвестиции и пр.

Здесь специфика заканчивается и начинаются общие для всех вопросы бюджетирования, в том числе выделение центров финансовой ответственности (ЦФО) и их вовлечение в процесс планирования. Выделение ЦФО уже может стать сложной задачей, если ответственность выделена в нескольких разрезах: по брендам, по видам продукции, по регионам, торговым точкам. Для решения этой задачи потребуется четко выстроить процессы планирования.

В России в отличие от Запада преобладают сети, а не маленькие частные магазинчики, поэтому задача консолидации отчетности бизнес-единиц играет важную роль. Далеко не всегда удается внедрить единую систему на всё предприятие, и тогда приходится интегрировать имеющееся ПО и методики учета.

Следующая задача — определение состава бюджетов. Тут уже всё зависит от зрелости бюджетирования на предприятии. Кто-то ограничивается тем, что составляет бюджет движения денежных средств (БДДС) на квартал, а кто-то планирует с горизонтом на год, ежеквартально актуализируя полный набор бюджетов: бюджет доходов и расходов (БДР), прогнозный баланс (ПБ), бюджет инвестиций, бюджет остатков, бюджет закупок, продаж т. д. В дополнение могут выделяться ключевые показатели эффективности (KPI).

Сбор факта

Одной из ключевых составляющих бюджетирования остается сбор факта о выполнении бюджета, который позволяет как оценить эффективность текущей деятельности, так и стать основой для более качественного планирования на следующий период. Но тут опять-таки важна степень “обобщения”. Если в ERP-системе отражается движение вплоть до каждого чека и каждой номенклатурной позиции, то выгружать их в систему бюджетирования не обязательно, достаточно суммарных значений по номенклатурным группам.

Аналитикой, посвященной прогнозам и выявлению логики поведения потребителей (в надежде, что такая логика все же существует), можно заняться отдельно. Для этого сначала надо найти хорошего аналитика, который сможет расшифровать все OLAP-кубы, сводные таблицы, графики и прочие премудрости, предоставляемые CPM- или BI-системой. В технологиях обработки больших данных мы пока отстаем от Запада как по возможностям систем, так и по наличию специалистов.

Проблема сбора факта выполнения бюджета может оказаться и в том, что структура данных ERP- или бухгалтерских систем не особо подходит для составления бюджета. В этом случае придется выстраивать сложную систему соответствий аналитик или писать модели и алгоритмы распределения затрат и доходов.

Выбор инструмента

Все эти “сложности”, безусловно, потребуют высококачественной автоматизации. Excel тут уже не поможет, нужна полноценная CPM-система. При этом надо понимать, что качество автоматизации складывается из организационных и технических параметров и предполагает:

  • четкую постановку задачи со стороны руководителя (владельца процесса), который понимает, зачем нужно планировать и как это можно делать;
  • выбор подходящей системы. Тут уже у каждого свой метод: описания на сайтах, демодоступ, настройка прототипа, референс-визиты. Главное — не увлечься выбором и помнить, что любую систему все равно придется адаптировать и подгонять “по фигуре” предприятия;
  • выбор команды внедрения. Самостоятельное внедрение — вещь рискованная, особенно если раньше вы никогда этим не занимались, поэтому очень пригодятся специалисты, досконально знающие особенности внедряемой системы и обладающие навыками управления ИТ-проектами;
  • грамотное встраивание системы в информационную структуру предприятия. “Одинокой” CPM-система на предприятии никогда не будет. Ее придется интегрировать с ERP, CRM, ECM и другими системами, даже с файлами Excel, в которых могут остаться не автоматизированные на данный момент участки. Поэтому большое внимание потребуется уделить задачам интеграции;
  • обеспечение внутренней поддержки системы. Системы планирования и анализа меняются довольно часто. Связано это с тем, что руководителям приходится оценивать деятельность предприятия с разных сторон, постоянно меняя требования к составу представляемой информации. Поэтому с командой внедрения рано или поздно придется расстаться и отдать систему в руки своих специалистов.

Ради чего

Посчитать прямую зависимость прироста покупателей и оборота от внедрения системы бюджетирования вряд ли удастся. Зато вот этот самый прирост запланировать и увидеть без нее будет довольно сложно. Поэтому системы бюджетирования перешли в разряд решений mast have и уже не рассматриваются как инновации, но от этого они не стали менее нужными.

Автор статьи – директор департамента Prestima НПО “Компьютер”.

СПЕЦПРОЕКТ НПО “КОМПЬЮТЕР”

Другие спецпроекты

Версия для печати